Planowanie i organizacja pracy – definicja, na czym polega, planowanie pracy własnej i zespołu

Skuteczna i efektywna praca zatrudnionych w firmie ludzi to często warunek konieczny dla prawidłowego funkcjonowania danego podmiotu. Organizacja czasu pracy w sposób systemowy z perspektywy pracodawcy może poprawić wydajność nawet o kilkadziesiąt procent, dlatego zdecydowanie warto poświęcić temu zagadnieniu swój czas. Uzyskana odpowiednim planowaniem pracy własnej i zespołu efektywność działa także na korzyść rozwoju pracownika – może on w krótszym czasie wykonać swoje obowiązki, co pozwoli utrzymać ważny dziś work-life balance. Jak sprawić, by czas zespołu wykorzystany był do maksimum, a jednocześnie, by nie pojawiło się zjawisko wypalenia? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

Definicja organizacji pracy

By w pełni zrozumieć mechanizmy wykorzystywane do odpowiedniej organizacji czasu pracy, warto zrozumieć najpierw czym ona w ogóle jest. W dość dużym skrócie można podsumować ją następująco: to wyznaczanie zadań i realizowanie ich zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem, by ostatecznie doprowadzić do realizacji postawionego celu. Istotne z perspektywy realizacji celu jest utrzymanie precyzyjnie określonego czasu realizacji zadania, stąd tak ważne jest stopniowe, krok po kroku wykonywanie odpowiednio zaplanowanych zadań. Firmy, zespoły i jednostki działające w myśl tych zasad funkcjonują w ramach dobrej organizacji pracy. Osiągnięcie tego stanu nie jest celem samym w sobie, ma on jedynie doprowadzić do większej sprawności w wykonywaniu i ostatecznej realizacji zadań, co pozwala wygospodarować dodatkowy czas, który można spożytkować w inny sposób.

Na czym polega dobra organizacja pracy?

     Eksperci i specjaliści zajmujący się planowaniem i organizacją pracy określili kilka etapów, które musza zostać spełnione, by rzeczywiście mówić o wzroście skuteczności i efektywności pracy.

1. Cel

To pierwszy i jednocześnie kluczowy podpunkt. Organizacja pracy w zespole, a także indywidualnie wymaga bardzo precyzyjnego określenia celu, do którego zmierzają konkretne działania. Określenie zadań często realizuje się w myśl zasady SMART – to skrót od angielskiego specific, measurable, attainable, realistic, timed, czyli konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne, określone w czasie. Wypełnienie tych założeń w przeważającej większości pozwala precyzyjnie określić cel, który postawiony przed zespołem jest potencjalnie do wykonania.

2. Planowanie

Znając cel, możemy przejść do planowania pracy własnej i zespołu. W tym podpunkcie niezwykle istotne jest odpowiednie rozłożenie w czasie wszystkich prowadzących do celu działań. Określamy hierarchię działań, wagę poszczególnych zadań, a także rozdzielamy zadania na poszczególnych członków zespołu. Warto w tym miejscu podkreślać znaczenie szczególnie priorytetowych działań oraz odsuwać w czasie te, którymi rzeczywiście można zająć się później i nie będzie to miało negatywnego wpływu na przebieg całego procesu.

3. Realizacja – podejmowanie decyzji

Podejmowanie decyzji jest elementem pchającym realizację zadania do przodu. Zazwyczaj odpowiedzialność za tę część projektu spoczywa na jego kierowniku, jednak często w czasie trwania prac to szeregowi członkowie zespołu muszą podejmować decyzje kluczowe dla powodzenia zadania. Na etapie realizacji ważne jest, by każdy członek zespołu rzetelnie wykonywał swoje zadania. Wówczas można liczyć na osiąganie małych sukcesów prowadzących ostatecznie do zrealizowania postawionego celu.

4. Monitoring

Na każdym z poprzednich etapów kierownik projektu powinien prowadzić rzetelny, dokładny monitoring postępów. Jest to o tyle ważne, że wyłapanie na wczesnych etapach niedociągnięć pozwala utrzymywać organizację pracy zespołowej na odpowiednim torze prowadzącym do realizacji celu. Zwyczajowo jest to odpowiedzialność kierownika projektu, jednak każdy z członków zespołu powinien prowadzić monitoring w zakresie powierzonych im zadań.

5. Skupienie na zadaniu

W zależności od wagi zadania, warto zastanowić się nad wyeliminowaniem wszystkich czynników zwalniających proces twórczy. Być może warto odłożyć mniej ważne rozmowy telefoniczne na później, zamknąć na jakiś czas komunikatory internetowe, przestać przeglądać media społecznościowe, a nawet przez krótki, ale jednostajny czas skupić się na postawionym przed nami zadaniu. To często podstawa w dobrej organizacji pracy.

Planowanie pracy zespołu

W przypadku organizacji czasu pracy dla całego zespołu ludzi, poza absolutnymi podstawami wymienionymi wyżej, warto zwrócić uwagę na odpowiedni dobór zadań pod kątem kompetencji pracownika. Osoba znająca się na danym zagadnieniu z pewnością poradzi sobie z nim dużo szybciej, a osoba zlecająca może mieć pewność, że cel zostanie osiągnięty w sposób sprawny. Już na etapie procesów rekrutacyjnych firma może tak skonstruować zespół, by cechy poszczególnych jego członków uzupełniały się i tworzyły doskonałą całość. Organizacja pracy zespołowej jest niezwykle ważna w kontekście dużych projektów, w których bierze udział większa ilość osób.

Organizacja pracy własnej

Wiele zawodów, jak na przykład mobilni doradcy kredytowi to zawody o dużym stopniu samodzielności, co jednocześnie wymaga wysoko rozwiniętej umiejętności planowania i organizacji pracy własnej. Chodzi przecież o takie wytypowanie poszczególnych zadań, by dzień wypełniony był efektywnymi działaniami, a miesiąc obfitował w nowych klientów. Cechy przedstawiciela handlowego, któremu zależy na osiąganiu odpowiednich wyników finansowych zaczynają się właśnie od dobrej organizacji czasu pracy. Bez tego, żaden przedstawiciel nie będzie w stanie efektywnie wykorzystywać instrumentów sprzedażowych. A to właśnie wynik sprzedażowy jest jednym z kluczowych parametrów w ocenie pracy tego typu osób.