Procesy rekrutacyjne – co to jest, ile trwa, etapy, innowacyjne procesy rekrutacyjne

Niemal każda rozwijająca się firma w pewnym momencie staje przed trudnym wyzwaniem zatrudnienia kolejnego pracownika. Czasem wynika to bezpośrednio z rozrostu firmy, wchodzenia na nowe rynki, zdobywania nowych klientów, a czasem właśnie z konieczności poszerzenia działalności w celu zwiększenia obrotu. Niezależnie od pobudek, warto znać podstawowe zasady, jakimi należy się kierować organizując cały proces rekrutacyjny. Ma on swoje podstawowe punkty, które dzielą się na mniejsze etapy. Jeśli wypełnimy wszystkie, zrealizujemy cel procesu rekrutacyjnego, czyli zgromadzimy najlepszych kandydatów na dane stanowisko, a następnie wyselekcjonujemy z nich tych idealnych, a wreszcie dojdzie do zatrudnienia najlepszego.

Co to jest proces rekrutacyjny?

To nic innego, jak zorganizowany, czasem wieloetapowy proces mający na celu znalezienie idealnego kandydata lub kandydatów do pracy na określonym stanowisku. Procesy rekrutacyjne różnią się od siebie złożonością, długością, oczywiście w zależności od stopnia skomplikowania stanowiska, na jakie aplikują potencjalni pracownicy. Poszukiwania pracownika idealnego dotyczą niemal każdego zawodu, także na przykład mobilnych doradców kredytowych. W tym przypadku mowa jest o procesie co do zasady tożsamym z procesem typowym dla poszukiwań handlowców. Cechy przedstawiciela handlowego są w wielu przypadkach wspólne, bo w obu przypadkach chodzi o wypełnienie targetu sprzedażowego. Klasyczne „sprzedaj mi ten długopis” odchodzi powoli w zapomnienie. Najtrudniejsze procesy rekrutacyjne sprawdzają szereg kompetencji merytorycznych, jak i interpersonalnych, które są wyjątkowo ważne w wielu zawodach.

Ile trwa proces rekrutacyjny?

Wszystko zależy oczywiście od stopnia skomplikowania i charakteru zawodu, w jakim poszukiwany jest pracownik, a także samego rodzaju rekrutacji. Co do zasady dużo szybciej przebiegają tak zwane rekrutacje wewnętrzne, czyli procesy przeprowadzane wewnątrz struktur firmy. Procesy mieszane i w całości zewnętrzne mogą zająć nieco więcej, ale nie jest to regułą. Jak długo trwa proces rekrutacyjny? Nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie, ale można określić pewne ramy. Od tygodni w przypadku łatwiejszych, do miesięcy w przypadku skomplikowanych, wieloetapowych procesów rekrutacyjnych to niekiedy norma. Są takie zawody, w których nie da się sprawdzić wszystkich kompetencji na jednej rozmowie kwalifikacyjnej, bo trzeba sprawdzić na przykład zdolność kandydata do planowania i organizacji pracy.  A do tego potrzebne są tak naprawdę prawdziwe testy, a nie rekrutacja.

Proces rekrutacyjny krok po kroku

W pierwszej kolejności określamy rzeczywiste oczekiwania, jakie stawiamy kandydatom. Muszą być one określone bardzo precyzyjnie, bo błąd na tym etapie skutkuje zgłoszeniem się do rekrutacji osób, które mają inne umiejętności i kwalifikacje, niż rzeczywiście oczekiwane. Wymagania i obowiązki to podstawa, a mile widziane jest także określenie przynajmniej ram, w jakich zmieści się wynagrodzenie przyjętej do pracy osoby.

Kolejny etap to sama publikacja ogłoszenia i analiza nadsyłanych ofert. Te rażąco odstające od nawet podstawowych wymagań są od razu odrzucane, co pozwala odsiać nieco kandydatury i skrócić cały proces przez nietracenie czasu na kandydatów, którzy i tak nie mieliby szans na dalszych etapach.

Pierwszy kontakt z potencjalnym pracownikiem i jednocześnie pierwszy etap procesu to rozmowa telefoniczna. Rekruterzy dzwonią do wybranych kandydatów i telefonicznie weryfikują informacje, które w taki sposób w ogóle da się zweryfikować. Doświadczenie, podstawowe dane dotyczące wykształcenia i oczekiwań.

Następnie dochodzi do pierwszego spotkania z kandydatem w siedzibie firmy. To szansa na rzeczywistą weryfikację informacji zawartych w CV lub liście motywacyjnym. Ważne na tym etapie jest ustalenie także przebiegu pracy w poprzednich miejscach – sukcesy, ewentualne niepowodzenia, przyczyny takiego stanu.

W zależności od stopnia skomplikowania zawodu, na jaki rekrutujemy może się okazać, że potrzebny będzie etap zadania praktycznego. Wówczas zapraszamy kandydatów na oddzielny termin i miejsce, gdzie będzie można poddać ich testowi w postaci praktycznego problemu, z którym stykać się będą na co dzień w trakcie swojej pracy.

Kiedy mamy już ogólny ogląd dotyczący sytuacji kandydatów i wiemy mniej więcej kto może i powinien zostać zatrudniony, dobrym zwyczajem jest informacja telefoniczna zarówno o tym, że kandydat otrzyma pracę, jak i że został odrzucony. To oszczędza czas takich osób, które dzięki feedbackowi mogą skupić się na kandydowaniu do pracy w innych miejscach.

Wreszcie, ostatni etap, czyli zatrudnienie. To najprzyjemniejszy moment z jednej strony dla pracodawcy, który, ma nadzieję, że znalazł idealnego kandydata i przyszłego pracownika, który wierzy, że znalazł wymarzoną pracę.

Innowacyjne procesy rekrutacyjne

Charakter niektórych zawodów wymusza organizowanie procesów rekrutacyjnych, które różnią się nieco od podręcznikowych. Pandemia wymusiła na przykład przeniesienie całego procesu do komunikatorów internetowych, niezależnie od rodzaju zawodu, na jaki aplikujemy. Można je z pewnością określić innowacyjnymi procesami rekrutacyjnymi. Niekiedy okazuje się, że kandydatów jest tak wielu i są tak dobrzy, że trzeba organizować kilka etapów praktycznych, by wyłonić tego absolutnie najlepszego na dane stanowisko.

Proces rekrutacyjny w firmie

Czasem firmy decydują się na przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego wewnątrz struktur. To niezwykła szansa na rozwój pracowników w samej firmie. Mogą oni zmienić dział, pion, a także zajęcie, a nie muszą jednocześnie przechodzić całej stresującej procedury związanej z weryfikacją, bo po prostu są pracodawcy znani. Czasem przychodzi to w sposób naturalny, bo pracodawca zauważa na co dzień, że dany pracownik wyraża zainteresowanie zupełnie inną gałęzią działalności firmy. Jeżeli istnieje taka możliwość, często dużo lepiej jest zainwestować czas w proces, który doprowadzi do wyłonienia idealnego kandydata do pracy spośród osób, które funkcjonują w firmie już od lat. Planowanie i organizacja pracy takiego pracownika jest już sprawdzona w boju, można się więc skupić na innych, równie ważnych elementach w trakcie przeprowadzania procesu rekrutacyjnego.