Co to jest inwentaryzacja i jaki jest jej cel?

Nie ma chyba przedsiębiorcy, który choć raz nie zetknął się w swojej zawodowej karierze z pojęciem inwentaryzacji. Po pierwsze, konieczność jej przeprowadzenia wynika z przepisów prawa, ale inwentaryzacja jest też bardzo istotnym narzędziem mającym na celu ustalenie materialnych i finansowych składników firmy. Dzięki niej po prostu wiemy jaki jest stan magazynu czy półek sklepowych. W zależności od tego jaki typ działalności prowadzimy stosujemy też różne sposoby rachuby. Jakie są rodzaje inwentaryzacji? Wyróżnia się co najmniej kilka, ale efekt ma być jeden – szczegółowy raport o stanie firmy.

Definicja inwentaryzacji

Zacznijmy od tego, co to jest inwentaryzacja. To zespół skoordynowanych działań rachunkowych mających na celu precyzyjne ustalenie stanu liczbowego i wartości majątku firmy. Nieodłączną częścią każdej inwentaryzacji jest także szczegółowy raport wskazujący ewentualne różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a tym wynikającym na przykład z ewidencji księgowej lub innej dokumentacji. Chodzi o ustalenie faktycznej struktury majątkowej i zdiagnozowanie ewentualnych problemów. Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja może zakładać także rozliczenie osób odpowiadających za stan majątkowy firmy. Ten ostatni przypadek jest jednak najczęściej uzależniony od woli samego przedsiębiorcy. Jak zrobić inwentaryzację? Warto dobrze się do niej przygotować. Wielkie znaczenie ma też wybór odpowiedniej firmy świadczącej usługi inwentaryzacyjne.

Na czym polega inwentaryzacja?

Inwentaryzacja rozpoczyna się tak naprawdę już w momencie wyboru samego trybu postępowania. Część firm usiłuje przeprowadzać ją samodzielnie, zlecając to swoim pracownikom. Inwentaryzacja magazynu najczęściej przebiega wtedy wolniej. Trzeba wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za skoordynowanie działań i przedstawi raport końcowy. Rodzi to szereg wyzwań i ryzyk związanych z brakiem odpowiedniego doświadczenia. Inni przedsiębiorcy wolą posłużyć się usługami wykwalifikowanych firm zewnętrznych. To rozwiązanie jest bezpieczniejsze – istnieje duża szansa, że firma świadcząca takie usługi zapewni profesjonalizm i bezstronność. Całość działań opiera się na systematycznym zliczaniu składników firmy i nanoszeniu odpowiednich wartości na strony protokołu inwentaryzacyjnego. To on jest podstawowym dokumentem rachunkowym, który świadczy o prawidłowo przeprowadzonych działaniach, dlatego trzeba zrobić wszystko, by całość była naprawdę rzetelnie policzona. Na czym polega inwentaryzacja? W skrócie – na żmudnym rachowaniu. Dobrze jest zrobić to rzetelnie, bez błędów, które potem trzeba korygować.

Jaki jest cel inwentaryzacji?

Właściwie cel inwentaryzacji jest jeden – to precyzyjne ustalenie za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i finansowych składników majątkowych firmy. Wyróżnić możemy za to co najmniej dwa powody jej przeprowadzania.

Pierwszy to zwykła chęć. Przedsiębiorca może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji, gdy chce ustalić stan faktyczny lub ma wątpliwości, czy w jego magazynie lub sklepie nie dochodzi do naruszeń. Wówczas nie obowiązują żadne wynikające z przepisów Ustawy o rachunkowości terminy. To jedynie od wytycznych dla samego zadania zależy zakres i czas przeprowadzanych działań.  Wynikiem takiej wewnętrznej kontroli powinien być raport, który udowodni lub obali przypuszczenia, w oparciu, o które przedsiębiorca zlecił inwentaryzację.

Drugim celem inwentaryzacji jest wypełnienie warunków nałożonych na przedsiębiorcę Ustawą o rachunkowości. Art. 26 ust. 1 mówi o konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji w sklepie do ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Prowadząc działalność handlową jesteśmy więc zobowiązani prawem do przeprowadzania inwentaryzacji towarów. Niewypełnienie tego obowiązku może wiązać się dotkliwą odpowiedzialnością finansową, a tego każdy przedsiębiorca na pewno wolałby uniknąć. Jednak poważny przedsiębiorca nie traktuje tego obowiązku jako bat, a szansę na zoptymalizowanie funkcjonowania firmy.

Kto musi robić inwentaryzacje?

Oczywiście nie każdy przedsiębiorca zmuszony jest do przeprowadzania inwentaryzacji. Dokładnie precyzuje to zapis rozporządzenia Ministra Finansów z 2003 roku o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Właśnie prowadzenie takiej księgi warunkuje przeprowadzenie remanentu. Kolejnym koniecznym warunkiem jest prowadzenie działalności, w której na aktywa firmy składają się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze. W praktyce – wszystkie firmy handlujące i produkujące. Choć czasem zdarza się, że także firmy oferujące przede wszystkim usługi powinny przeprowadzić spis. Na czym polega taka inwentaryzacja? Firma w czasie produkcji niematerialnej może używać tak zwanych materiałów pomocniczych, które oddają swoje właściwości produktowi końcowemu. Wtedy także wymagana jest inwentaryzacja, choć oczywiście jest ona przeprowadzana w zawężonym zakresie dotyczącym jedynie tych materiałów.

Jaka jest kara za brak inwentaryzacji?

Odpowiedzialność za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji w terminie lub w ogóle zaniechanie takiego obowiązku wynika wprost z zapisów Kodeksu Karnego Skarbowego. Czytamy tam o karze grzywny nawet do 240 stawek dziennych, jeśli ktoś nierzetelnie prowadzi księgę wieczystą. Warto więc zadać sobie pytanie nie czy przeprowadzać spis, ale na czym polega inwentaryzacja i jak zrobić ją rzetelnie. Właściwa odpowiedź pozwoli w spokoju prowadzić działalność nie narażając się na zbędne koszty.

Napisz
do nas

Formularz kontaktowy