Inwentaryzacja ciągła – czym jest i jakie ma zasady?

Inwentaryzacja składników majątkowych firmy to obowiązek przeważającej większości przedsiębiorców. Mowa jest przede wszystkim o tych, którzy prowadzą rozliczenia podatkowe w księdze przychodów i rozchodów. Ustawa o rachunkowości precyzyjnie wskazuje terminy, w jakich inwentaryzacja powinna być przeprowadzana. Można ją rozpocząć nawet na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć piętnaście dni po jego rozpoczęciu. Istnieją jednak szczególne rodzaje inwentaryzacji, które pozwalają wykroczyć poza ustanowione w ustawie terminy. Chodzi o takie rodzaje działalności, a przede wszystkim przedmiotów handlu, które przechowuje się na strzeżonych składowiskach a ich ilość jest duża. Mowa o setkach lub tysiącach jednostek. Jeśli warunek strzeżonego miejsca jest spełniony, określone w przepisach towary mogą być przedmiotem inwentaryzacji nawet raz na cztery lata. Pamiętajmy, w tym konkretnym przypadku wszelkie przepisy regulujące zasady i rodzaje spisów z natury działają na obopólną korzyść przedsiębiorcy i ustawodawcy. Pierwszy otrzymuje bieżącą informację na temat stanu firmy, a drugi pewność, że dokumentacja prowadzona jest w sposób prawidłowy.

Definicja inwentaryzacji ciągłej

Inwentaryzacja ciągła to szczególny rodzaj spisu z natury, który uwarunkowany jest charakterem prowadzonej działalności. Takie rozwiązanie stosuje się w firmach, które produkują lub handlują dużymi ilościami produktów wyrażonych na przykład w tonach. Wówczas ciężko jest oszacować precyzyjnie dokładną ilość licząc wszystko raz do roku. Stąd też wprowadzenie instytucji inwentaryzacji ciągłej. Czyli korygowania stanów magazynowych w zasadzie na bieżąco. W takim wariancie można sporządzać spis na niskich stanach magazynowych. Unikamy w ten sposób wielodniowej rachuby na sam koniec roku obrotowego. Taki rodzaj spisu z natury pozwala na bieżące kontrolowanie stanu magazynowego. Oczywiście, inwentaryzacja ciągła a okresowa, to dwie różne strategie postępowania, stosowane w zależności od charakteru prowadzonej działalności.

Inwentaryzacja ciągła, a przepisy

Inwentaryzacja ciągła nie jest wymieniona w ustawie o rachunkowości, jej funkcjonowanie w polskim systemie gospodarczym uwarunkowane jest zaleceniami Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 2016 roku. W myśl tych zapisów, inwentaryzacja ciągła wymaga ustalenia poufnego harmonogramu spisu. Zasady wskazują też na konieczność inwentaryzacji składników majątku firmy co najmniej raz w ciągu dwóch lat. Do przedsiębiorcy należy także obowiązek bieżącego rozliczania ewentualnych różnic wykrytych dzięki spisowi z natury. Dane trzeba aktualizować na każdy dzień spisu. Inwentaryzacja ciągła środków trwałych być może brzmi, jakby była procesem skomplikowanym, jednak jej prowadzenie znacznie usprawnia kontrolę stanów magazynowych. Jest to szczególnie istotne w przypadku ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego lub innych instytucji. Przedsiębiorca prowadzący inwentaryzację ciągłą niemal codziennie ma do dyspozycji aktualne dane dotyczące stanu majątkowego firmy.

Zasady inwentaryzacji ciągłej

Istnieją trzy zasady wyraźnie wyszczególnione w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości, które należy wypełnić, by prawidłowo prowadzić spis z natury w charakterze inwentaryzacji ciągłej. Instrukcja dla tego zagadnienia jest stosunkowo prosta, ale wymaga uwagi, by nie popełnić błędu, który może stanowić wykroczenie skarbowe.

1. Bieżąca rachuba

Należy prowadzić bieżącą inwentaryzację składników majątkowych tak, by można było ustalić stan na dowolny dzień prowadzenia spisu. To warunek konieczny i w zasadzie cały sens prowadzenia tak zwanej inwentaryzacji ciągłej. Ma ona charakter spisu, który od razu daje rezultaty.

2. Wewnętrzne przepisy

Firma powinna wprowadzić wewnętrzne przepisy regulujące przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej. Powinny one szczegółowo określać harmonogram i zakres prac. Z jednej strony usprawni to pracę, z drugiej jednak wymaga bardzo dokładnego przygotowania do przeprowadzenia remanentu.

3. Czytelny podział

Według zaleceń warto jest podzielić spisywany majątek na tak zwane pola spisowe, czyli mniejsze jednostki, których sumowanie i bieżące aktualizowanie stanu da całościowy obraz. Dzięki temu można ograniczyć czas prowadzenia skutecznych działań spisowych. Wartości uzyskane na poszczególnych polach wpisywane są w całościowy raport końcowy i tworzą wspólną całość, która potem jest nanoszona na karty księgi przychodów i rozchodów.

Zachowanie powyższych zasad przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej to duże ułatwienie dla działu księgowości w firmie. Przedsiębiorca powinien jednak wiedzieć czym jest także inwentaryzacja roczna. Niezależnie od wszystkiego – spis z natury jest czasochłonnym i wymagającym dokładności procesem. Obecnie na rynku istnieją firmy świadczące usługi inwentaryzacyjne, które posiadają niezbędne doświadczenie i wiedzę. Pozwala im to przeprowadzić remanent szybko i sprawnie, a stworzony raport daje przedsiębiorcy spokój i pewność, że działania prowadzone są rzetelnie. Czytelny raport jest też dużym ułatwieniem dla księgowości, która wprowadza dane do księgi przychodów i rozchodów. Dokument ten jest z kolei podstawą wyliczenia podatków. Warto w tym przypadku ustrzec się błędów, ponieważ mogą być one zinterpretowane przez Urząd Skarbowy jako wykroczenie, co oczywiście ma swoje konsekwencje.