Inwentaryzacja środków trwałych – jak i kiedy ją przeprowadzić?

Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji środków trwałych. Wypełnienie ich założeń jest o tyle ważne, że niedotrzymanie terminów może skutkować konsekwencjami karno-skarbowymi. Każdy przedsiębiorca chce tego uniknąć, dlatego warto wiedzieć w jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych w firmie. Rzetelny spis z natury sprawi, że przedsiębiorca uzyska pełną informację na temat stanu firmy i będzie mógł wdrożyć ewentualne działania naprawcze. Dodatkowo, odpowiednio przeprowadzony remanent może zmniejszyć koszty prowadzenia działalności. Obecnie wiele firm świadczy usługi inwentaryzacyjne, jednak warto wybrać te z odpowiednim doświadczeniem.

Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?

Spis z natury środków trwałych to nic innego, jak dokładny spis wszystkich trwałych składników majątkowych firmy. Do takich zalicza się przede wszystkim nieruchomości, ale także maszyny i urządzenia używane w czasie bieżącego funkcjonowania firmy. Do tego zbioru można zaliczyć także pojazdy oraz inne środki trwałe – tak zwany inwentarz żywy. Ostatni przykład dotyczy na różnego rodzaju hodowli zwierząt. Inwentaryzacja środków trwałych polega więc na rzetelnym wyliczeniu każdego z powyższych składników majątkowych firmy i rokrocznym przesyłaniu danych do Urzędu Skarbowego. W oparciu o te informacje, a wśród nich są także te dotyczące na przykład leasingów, Skarbówka wylicza kwoty podatków do zapłacenia. Przedsiębiorca dzięki protokołowi z inwentaryzacji środków trwałych otrzymuje pełny raport stanu swojej firmy. To nieocenione w przypadku konieczności restrukturyzacji czy przygotowania do sprzedaży. Wzory dokumentów inwentaryzacji środków trwałych są stosunkowo proste. Zawierają nazwę firmy i rzetelnie wyliczone środki trwałe. Obok nazwy podawana jest liczba danego środka, a także wszelkie zmiany, jakie zaszły na przestrzeni roku. Druki inwentaryzacji środków trwałych nie są skomplikowane, bez trudu można je znaleźć w internecie.

Kto musi przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?

Inwentaryzację środków trwałych muszą przeprowadzać firmy rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ten ciąży więc na osobach fizycznych i wszelkiego rodzaju spółkach. Jak wspomnieliśmy, jest to obowiązek. Niewywiązanie się z niego w najgorszym wypadku grozi odpowiedzialnością karną, a w najlepszym źle obliczonym podatkiem do zapłaty. To w interesie przedsiębiorcy leży rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych. Warto to zrobić, dlatego, by mieć możliwie najbardziej aktualną wiedzę na temat stanu i funkcjonowania firmy. W oparciu o wiedzę uzyskaną z dobrze przygotowanego raportu można podjąć kroki mające na celu poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa, a w razie chęci jego sprzedaży przedstawić kontrahentowi pełny stan majątkowy firmy.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych?

Przedsiębiorca chcący przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych powinien się do tego działania solidnie przygotować. Pierwsza decyzja do podjęcia polega na określeniu, czy spis z natury przeprowadzić z wykorzystaniem własnych zasobów, czy zaangażować do tego profesjonalną firmę. Na rynku dostępne są także programy do inwentaryzacji środków trwałych, które znacząco ułatwiają samodzielne przeprowadzenie całego procesu. W ustawie o rachunkowości inwentaryzacja środków trwałych traktowana jest jako normalny rodzaj spisu. Przeprowadza się go więc we właściwie dowolny sposób. Chodzi o rzetelne zaktualizowanie informacji firmowych, przede wszystkim księgi przychodów i rozchodów, bo w oparciu o dane pochodzące właśnie z tej księgi Skarbówka oblicza wysokość składek podatkowych. Istnieją wzory spisów środków trwałych. Analogowe przeprowadzanie remanentu polega na metodycznym zliczaniu stanu środków i nanoszeniu wyliczonych wartości na odpowiednie arkusze. Dużym ułatwieniem w całym procesie mogą być odpowiednie programy. Niezależnie od wybranego rodzaju narzędzia, cała dokumentacja bierze na koniec udział w stworzeniu protokołu inwentaryzacyjnego. W oparciu o ten dokument końcowy aktualizuje się informacje o firmie i księgę przychodów i rozchodów.

Co ile lat powinno się przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?

Jak częsta musi być inwentaryzacja środków trwałych? Z ustawy o rachunkowości wynika, że przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinien przeprowadzić spis z natury raz w roku, najpóźniej w ostatnim dniu roku obrotowego. Rozpocząć można nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć nawet piętnaście dni po rozpoczęciu kolejnego okresu rozliczenia. Czas został wydłużony, by ułatwić niektórym firmom wypełnianie obowiązku terminowości. W wyjątkowych sytuacjach firma może uzyskać zgodę na przedstawienie aktualnej księgi przychodów i rozchodów nie rzadziej niż raz na cztery lata. Terminy inwentaryzacji środków trwałych jasno określa ustawodawca.

Warto przypomnieć – niewywiązanie się z obowiązku przedstawienia aktualnego stanu firmy może się wiązać z karą grzywny nawet do 240 stawek dziennych. Konsekwencje są więc duże i warto ich uniknąć poprzez rzetelne przeprowadzenie spisu z natury. Rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych jest kluczem świadomego prowadzenia działalności gospodarczej. Warto oddać to w ręce osób, które posiadają wiedzę i niezbędne doświadczenie.