Inwentaryzacje, czyli pełna kontrola nad majątkiem firmy

Inwentaryzacja to proces obliczania i weryfikacji majątku firmy; w praktyce oznacza to dobór metody do rodzaju majątku i celu spisu. Niezależnie od tego, czy będzie to, inwentaryzacja w magazynie, inwentaryzacja w sklepie odzieżowym czy inwentaryzacja sklepu spożywczego, można zastosować trzy procedury inwentaryzacji:

• Spis z natury  - najpopularniejsza i podstawowa metoda, polegająca na fizycznym przeliczeniu, zważeniu lub zmierzeniu majątku, a następnie porównaniu go z danymi w księgach rachunkowych. Stosuje się ją do  rzeczowych składników majątku, jak towary, materiały i środki trwałe oraz środków pieniężnych w kasie. Jest to obowiązkowa, coroczna inwentaryzacja; termin inwentaryzacji przypada od października do 15 stycznia, a cały spis powinien zostać zakończony do 15 stycznia. Błędny spis utrudnia rzetelne zamknięcie roku obrotowego;
• Potwierdzenie salda (uzgodnienie sald) – takie inwentaryzacje polegają na pisemnym potwierdzeniu stanu aktywów i pasywów między dwoma podmiotami. Stosowane do ustalania należności i zobowiązań od kontrahentów,  środków zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz aktywów powierzonych innym podmiotom;
• Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi, takimi jak umowy, faktury, czy akty notarialne. Stosuje się ją, gdy fizyczny spis z natury lub potwierdzenie sald jest niemożliwe. Weryfikacji podlegają m.in.: grunty i nieruchomości oraz środki trwałe.

Przygotowanie firmy do inwentaryzacji to kluczowy proces, który zapewnia jej sprawny i poprawny przebieg. Niezbędne jest:

1. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej - komisja odpowiada za zarządzenie inwentaryzacją na każdy kroku;
2. Ustalenie harmonogramu - etapy inwentaryzacji, czyli daty, w których spis z natury zostanie przeprowadzony; terminy należy ustalić z uwzględnieniem rodzaju składników majątku i wynikających z tego zależności;
3. Wycofanie dokumentów - wszystkie dokumenty magazynowe (np. WZ, PZ) i księgowe dotyczące majątku muszą zostać uporządkowane i przekazane do działu księgowości, aby uwzględnić je w rozliczeniach; dokumentacja powinna obejmować także arkusze spisowe zawierające datę sporządzenia, numerację pozycji oraz jednostkę miary;
4. Uporządkowanie magazynu- należy upewnić się, że wszystkie towary i materiały są odpowiednio posegregowane, oznakowane i dostępne, tak aby przygotować towar do sprawnego liczenia.

Odpowiednie przygotowanie to podstawa, która pozwala uniknąć chaosu i zapewnia, że inwentaryzacja zostanie przeprowadzona szybko i rzetelnie. Dzięki usłudze, jaką oferujemy, inwentaryzacja okresowa będzie szybkim procesem.

Czas, w którym zostanie przeprowadzona inwentaryzacja magazynowa lub w sklepie, jest bardzo zróżnicowany i zależy od wielu czynników, takich jak wielkość i rodzaj firmy, ilość i różnorodność asortymentu, a także stopień uporządkowania magazynu. W praktyce remanentu czas zależy także od metody liczenia i liczby osób zaangażowanych w spis. W małych sklepach inwentaryzacja może potrwać zaledwie kilka godzin, często odbywa się poza godzinami otwarcia.

W dużych sklepach i magazynach proces ten może zająć od kilku do kilkunastu godzin intensywnej pracy zespołu, a w bardzo dużych firmach produkcyjnych lub centrach dystrybucyjnych inwentaryzacja może być rozłożona na kilka dni.

Zgodnie z polskim prawem, ustawa o rachunkowości dopuszcza przeprowadzenie spisu z natury w terminie od 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego do 15 dni po jego zakończeniu, co daje elastyczność w planowaniu. Kluczowe jest jednak, aby ostateczny wynik spisu odzwierciedlał stan na dzień bilansowy.

Jeśli chcesz mieć pewność, że inwentaryzacja towarów zostanie przeprowadzona sprawnie i skutecznie, zapraszamy do skorzystania z naszych usług!

Usługi inwentaryzacyjne wspierają zarządzanie magazynem, zapewniając dokładne i aktualne dane o stanach magazynowych, a dla przedsiębiorcy regularne inwentaryzacje wzmacniają nie tylko kontrolę stanów, ale też wiarygodność sprawozdania finansowego. Dzięki regularnym spisom z natury, przedsiębiorcy mogą zweryfikować, czy ich stan zapasów w systemie informatycznym (np. WMS) odpowiada rzeczywistości. Regularne inwentaryzacje pomagają w zapobieganiu kradzieżom i innym stratom, ponieważ wszelkie rozbieżności są szybko identyfikowane, co ogranicza błędy w danych i ułatwia późniejsze rozliczenia.

Poprawne dane o lokalizacji i ilości produktów skracają czas potrzebny na kompletację zamówień i sprawiają, że cały przepływ towarów w magazynie jest bardziej płynny. W Cursor prowadzimy nie tylko inwentaryzacje. Wśród naszych usług znajdują się również takiej, jak dystrybucja i obsługa materiałów POS (POSM), merchandising profesjonalny, outsourcing sił sprzedaży

Skontaktuj się z nami już dzisiaj, aby usprawnić swój biznes!