Rodzaje inwentaryzacji

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność handlowo-usługową i taki, który rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów doskonale wie co to jest inwentaryzacja. Jednak dla porządku przypomnijmy – to spis z natury wszystkich składników materialnych i finansowych firmy. Dzięki niemu można ustalić sytuację majątkową firmy i jednocześnie wypełnić terminy, do których obliguje przedsiębiorcę Ustawa o Rachunkowości. Dokument ten mówi o trzech sposobach inwentaryzacji, ale wyróżnić możemy różne rodzaje inwentaryzacji stosowane w zależności od charakteru działalności, zakresu zleconych zadań i częstotliwości przeprowadzania działań. Warto przemyśleć decyzję dotyczącą tego wyboru, a najlepiej oddać ją w ręce specjalistów. Profesjonalne firmy dobiorą odpowiednią metodę inwentaryzacji i skutecznie ją przeprowadzą.

Inwentaryzacja roczna

To zdecydowanie najpopularniejszy rodzaj inwentaryzacji. Tego rodzaju spis z natury organizowany jest cyklicznie, co roku i ma za zadanie precyzyjne wyliczenie stanów magazynowych i wskazanie różnic z księgami. Przygotowuje też przedsiębiorcę do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości mówi wyraźnie, taki rodzaj inwentaryzacji jak roczna musi mieć miejsce do ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Warto jest pilnować terminów – za niewywiązanie się z obowiązku grozi grzywna!

Inwentaryzacja ciągła

Taka metoda inwentaryzacji przeprowadzana jest najczęściej w dużych magazynach. Chodzi o ciągłe, sukcesywne weryfikowanie stanu majątkowego i ilościowego. Oczywiście zwyczajowo wyznacza się termin, ale taki rodzaj inwentaryzacji może trwać nawet cały rok. Chodzi o skuteczne i bieżące obliczanie stanu składników majątkowych firmy, ale w zakresie tych, które podlegają ewidencji. Dzięki takim metodom inwentaryzacji przedsiębiorca ma bieżącą informację o stanie firmy.

Inwentaryzacja doraźna

Już sama nazwa wskazuje – inwentaryzacja doraźna jest spisem z natury realizowanym na potrzeby firmy. Powody są różne, a do najpopularniejszych można wymienić na przykład zmianę osoby, która odpowiada za stan materialny, ale także na przykład postawienie firmy w stan upadłości. Zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji pochodzi wówczas od syndyka, który chce mieć pełną wiedzę na temat składników majątkowych firmy.

Inwentaryzacja cykliczna

Charakteryzuje się ona stałością. Jest powtarzana w ustalonym wcześniej harmonogramie. W zależności od potrzeb firmy taka inwentaryzacja okresowa może się odbywać raz na miesiąc, raz na kwartał, raz na rok. Ale tak naprawdę, ten rodzaj inwentaryzacji znajdzie uzasadnienie w przypadku każdego, dowolnego nawet odstępu czasowego. Chodzi o skuteczne spisanie stanu majątkowego firmy.

Inwentaryzacja nadzwyczajna

Tej szczególnej inwentaryzacji warto poświęcić kilka zdań. Przeprowadza się ją wyłącznie w przypadku wystąpienia szczególnych, nadzwyczajnych okoliczności. Wśród nich warto wymienić żądanie organów zewnętrznych, na przykład policji lub prokuratury. Często inwentaryzacja nadzwyczajna przeprowadzana jest także po włamaniach z kradzieżami. Wówczas, jeśli mowa jest o dużych magazynach można poznać rzeczywistą skalę problemu. Odpowiednie metody inwentaryzacji znajdą uzasadnienie także w takim szczególnym wypadku jak klęski żywiołowe, czy pożary. Wówczas spis z natury obejmuje całość lub część majątku firmy.

Inwentaryzacja częściowa

Czasem może zdarzyć się tak, że nie ma konieczności przeprowadzania całego procesu inwentaryzacji, bo wątpliwości lub jakiś rodzaj zmiany dotyczy tylko konkretnego zbioru dóbr materialnych. W takiej sytuacji nie trzeba liczyć wszystkiego. Spis z natury może być przeprowadzony by uzupełnić, zweryfikować lub zaktualizować stan majątkowy firmy.

Inwentaryzacja kontrolna

Choć ten rodzaj inwentaryzacji nie widnieje w ustawie o rachunkowości, warto znać jej cel. Stosuje się ją w momencie, gdy występują wątpliwości lub po prostu przedsiębiorca chce otrzymać pełny raport z prowadzonej działalności. Spisem takim nazywa się także szereg działań inwentaryzacyjnych zleconych przez organy zewnętrzne, jak policja czy prokuratura. Chodzi w nich o poznanie rzeczywistej sytuacji firmy, która znalazła się pod lupą takich służb.

Metody przeprowadzania inwentaryzacji są naprawdę różne. Wszystko oczywiście zależy od rodzaju prowadzonej działalności i oczekiwanego efektu. Wszelkie kategorie podziału zawierają także informacje, że część spisów z natury odbywa się ze względu na ustawowy obowiązek. Profesjonalna firma mająca w portfolio usługi inwentaryzacyjne przeprowadzi cały proces w sposób możliwie najmniej obciążający samego przedsiębiorcę. Otrzymamy jedynie pełny raport wraz ze szczegółową analizą, która pomoże w przyszłości zoptymalizować procesy zachodzące w firmie i uniknąć jednocześnie kosztownych błędów.