Spis z natury – Kiedy należy go przeprowadzić?

Przychodzi taki dzień w roku, a najczęściej jest to w okolicach stycznia, kiedy przedsiębiorca rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów musi zrobić remanent, spis z natury, czy też inwentaryzację. Wszystkie te trzy pojęcia oznaczają to samo – to szereg czynności polegających na wyliczeniu lub zbadaniu stanu majątkowego firmy, a następnie porównaniu go z dokumentami księgowymi. Działania te przeprowadza się z różnych powodów, ale najczęstszym powodem jest wypełnienie obowiązku przedsiębiorcy wynikającego z ustawy o rachunkowości. Nikt przecież nie chce zapłacić grzywny. Przyczyn inwentaryzacji jest oczywiście więcej. Spis z natury przy likwidacji działalności, czy kontrolny, to częsta praktyka. Istnieją oczywiście różne rodzaje inwentaryzacji. Poniżej przegląd najważniejszych informacji.

Co to jest spis z natury?

Jak wspomnieliśmy, inwentaryzacja czy spis z natury to czynności zmierzające do ustalenia faktycznego stanu firmy. W zależności od rodzaju inwentaryzacji, spisy z natury dzieli się na ciągłe, okresowe i wyrywkowe. Takie rozwiązania najczęściej stosowane są w sklepach czy magazynach. Wówczas właśnie wielkie znaczenie ma inwentaryzacja, bo tylko w taki sposób można ustalić, czy sprzedaż wymaga usprawnienia i przez magazyn nie wymykają zbyt duże ilości towaru. Okazuje się, że spis z natury może także dotyczyć działalności usługowej. Wówczas jednak spisuje się przede wszystkim środki trwałe, jak nieruchomości, urządzenia, maszyny czy pojazdy. Protokół inwentaryzacyjny spisu z natury jest kluczowym dokumentem, który bierze się pod uwagę przy aktualizowaniu księgi przychodów i rozchodów. W oparciu o informacje w niej zawarte Urząd Skarbowy wylicza odpowiednie stawki podatku. Spis z natury dla celów vat jest jednym z kluczowych powodów.

Czy spis z natury jest obowiązkowy?

Spis z natury jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy rozliczającego się księgą przychodów i rozchodów, którego działalność dotyczy produkcji materialnej lub handlu. Istnieją także podmioty zobligowane do tej czynności w branży usługowej, jednak tylko dlatego, że częścią składową ich usługi jest produkt, który najpierw muszą nabyć. Dla przykładu – zakład fryzjerski do przeprowadzenia usługi fryzjerskiej potrzebuje materiałów pomocniczych takich jak szampony, odżywki czy lakiery. Przedmioty te bezpośrednio oddają wyrobowi jakim jest fryzura swoje właściwości. Właściciel zakładu, mimo tego, że nic nie produkuje, powinien przeprowadzić inwentaryzację. Wynika to wprost z przepisów ustawy o rachunkowości. Spis z natury w czasie likwidacji działalności jest obowiązkowy. Często przed zrobieniem takiego końcowego remanentu sklepy wyprzedają asortyment. Dzieje się tak właśnie po to, by spieniężyć jak największą ilość towaru i jednocześnie, by zapłacić mniejszy podatek na zakończenie prowadzenia działalności. Jak prawidłowo wypełnić arkusz spisu z natury? Zachowując kilka podstawowych zasad, unikniemy błędów.

Którzy przedsiębiorcy nie muszą robić spisu z natury?

Ustawa o rachunkowości nie mówi wprost o tym, kto nie musi przeprowadzać spisu z natury. Świadczą o tym precyzyjne zapisy determinujące taką konieczność. Niektóre firmy nie mogą jednak zrobić inwentaryzacji z natury rzeczy – nie mają czego spisywać. Może się tak zdarzyć, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność usługową i nie używa do niej żadnych materiałów pomocniczych, a produkuje rodzaj intelektualnej wartości, jak doradztwo czy dzieło. Spis z natury w działalności usługowej wtedy jest też niemożliwy do przeprowadzenia – nie ma w zasadzie czego liczyć. Należy jednak pamiętać, że spis z natury środków trwałych i wyposażenia może dotyczyć działalności usługowej – wystarczy, że przedsiębiorca potrzebuje do przeprowadzenia usługi jakiegoś rodzaju materiałów pomocniczych, których zakup jest wymagany. W takim wypadku nieprzeprowadzenie spisu z natury może się wiązać z błędnie wyliczonym podatkiem dochodowym, a więc w dalszej kolejności także błędem w rozliczeniu rocznym.

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury? Terminy

Istnieje kilka terminów, których należy dochować w kontekście przygotowywania spisu z natury przez przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Obowiązek ten nałożony jest na firmę już od pierwszego dnia prowadzenia działalności. I właśnie ten dzień jest terminem sporządzenia remanentu początkowego. Nie są z tego obowiązku zwolnione nawet takie firmy, które nie posiadają majątku. Wówczas, taki spis z natury zerowy także musi być ujęty w księdze przychodów i rozchodów jako pozycja pierwsza.

Podobnie wygląda kwestia inwentaryzacji w kontekście zamykania działalności. Różnica polega na tym, że przedsiębiorca ma 14 dni od ostatniego dnia funkcjonowania firmy na przeprowadzenie spisu i kolejne 7 dni na dostarczenie informacji Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. Spis z natury przy zamknięciu działalności zwyczajowo bywa skromny. Przedsiębiorcy często przed jego przeprowadzeniem wyprzedają majątek po niższych cenach.

Przedsiębiorców branży produkcyjnej i handlowej obowiązują terminy aktualizacji podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynikające z ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten należy spełnić co roku. Spis z natury na koniec roku obrotowego to dobry zwyczaj, ale przedsiębiorcy mogą rozpocząć inwentaryzację już w październiku, a zakończyć się ona może nawet piętnaście dni po rozpoczęciu nowego roku.

Co grozi za brak spisu z natury?

Niezaktualizowanie księgi przychodów i rozchodów o spis z natury może rodzić daleko idące konsekwencje. W pierwszej kolejności zostanie wyliczona błędna stawka podatku dochodowego. Przy wszczęciu czynności sprawdzających przez Naczelnika Urzędu Skarbowego okaże się, że firma zapłaciła na przykład za mało podatku vat. Sprawa wymaga wtedy co najmniej wyjaśnień. Niezałączenie spisu z natury to także zwyczajnie wykroczenie skarbowe. Popełnienie go grozi mandatem od 175 nawet do 3500 zł, ale przedsiębiorcy notorycznie wprowadzający „Skarbówkę” w błąd mogą zostać uznani za recydywistów, a wtedy konsekwencje mogą być większe – przerodzić się nawet w przestępstwo karnoskarbowe.

Spis z natury to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego księgę przychodów i rozchodów. Niewypełnienie go lub przeprowadzenie spisu w sposób nieprofesjonalny może rodzić daleko idące konsekwencje karno-skarbowe. Czasem warto jest oddać to zadanie w ręce profesjonalnych firm świadczących usługi inwentaryzacyjne, by w spokoju móc przygotować się do następnego roku obrotowego.