Zasady inwentaryzacji

Prawidłowo przeprowadzony spis z natury to bardzo ważny element corocznego rozliczenia. Warto jest zlecić usługi inwentaryzacyjne profesjonalistom. Firmy oferujące takie usługi dzięki zdobytej wiedzy i doświadczeniu wiedzą, jak zrobić inwentaryzację. Przedsiębiorcy, którzy produkują, przetwarzają i handlują w ostatnim dniu roku obrotowego muszą przedstawić organom skarbowym szczegółowe informacje dotyczące składników majątku. Informacja ta ma dla Urzędu duże znaczenie, bo wpływa na obliczenie składek podatkowych. Zachowanie zasad inwentaryzacji pozwoli przedsiębiorcy w spokoju oczekiwać na kolejny rok obrotowy i da pełny obraz firmy.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

Jak każda czynność rachunkowa, tak i inwentaryzacja wymaga zastosowania szeregu zasad. Chodzi o to, by nie popełnić błędów, które w przypadku ksiąg przychodów i rozchodów mogą spowodować nieoczekiwane i bolesne koszty. Niewypełnienie obowiązku wynikającego z ustawy o rachunkowości zagrożone jest grzywną. Ponadto, nierzetelnie wykonany spis z natury może być podstawą do błędnego naliczenia podatku. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady inwentaryzacji, których zachowanie pozwoli rzetelnie przeprowadzić remanent.

1. Terminowość

Wypełnianie ustawowych terminów należy do najważniejszych zasad inwentaryzacji. Dzięki dochowaniu procedur w tym zakresie unikamy problemów fiskalnych skutkujących w najgorszym przypadku nawet dotkliwą grzywną. Z praktyki wynika, że czasem nawet lepiej wprowadzić błędne wartości, a potem korektę do księgi przychodów i rozchodów, niż w ogóle nie nanieść aktualnego stanu majątku na dany rok obrotowy.

2. Kontrola

Przeprowadzając inwentaryzację warto, by ostatecznej rachuby dokonywały co najmniej dwie osoby. Mogą się one sprawdzać i korygować ewentualne błędy. W inwentaryzacji uczestniczyć powinna także osoba odpowiadająca majątkiem za stan rachuby. Spis zwyczajowo nadzorują kontrolerzy spisowi, czyli osoby, które sprawują pieczę nad prawidłowym przeprowadzeniem firmy przez cały proces inwentaryzacji.

3. Spis za zamkniętymi drzwiami

Dobrą zasadą jest niedokonywanie w czasie prowadzonej inwentaryzacji żadnego obrotu dobrami firmy. Mówiąc w skrócie, na czas rachuby firma powinna być zamknięta. Ogranicza to możliwość pomyłki, a dzięki swojej istocie często sprawia, że towaru nie trzeba liczyć ponownie. Ze względu na szczególny charakter działalności, można określić stan magazynu na konkretny dzień, co dopuszcza ciągłość funkcjonowania działalności.

4. Rzetelność

Wszystkie zasady sporządzania inwentaryzacji mogą być zachowywane co do przecinka, ale gdy spis prowadzony jest nierzetelnie, wówczas i to może nie pomóc. Inwentaryzacja ustala rzeczywisty i obiektywny stan inwentaryzowanych aktywów, stąd wyjątkowo ważne jest zachowanie najwyższych standardów postępowania. Trzeba być bardzo dokładnym!

5. Spis kompletny

Zasada ta zakłada objęcie spisem wszystkich składników materialnych firmy, które ustawa o rachunkowości wskazuje jako konieczne do rozliczenia. Ta szczególna zasada ma także zastosowanie w czasie remanentów o charakterze nieciągłym, wyrywkowym lub organizowanym w czasie przeprowadzania zmian właścicielskich.

6. Odpowiednia kolejność

Tę zasadę inwentaryzacji stosuje się jeszcze na etapie planowania wszystkich działań. Kiedy inwentaryzacja jest dobrze zaplanowana, całość rachuby przeprowadzana jest dużo sprawniej. Dobrze jest opierać pracę na uzgodnionym wcześniej harmonogramie, dzięki temu każdy wie co ma robić i jaki przyniesie to efekt.

7. Zaskoczenie

W przypadku szczególnego rodzaju inwentaryzacji, jakim może być spis kontrolny lub sprawdzający duże znaczenie może mieć element zaskoczenia. Warto stosować tę zasadę, gdy chcemy na przykład skontrolować stan gotówki w kasie lub istnieje uzasadnione podejrzenie, że któryś pracownik nie jest z nami uczciwy. Choć w tym ostatnim przypadku uzasadnienie mają też zasady rozliczania inwentaryzacji – zawsze wyznaczamy osobę, która odpowiada za cały proces.

8. Uczestnictwo osoby materialnie odpowiedzialnej

Dobrą i jednocześnie podstawową zasadą inwentaryzacji jest uczestnictwo osoby materialnie odpowiedzialnej za liczony majątek. Nie zawsze jest to sam przedsiębiorca, najczęściej mówimy o menadżerach, kierownikach i dyrektorach. W razie braku możliwości zjawienia się takiej osoby, wyznacza się zastępstwo.

9. Profesjonalizm

Remanent jest szczególnym rodzajem czynności, która wymaga zachowania szeregu zasad i dochowania staranności niemal na każdym etapie. Stąd wyjątkowo ważny jest profesjonalizm i fachowość całego zespołu. Choć przedsiębiorcy zwyczajowo przeprowadzają inwentaryzację z wykorzystaniem własnych zasobów osobowych, często okazuje się, że skuteczniej i pewniej jest skorzystać z usług profesjonalnej firmy świadczącej usługi inwentaryzacyjne.

Zachowanie powyższych zasad pozwoli doprowadzić do sporządzenia wiarygodnego raportu z inwentaryzacji. To dokument, w oparciu o który aktualizuje się księgi przychodów i rozchodów, więc wyjątkowo ważne jest, by był on napisany dobrze. Ewentualne błędy w rozliczeniu skutkują konsekwencjami skarbowymi, wśród których pojawia się nawet odpowiedzialność karna. A w najlepszym wypadku źle wyliczymy podatek, który powinniśmy zapłacić.