Inwentaryzacja w ustawie o rachunkowości

Pojęcie inwentaryzacji nie jest, bo nie może być obce doświadczonym przedsiębiorcom. Czynność spisu z natury wynika wprost z przepisów prowadzenia działalności gospodarczej. Nie każdy przedsiębiorca jednak wie dokładnie na czym polega inwentaryzacja ani co tak naprawdę zapisane jest w porządkującym tę kwestie dokumencie Ustawy o rachunkowości. Większość inwentaryzacji zwłaszcza w firmach zatrudniających więcej niż kilka osób, trudniących się handlem i produkcją przeprowadzana jest przez profesjonalne firmy, albo przeszkolone, ścisłe grono pracowników. Co w sytuacji, kiedy dopiero rozpoczynamy działalność, na którą nałożony jest obowiązek inwentaryzacji? Wówczas wielu z nas zapewne zaczyna poszukiwać informacji dotyczących podstawowych kwestii – co o inwentaryzacji mówi ustawa o rachunkowości? Jakie są terminy inwentaryzacji w ustawie o rachunkowości? Do kiedy można ją przeprowadzić? Co wchodzi w skład tego obowiązku? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w poniższym opracowaniu. Co to jest inwentaryzacja? Przeczytaj a nie popełnisz błędów, które mogą słono kosztować!

Inwentaryzacja – przepisy

Jedynym dokumentem prawnym porządkującym kwestię przeprowadzania w firmie inwentaryzacji jest ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku, inaczej zwana polskim prawem bilansowym. Pierwotny kształt dokumentu uchwalony więc został ponad 26 lat temu, ale spokojnie – przepisy są w zasadzie ciągle nowelizowane i dostosowywane do bieżącej sytuacji. Biura rachunkowe są oczywiście najlepiej poinformowane w tej sprawie, ponieważ nieustannie aktualizowany Dziennik Ustaw jest dla księgowego najważniejszym dokumentem służbowym.

Inwentaryzacja w Ustawie o rachunkowości pojawia się kilkukrotnie, ale pierwsza wzmianka ma miejsce już w art. 4 ust. 3 pkt 3. Mowa jest o konieczności sprawdzania lub ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów właśnie drogą inwentaryzacji. Jest to więc bardzo poważny element łączący w całość funkcjonowanie podmiotu gospodarczego w oparciu o przepisy prawa.

Kolejnym i jednocześnie najważniejszym fragmentem Ustawy o rachunkowości w kontekście inwentaryzacji jest cały art. 26, którego już pierwsze zdanie mówi: „Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację…”. Następnie ustawodawca precyzyjnie określa co podlega inwentaryzowaniu. Określone są ramy, definicja i metody inwentaryzowania składników majątkowych oraz finansowych firmy.

Z treści całego dokumentu wynika, że ustawodawca przewiduje trzy podstawowe metody przeprowadzania inwentaryzacji. Mowa jest o spisie z natury, inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald, a także inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Najbardziej szczegółowe efekty i jednocześnie najmniejsze ryzyko późniejszych konsekwencji związanych z ewentualnymi błędami daje spis z natury. To po prostu zadanie, które polega na fizycznym zliczeniu wszelkich składników majątkowych firmy, czyli zważenie i zmierzenie, a następnie określenie wartości danego towaru, który sprzedaje lub produkuje firma. Dodatkowo w skład działań musi wejść także zliczenie wszelkich nieruchomości, ruchomości, a także stanu na kontach firmy. Wszystko, co można określić majątkiem. Nieco mniej dokładne są dwie pozostałe metody inwentaryzacji, czyli weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz potwierdzenie sald z bankami i kontrahentami. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i rodzaju składników majątkowych (nie wszystkie przecież muszą być fizycznie policzalne) stosuje się inne rodzaje dopuszczalnej przez przepisy inwentaryzacji.

Produktem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest raport ze spisu z natury. Dokument ten stanowi integralną całość ze sprawozdaniem finansowym sporządzonym na dany rok. W oparciu o dane zawarte w tym drugim dokumencie Fiskus nalicza stosowną wysokość podatków do zapłacenia. Błędy na etapie inwentaryzowania składników majątkowych mogą mieć dalsze konsekwencje związane z błędnie wyliczoną podstawą opodatkowania, co może stanowić wykroczenie i podlegać karze, podobnie jak nieprzeprowadzenie inwentaryzacji w ogóle lub spóźnienie się z określonymi w ustawie terminami. Niewywiązanie się z obowiązków inwentaryzacyjnych sankcjonuje art. 77 Ustawy o rachunkowości, który mówi o karze grzywny lub nawet pozbawienia wolności do lat dwóch, przy czym obie kary mogą wystąpić łącznie.

Inwentaryzacja – terminy

 Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa terminy realizacji. Co do zasady, powinna ona nastąpić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak ze względu na bardzo dużą ilość obowiązków nałożonych na przedsiębiorcę na przełomie roku, polskie przepisy dopuszczają w szczególnych przypadkach inne terminy inwentaryzacji. I tak w tych właśnie szczególnych przypadkach przedsiębiorca może rozpocząć inwentaryzację nawet na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do piętnastego dnia następnego roku. Dzięki temu firma ma możliwość zawczasu przygotować się na sprawne przeprowadzenie spisu składników majątkowych. Terminy inwentaryzacji w ustawie o rachunkowości są więc elastyczne, w zależności od sytuacji i rodzaju prowadzonej działalności. W szczególnych przypadkach przedsiębiorca ma możliwość odłożyć terminy, każdorazowo musi to być jednak dokładnie uzasadnione. W innym wypadku narażamy się na dotkliwe konsekwencje, których przecież wszyscy wolelibyśmy uniknąć.

Napisz
do nas

Formularz kontaktowy