Inwentaryzacja roczna – po co się ją przeprowadza i jakie są terminy?

Inwentaryzacja to najskuteczniejszy sposób poznania stanu majątkowego firmy. Przeprowadza się ją nie tylko dlatego, że taki jest obowiązek przedsiębiorcy prowadzącego działalność handlową lub produkcyjną, ale także z wielu innych przyczyn. Wśród nich wymienia się także podejrzenia dotyczące nieprawidłowości, ale także likwidację działalności. Jednym z ważniejszych powodów, poza samym obowiązkiem wynikającym z zapisów Ustawy o rachunkowości jest jednak zdobycie wiedzy dotyczącej statusu majątkowego firmy. Dane zdobyte w czasie spisu z natury stanowią niezbędną wiedzę służącą aktualizacji ksiąg przychodu i rozchodu, w oparciu, o które wyliczany jest następnie należny do zapłacenia podatek. Istnieje wiele rodzajów inwentaryzacji. Roczny, cykliczny, okresowy i inne. Zanim podejmiemy decyzję dotyczącą wyboru konkretnego sposobu warto rozeznać się w przepisach prawa i rynku, ponieważ obecnie można wybierać spośród wielu firmy zajmujących się usługami inwentaryzacyjnymi. Co to jest inwentaryzacja ciągła? To przeciwieństwo tej prowadzonej wyrywkowo.

Czym jest inwentaryzacja roczna i po co się ją przeprowadza?

Inwentaryzacja roczna to szereg działań mających na celu podsumować i zliczyć cały funkcjonujący przez rok obrotowy stan majątkowy firmy wliczając w to wyprodukowane dobra, materiały pomocnicze, nieruchomości, pojazdy, urządzenia i maszyny potrzebne w procesie produkcji. Przeprowadza się ją po pierwsze dlatego, że taki jest obowiązek firm z branży produkcyjnej i handlowej, a także takich, które prowadzą księgę przychodów i rozchodów. W oparciu o protokół pochodzący z takiej inwentaryzacji rocznej aktualizuje się księgę, która jest podstawowym dokumentem księgowym firm rozliczających się w taki sposób. Inwentaryzacja roczna, a podatek dochodowy, to pojęcia, które są ze sobą nierozłączne. Po co przeprowadza się inwentaryzację roczną?

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację roczną?

Z zapisów Ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzację roczną powinien przeprowadzić każdy przedsiębiorca, którego firma rozlicza się książką przychodów i rozchodów. Mowa jest przede wszystkim o firmach z branży produkcyjnej i handlowej, jednak niektóre przedsiębiorstwa typowo usługowe także mają na sobie ten obowiązek. Chodzi przede wszystkim o takie firmy, które by stworzyć usługę, muszą kupić materiały pomocnicze. Jeśli właściwości takich materiałów mają wpływ na ostateczny kształt usługi, wówczas firma również musi przeprowadzić inwentaryzację roczną.  Dobrym przykładem takiej działalności może być na przykład salon fryzjerski. Owszem można zadbać o fryzurę klienta samymi dostępnymi narzędziami, jak na przykład nożyczki, jednak dla przeprowadzenia całości usługi fryzjerzy stosują jeszcze różnego rodzaju farby do włosów, lakiery, szampony. I to właśnie one sprawiają, że właściciel firmy powinien rokrocznie wprowadzić zarządzenie w sprawie inwentaryzacji rocznej.  Tego typu spis stanowi podstawę do prawidłowego wyliczenia należnego do zapłacenia podatku dochodowego.

Jak przeprowadzić inwentaryzację roczną?

Podstawową czynnością, jaką na początku powinien podjąć kierownik danej jednostki zobligowanej do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej jest dobre przygotowanie się do tego zadania. Już na etapie planowania dobrze jest wstępnie przygotować wszelkie dokumenty które ułatwią przejście przez cały proces. Druki inwentaryzacji rocznej powinny być przejrzyste, a przez to nie stanowić wielkiego wyzwania dla osób, które zajmą się zliczaniem majątku. Z łatwością można znaleźć wzory harmonogramu inwentaryzacji rocznej, które pomogą lepiej zaplanować pracę. W ramach przygotowań warto jest podzielić majątek firmy na sekcje. Następnie dokonać precyzyjnego podziału zadań, z wyszczególnieniem kierownika, który będzie dbał o prawidłowe przeprowadzanie całego procesu. To ważny moment, bo od wiedzy i doświadczenia takiej osoby zależy sprawność przeprowadzenia całego procesu. Następnie trzeba wybrać metodę przeprowadzenia inwentaryzacji. Najpopularniejszy sposób to spis z natury. Rzetelna rachuba wszelkich środków majątkowych firmy. Mowa tu o materiałach wyprodukowanych, pomocniczych, nieruchomości czy urządzeń i maszyn. Następnie uzyskane wyniki porównuje się z dokumentami księgowymi i informacjami wynikającymi wprost z najbardziej aktualnych danych. Wzór zarządzenia o inwentaryzacji rocznej można łatwo znaleźć w internecie. To tak naprawdę wewnętrzny dokument informujący o wszczęciu całej procedury. Kolejnym dokumentem jest protokół końcowy, który stanowi bezpośredni suplement księgi przychodów i rozchodów.

Do kiedy przeprowadza się inwentaryzację roczną?

Termin inwentaryzacji rocznej został określony w Ustawie o rachunkowości. W przepisach określono najwcześniejszy możliwy czas na rozpoczęcie inwentaryzacji i jest to czas trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego. Wówczas przedsiębiorca może rozpocząć formalnie spis z natury, a także nanieść otrzymane informacje na karty księgi przychodów i rozchodów. Ustawodawca określa także termin końcowy, do którego wszelka działalność spisowa powinna być zakończona. Jest to piętnasty dzień od rozpoczęcia nowego roku obrotowego. Do tego czasu wszelkie procedury powinny być spełnione, a dane z protokołu końcowego powinny znaleźć się w księdze. To o tyle ważne, że na podstawie takich danych księgowość oblicza należny do zapłacenia podatek dochodowy.