Od kilku lat konsekwentnie wdrażamy politykę „paperless”.

OEX Cursor specjalizuje się w obszarach Field Marketing i Trade Support. Usługi, które świadczy spółka obejmują kompleksowe działania w punktach sprzedaży a także wielowymiarowe kampanie promocyjne, m.in.: doradztwo sprzedaży, experience marketing, event marketing, merchandising, audyty retail oraz zarządzanie strukturami handlowymi. Dysponujemy rozbudowaną siecią pracowników terenowych. Spółka jest partnerem biznesowym dla kluczowych marek i producentów z branży FMCG, przemysłowej, finansowej, telekomunikacyjnej oraz farmaceutycznej. Stawiamy na rozwiązanie Autenti, bo cenimy sobie nowoczesne rozwiązania, które pomagają oszczędzać czas i ułatwiać życie. Na kilka pytań dotyczących wdrożonego rozwiązania odpowiedział CEO OEX Cursor, Przemysław Bogdański.

Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie w firmie Autenti?

Od kilku lat konsekwentnie wdrażamy politykę „paperless”. W naszej ocenie model operacyjny oparty o wymianę dokumentów w tradycyjnej formie jest nie tylko nieekologiczny, ale także nieefektywny i co za tym idzie nieekonomiczny. Ważnym krokiem w naszej transformacji cyfrowej było uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów. Szybko przyzwyczailiśmy się do digitalizacji procesów administracyjnych i finansowych, a z czasem stało się to również powszechnym rozwiązaniem również wśród naszych kontrahentów. Niemniej jednak wciąż zauważaliśmy obszary, które mogliśmy zoptymalizować zgodnie z polityką „paperless” i był to przede wszystkim proces podpisywania umów.

Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do firmy?

Zależało nam, aby narzędzie do podpisu elektronicznego było intuicyjne, proste w obsłudze oraz co najważniejsze dostępne i responsywne na urządzeniach mobilnych. Wiedzieliśmy, że narzędzie będzie stosowane nie tylko w standardowej obsłudze kancelaryjnej naszego centralnego biura, ale przede wszystkim w jednym z projektów, który prowadzimy dla jednego z kluczowych klientów. Pojawianie się naszych Brand Masterów w lokalach handlowych, gastronomicznych, podczas eventów, targów czy koncertów wymaga zawarcia stosownych umów. Tradycyjny model przekazywania i podpisywania dokumentów był nieefektywny. Wdrożenie rozwiązania Autenti odbyło się tak sprawnie i intuicyjnie jak sam system. Nasi kontrahenci, którzy wcześniej nie używali aplikacji i nie są z niej przeszkoleni jak my, bez problemu z niej korzystają.

Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędności?

Autenti przede wszystkim umożliwia procesowanie dokumentów zgodne z polityką Paperless, czyli ekologicznie. Pozwoliło nam również usprawnić koordynację i obieg dokumentów przy dużej grupie pracowników i kontrahentów rozproszonych po całej Polsce. Oszczędność czasu ma dla nas szersze znaczenie, ponieważ najczęściej na zawarcie umowy umożliwiającej pojawienie się Brand Masterów mamy dosłownie kilka dni. Dzięki temu wzrosła nasza skuteczność operacyjna, a co za tym idzie satysfakcja klienta z powierzonych zadań projektowych.

A co z oszczędnościami finansowymi?

Były widoczne niemal od razu i należy tu wymienić oczywiste elementy takie jak: papier, tusz do drukarek, obsługę kurierską, a także wspomnieć o tym co najważniejsze, czyli koszcie pracy zarówno osób w terenie jak i administracyjnych w centrali naszego biura. Jesteśmy przekonani, że wdrożenie tego typu rozwiązań nie tylko przynosi oszczędności, ale pozwala organizacji skupić się na właściwych obszarach działalności.

Jak na e-podpis reagują Wasi klienci/kontrahenci?

Cieszy fakt, że w znakomitej większości kontrahenci nie mają problemu z elektronicznym podpisem. Oczywiście jeszcze zdarzają się firmy szczególnie z grupy MŚP, dla których takie rozwiązanie jest nieoczywiste i mimo wszystko stawiają na papierowy wydruk i własnoręczny podpis. Niemniej jednak obserwując rynek, mamy świadomość, że cyfryzacja staje się faktem i skoro podążają za nią już nie tylko prywatne podmioty, ale również instytucje państwowe, to kwestia czasu jak stanie się standardem funkcjonowania firm.