Kiedy warto outsourcować logistykę e-sklepu?

Outsourcing procesów logistycznych to poważny dylemat, przed którym staje praktycznie każdy podmiot prowadzący sprzedaż internetową. Wbrew pozorom odpowiedź na to pytanie nie jest prosta i nie zawsze jest jednoznaczna.

Na decyzję o powierzeniu obsługi logistycznej podmiotowi zewnętrznemu ma wpływ szereg czynników, m.in:

• rosnąca skala działalności, pociągająca za sobą ograniczenia infrastrukturalne
  i wydajnościowe;
• słaba pozycja negocjacyjna pojedynczych podmiotów w kontakcie z firmami kurierskimi
  i producentami opakowań;
• konieczność skoncentrowania się na rozwoju obszarów kluczowych dla e-biznesu (sprzedaż, marketing, pozycjonowanie, social media, rozwój kategorii produktowych).

Poszukiwanie outsourcera już w pierwszym okresie działalności nie zawsze musi być zasadne. Przy małej skali działalności to właściciel e-sklepu będzie jego najlepszym operatorem, a działania prowadzone samodzielnie z mieszkania czy garażu będą zdecydowanie najtańsze. Jednak wraz ze wzrostem ilości operacji zwiększa się nie tylko ilość pracy do wykonania, ale także zapotrzebowanie na powierzchnię składowania niezbędną do zapewnienia ciągłości sprzedaży. Prowadzący e-sklep staje wtedy przed wyborem: czy zatrudnić pracowników i wynająć magazyny czy powierzyć obsługę procesów logistycznych profesjonalnemu podmiotowi.

Wady i zalety modelu wewnętrznego

W przypadku rozwoju e-biznesu na własną rękę nie można zagwarantować jego pełnej skalowalności i dostosowania zasobów pod okresowe wahania sprzedaży. W czasie dużego natężenia zamówień trudno je terminowo obsłużyć, z drugiej strony w słabszych miesiącach sklep zostaje z bagażem kosztów stałych, nieznajdujących pokrycia w zmniejszonych przychodach. Pozytywnym aspektem obsługi procesów logistycznych we własnym zakresie jest bezpośrednia kontrola nad całością operacji i możliwość szybszego reagowania na ewentualne nieprawidłowości dotyczące np. obsługi klientów czy samych produktów. W  przypadku małych i średnich sklepów posiadających stacjonarne punkty sprzedaży lub własną produkcję czy magazyn model wewnętrznej logistyki może okazać się tańszy, z racji wykorzystania własnej infrastruktury, której koszty i tak się ponosi.

Korzyści z outsourcingu

Powierzenie operacji profesjonalnemu podmiotowi zapewnia komfort pewnej skalowalności procesu i elastyczności kosztów – proporcjonalnie do wielkości i ilości transakcji sprzedażowych. Do zalet takiego modelu zaliczyć należy także:

• dostęp do tańszych usług kurierskich i spedycyjnych,
• dostęp do tańszych opakowań,
• możliwość skupienia się na rozwoju głównej działalności i scedowanie odpowiedzialności za zarządzanie logistyką na partnera zewnętrznego.

Warunki współpracy outsourcerów z firmami kurierskimi pozwalają na wysyłkę tego samego dnia nawet zamówień wpływających po godz. 18:00. Zewnętrzni partnerzy obsługujący wiele sklepów, dysponują wiedzą i doświadczeniem, dzięki czemu są w stanie doradzić e-sklepom, jak optymalizować procesy i uczynić z logistyki ich przewagę konkurencyjną. Wyzwaniem dla e-sklepu pozostaje utrzymanie parametrów jakościowych i kontrola zarówno nad procesem, jak i produktami.

Koszty modelu zewnętrznego

Koszt zewnętrznej obsługi e-sklepu jest zależny od wielu czynników. Aby porównać oferty różnych dostawców usługi warto wziąć pod uwagę ceny:

• zapakowania linii lub sztuki w zamówieniu,
• obsługi administracyjnej zamówienia (wydruki dokumentów, paragonów),
• magazynowania za porównywalną jednostkę objętości (paleta, półka),
• przyjęcia dostawy wraz z opisem tej czynności (przyjęcie palety / kartonu / sztuki, sprawdzenie ilościowe i jakościowe, lokowanie towaru w magazynie),
• materiałów eksploatacyjnych (typy i gramatura kartonów, taśma, wypełniacze, folia),
• wysyłki zamówienia (która firma kurierska, dopasowanie przedziału wagowego i cen
  do asortymentu konkretnego e-sklepu),
• obsługi reklamacji i zwrotów,
• obsługi kontraktu (czy jest opiekun kontraktu, jaki jest zakres jego obowiązków, czy jest dostępny telefon kontaktowy, mail, infolinia).

Niezależnie od poziomu kosztów poszczególnych operatorów należy przeanalizować przede wszystkim udział wydatków na logistykę w marży produktowej. Jeżeli nasz średni koszyk wynosi 40 – 50 PLN, koszt samej wysyłki kurierem towaru (wraz z kartonem i pakowaniem) może dochodzić do 12-15 PLN. W przypadku sprzedaży na niskich marżach zewnętrzny operator może się okazać zbyt drogim rozwiązaniem i taniej będzie prowadzić tego typu działalność we własnym zakresie.

Kolejną kwestią jest udział strat w ogólnej logistyce w stosunku do nakładów na minimalizację strat. Dla sklepu, który sprzedaje 100-300 słoików dżemów w miesiącu stłuczenie każdego produktu w transporcie to ogromna strata. Aby temu zapobiec często podnosi się nakłady na materiały zabezpieczające w wielkości niewspółmiernej do marży. Outsourcer, z uwagi na skalę działania, jest w stanie wysłać i zabezpieczyć produkt po niższym koszcie, co pozwala na zachowanie ceny końcowej na poziomie atrakcyjnym dla kupujących.

Kiedy nie outsourcować?

Niezależnie od skali działania pewne typy działań na rynku e-commerce są trudne do wydzielenia na zewnątrz. Dotyczy to chociażby takich produktów jak rękodzieła, wyroby własne czy towary wymagające specjalnego traktowania. Obecnie nie ma na rynku wielu operatorów gotowych do zapewnienia właściwego procesu logistycznego dla produktów bardzo delikatnych czy spożywczych o określonych wymogach magazynowania i wysyłki. Problematyczne mogą okazać się także towary trudne do przechowywania w sąsiedztwie innych produktów, np. karma dla zwierząt, chemikalia czy produkty silnie aromatyczne.Ilość zmiennych mających wpływ na to czy outsourcing e-sklepu będzie opłacalny jest dość duża i wymaga uważnej analizy. Wybór partnera to decyzja mająca olbrzymi wpływ na rozwój biznesu, dlatego warto poszukać odpowiedzialnego i doświadczonego operatora. Taki outsourcer przeanalizuje potrzeby sklepu, oceni ryzyko i otwarcie zakomunikuje czy będzie w stanie – z korzyścią dla obu stron – podjąć się kompleksowej obsługi logistycznej danego e-biznesu.

Krzysztof Wieczorek, dyrektor wdrożeń procesów e-logistics w Cursor SA, Grupa OEX