Program do inwentaryzacji – jaki wybrać i czy darmowe programy są dobre?
- Baza wiedzy
Przeprowadzenie inwentaryzacji lub spisu z natury nie należy do czynności łatwych. Chodzi o bardzo dużą dokładność. Pomyłka rodzi szereg dodatkowych czynności wyjaśniających. Wiąże się to z błędnym wyliczeniem podstawy podatku, błędną wiedzą dotyczącą stanu magazynowego, a w najgorszym wypadku nawet odpowiedzialnością z Kodeksu Karnego Skarbowego. Co ciekawe, dotyczy to nie tylko samego przedsiębiorcy, czy też kierownika jednostki przeprowadzającej remanent, ale także osoby, która nadzoruje sam proces. Tradycyjne metody inwentarzowe nie tylko sprawiają więc, że sam proces trwa dużo dłużej niż mógłby, ale także niesie za sobą ryzyko błędów ludzkich, które przecież można wyeliminować. Dlatego właśnie warto skorzystać z programu do inwentaryzacji. Połączenie go z mobilnym czytnikiem znacznie skróci i usprawni prace.
Dodatkowych informacji dowiesz się z artykułu: jak prawidłowo wypełnić spis z natury?
Do czego potrzebny jest program do inwentaryzacji środków trwałych?
Jeśli zadajesz sobie pytanie: „jak zrobić inwentaryzację?”, a także co to jest inwentaryzacja i jaki jest jej cel?, z pewnością obiło Ci się o uszy istnienie specjalnego oprogramowania. Jeśli mamy do zinwentaryzowania olbrzymie ilości środków trwałych ze stanu magazynowego (więcej na ten temat: inwentaryzacja środków trwałych – jak i kiedy ją przeprowadzić?), liczenie ich może zająć wieki, a i tak nietrudno o błąd, podczas gdy dobrze wdrożony program potrafi przyspieszyć proces inwentaryzacji nawet 10 razy. Nanoszenie wszelkich wartości na arkusze inwentaryzacyjne ręcznie to także później wyzwanie dla tych, którzy mają ze wszystkiego sporządzić raport końcowy, dlatego duże ułatwienie daje także import danych z plików excel. Co więcej, wiele programów do inwentaryzacji, jeśli nie wszystkie, w połączeniu z mobilnym czytnikiem automatycznie aktualizują stan remanentu, pozwalają importować dane z systemów ERP i na końcu generują także raport końcowy pokazujący informacje o różnicach inwentaryzacyjnych oraz stanach po inwentaryzacji, w niektórych przypadkach nawet z sugestiami działań, które należałoby podjąć. Firmy świadczące w przeważającej większości już dawno pracują w tym nowoczesnym systemie remanentów, gdyż jest on po prostu skuteczniejszy. Inwentaryzacja obejmuje też porównanie stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Zobacz też inwentaryzacja ciągła – czym jest i jakie ma zasady?
Co powinien posiadać dobry program do ewidencji środków trwałych? Jaki najlepiej wybrać?
Oczywiście wszystko zależy od celu i samych założeń remanentu, ale dobry program do inwentaryzacji środków trwałych powinien być jak najprostszy w obsłudze. Powinien też mieć wszystkie funkcje potrzebne do sprawnej ewidencji oraz łatwej wymiany danych z programu księgowego i systemów ewidencji środków trwałych. Powinien też dawać pełny zakres działań, które się wykonuje przy przeprowadzaniu remanentu, czyli możliwość sprawnego nanoszenia danych, aktualizację stanów, połączenie z mobilnymi czytnikami i pracę z kolektorem danych lub przenośny kolektor danych z czytnikiem kodów kreskowych, obsługę wielu magazynów, szybkie skanowanie etykiet kodami kreskowymi i RFID, zliczanie wszystkich informacji i generowanie raportu końcowego. Ale ważną cechą programu do inwentaryzacji środków trwałych jest także jego intuicyjność i prostota obsługi. Przydaje się też możliwość pracy offline, zwłaszcza przy słabym zasięgu w magazynie lub terenie. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na własnoręczne przeprowadzanie spisu z natury za pomocą programu i angażuje do tego specjalistów – chodzi więc o to, by każdy pracownik był w stanie bez przeszkód nauczyć się obsługi, a sam system ułatwiał weryfikację stanu faktycznego z bazą księgową.
Czy bezpłatne programy do inwentaryzacji są dobre i bezpieczne?
Korzystając z darmowego programu do inwentaryzacji musimy wiedzieć, że to zawsze będzie pójście na jakiś rodzaj kompromisu. W tej materii, jak i w życiu, nie ma nic za darmo. W internecie dostępne są do pobrania bezpłatne programy do inwentaryzacji, ale najczęściej mówimy o programach, które są w wersji trial, tzn. na krótki, określony czas albo w okrojonej funkcjonalności. Jeśli chodzi o oprogramowanie freeware to mówimy najczęściej o programach, które owszem są w stanie przyjąć dane, ale nie oferują eksportu wyników do pliku Excel, nie wspierają generowania protokołów różnicowych i nie tworzą precyzyjnych zestawień, arkuszy spisowych ani raportów końcowych, a po spisie kluczowa pozostaje jeszcze weryfikacja różnic. Bardziej rozbudowane systemy, takie jak HDF Inwentaryzacja, umożliwiają eksport danych do Excela oraz przygotowanie zbiorczych arkuszy spisowych.
Dodatkową kwestią jest bezpieczeństwo – darmowe programy do inwentaryzacji znalezione w internecie mogą nie zawierać odpowiednich zabezpieczeń. Oprogramowanie do remanentu często współpracuje z chmurami, na których umieszczane są dane. Brak odpowiedniego poziomu zabezpieczeń może doprowadzić do wycieku takich danych, a wśród nich mogą się przecież znaleźć informacje poufne. Warto wziąć to pod uwagę wybierając program do remanentu.
Ile powinien kosztować program do inwentaryzacji?
Samo oprogramowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji nie powinno być wyjątkowo drogie. W wielu przypadkach dożywotnia licencja to koszt do 1000 zł. Niektórzy producenci oprogramowania stosują jednak inny model płatności – formę abonamentową. Przedsiębiorca korzystający z usługi w takiej formule płaci comiesięczną kwotę i w zamian otrzymuje pełną funkcjonalność całego systemu stworzonego przez dewelopera. W takim układzie miesięczna kwota najczęściej nie przekracza 100 zł. Bardziej rozbudowane rozwiązania, takie jak NaviKolektor, współpracują też z systemami Symfonia, enova i Comarch.
Warto pamiętać, że program do inwentaryzacji w przeważającej większości przypadków musi być ściśle powiązany z działaniem mobilnych czytników, a często także ze skanerem kodów kreskowych lub urządzeniem typu przenośny kolektor. Ich ilość uzależniona jest oczywiście od rozmiarów inwentarza do spisania. Koszt zakupu takiego urządzenia zależy od stopnia jego skomplikowania i jakości. Najprostsze czytniki kodów kreskowych można kupić już za 150 zł, ale jakościowe terminale, które są jednocześnie małymi komputerami do spisów z natury, to kwoty nawet rzędu 2000 zł, jednak najdroższe z tych urządzeń potrafią przesyłać dane bezpośrednio do chmury, w której zawarte są wszystkie dane dotyczące spisu; przy technologii RFID możliwy jest jednoczesny odczyt wielu tagów, co w przypadku szybkiej inwentaryzacji może przyspieszyć cały proces nawet o 90%. Takie rozwiązania są wykorzystywane nie tylko w firmach, ale też w urzędach i placówce oświatowej.
