Remanent a inwentaryzacja. Czym się różnią i kiedy się je wykonuje?
- Baza wiedzy
Przeważająca część przedsiębiorców przynajmniej raz w roku musi wziąć do ręki kalkulator i dokładnie policzyć składniki majątkowe swojej firmy. Remanent i inwentaryzacja dotyczą tej samej sfery kontroli majątku, ale nie są tym samym: remanent to potoczne określenie spisu z natury, czyli fizycznego policzenia i spisania wszystkich rzeczy w firmie, natomiast inwentaryzacja obejmuje szerszy, uregulowany prawnie proces ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Po pierwsze wynika to z przepisów prawa, po drugie daje obraz sytuacji finansowej i majątkowej firmy. To wyjątkowo przydatne w momencie, kiedy zachodzi podejrzenie o nieprawidłowościach, ale także na przykład przed sprzedażą firmy lub likwidacją działalności. Przedsiębiorca może też po prostu chcieć wiedzieć, jak wyglądają mechanizmy funkcjonujące w firmie i czy są rezerwy działań. Firma może też zostać do tego zmuszona, chociażby decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Ten tekst jest dla przedsiębiorców — szczególnie właścicieli oraz osób zarządzających w średnich i dużych firmach — którzy muszą kontrolować stan majątku, poprawnie rozliczać się z fiskusem i lepiej zarządzać finansami przedsiębiorstwa. Wyjaśniamy tu różnice i podobieństwa między remanentem a inwentaryzacją, obowiązki prawne związane z inwentaryzacją, terminy tych działań oraz sytuacje, w których remanent warto przeprowadzić także z powodów praktycznych. Czym się różni inwentaryzacja od remanentu? Przede wszystkim niezależnie jak to nazwiemy, kontrola stanu firmy to kwestia wyjątkowo ważna. Daje rzeczywisty obraz całego przedsiębiorstwa, a taki przegląd może ujawnić braki, nadwyżki, pomyłki ewidencyjne lub towary uszkodzone. W oparciu o dane zebrane w taki sposób można nie tylko prawidłowo rozliczyć się z Fiskusem, ale także wdrożyć szereg działań naprawczych mających na celu usprawnić niektóre procesy w firmie.
Inwentaryzacja i spis z natury
Co to jest inwentaryzacja? Czy to to samo co remanent? Choć obydwa te pojęcia używane są obecnie zamiennie, warto wiedzieć, że inwentaryzacja to raczej ogół wszelkich czynności zmierzających do ustalenia stanu majątkowego przedsiębiorstwa. To właśnie inwentaryzacja jest także pojęciem występującym w przepisach prawa, które obligują przedsiębiorcę do prowadzenia księgowości. Protokół z inwentaryzacji stanowi podstawę do aktualizacji księgi przychodów i rozchodów. Różnice między remanentem, a inwentaryzacją dotyczą przede wszystkim sfery zakresu działań. Wyróżnia się różne rodzaje inwentaryzacji, można ją przeprowadzać w sposób ciągły, ale też cykliczny. Inwentaryzacje interwencyjne, to takie, które przeprowadza się często w sposób niezapowiedziany. Najczęściej w wyniku powzięcia przez przedsiębiorcę wiedzy, że ktoś w sposób bezprawny zarządza majątkiem firmy. Praktykę tę warto poprzeć wewnętrznym dokumentem, jakim jest zarządzenie w sprawie inwentaryzacji.
Remanent końcowy
Choć pojęcia te używane są zamiennie, to remanent jako potoczne określenie spisu z natury, czyli fizycznego zliczenia stanów magazynowych, może być jednak przeprowadzony z własnej woli przedsiębiorcy. Powodów takiej woli może być kilka, a wśród najważniejszych wymienia się chęć ustalenia stanu faktycznego majątku i finansów przedsiębiorstwa, likwidację działalności, którą obejmuje się także przy likwidacji firmy jako element rozliczeń, lub przygotowanie do sprzedaży firmy. Gdy w firmie nie ma zapasów, przedsiębiorca może sporządzić remanent zerowy, który dokumentuje brak towarów w firmie. Wówczas taki remanent, wraz ze szczegółową wyceną aktywów i pasywów, a także porównanie tych danych z dokumentami księgowymi daje pełny obraz firmy. Ma on wpływ na ostateczną wycenę całego przedsiębiorstwa, dlatego być może warto zastanowić się nad zaangażowaniem specjalnej firmy, która oprócz [usługi inwentaryzacyjnej](LINK 5) oferuje także outsourcing dedykowanych zespołów handlowych na najwyższym poziomie. W ten sposób przedsiębiorca po pierwsze zyskuje pełny obraz firmy, a po drugie ma pewność, że usługa przeprowadzana jest przez osoby znające się na rzeczy.
Czym się różni remanent od inwentaryzacji i jak sporządzić remanent?
Remanent i inwentaryzację różni od siebie to, że ta pierwsza czynność nie musi być przeprowadzana pod przymusem wynikającym z ustawy. W kontekście inwentaryzacji natomiast mowa jest o terminie do trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego jako początek i piętnasty dzień nowego roku obrotowego jako koniec wszelkich działań z tym związanych. Wycena remanentu musi być zakończona w ciągu 14 dni od sporządzenia spisu. Do tego momentu dane zdobyte dzięki remanentowi powinny też zostać naniesione na księgę przychodów i rozchodów, przy czym obowiązek sporządzenia spisu dotyczy podatników prowadzących KPiR, a remanent końcowy sporządza się na 31 grudnia, zaś remanent początkowy na 1 stycznia. Wartość zapasów wpływa na ustalenie dochodu w rozliczeniach podatkowych. W KPiR remanent początkowy zwiększa koszty, remanent końcowy je zmniejsza, a różnica między nimi koryguje dochód i wpływa na wysokość dochodu do opodatkowania. Czy remanent to to samo co inwentaryzacja? Nie do końca, ale obecnie w języku polskim pojęcia te nabrały niemal równorzędnego znaczenia. Subtelna różnica semantyczna sprawia, że właściwie zaciera się już granica i wiele osób używa tych słów naprzemiennie. Do grona tego zalicza się jeszcze często spis z natury. Remanent, a inwentaryzacja to właściwie to samo, choć skala działań inwentaryzacyjnych jest jednak zupełnie inna. Do jednego i drugiego działania trzeba się jednak bardzo dobrze przygotować. Dokumentacja remanentu powinna pozwalać odtworzyć szczegóły spisu i zawierać datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji, jednostkę miary, cenę jednostkową towaru, wartość pozycji oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Wartość remanentu stanowi suma wartości wszystkich pozycji, a dokumentację należy przechowywać przez 5 lat. Przydaje się zweryfikowanie swojego niechętnego stosunku do tego typu działań, ponieważ niejednokrotnie sprawiały one, że upadającą z niewiadomego powodu firmę udawało się uratować.
