Zalety i wady outsourcingu
- Baza wiedzy
Wady i zalety outsourcingu
Outsourcing ma zarówno wyraźne zalety, jak i realne wady: pomaga obniżyć koszty, podnieść jakość usług i usprawnić działanie firmy, ale oznacza też ryzyko wyboru nieprofesjonalnego partnera, wycieku danych oraz mniejszej kontroli nad częścią procesów. Outsourcing to zlecanie firmie zewnętrznej specjalistycznych zadań z danej dziedziny. Przedsiębiorstwo decyduje się na taki krok najczęściej po to, by zmniejszyć koszty i mieć pewność, że zadanie zostało wykonane profesjonalnie. Istnieje związek pomiędzy outsourcingiem, a jakością wykonywanych usług, dlatego temat ma znaczenie dla firm, które chcą świadomie porównać korzyści i ryzyka przed podjęciem decyzji.
Wiedzą to firmy od dawna korzystające z takiej formy realizacji specjalistycznych zadań, zwłaszcza średnie i duże przedsiębiorstwa z branż FMCG, kosmetycznej, elektronicznej, farmaceutycznej czy bankowej, które szukają partnera do sprzedaży terenowej lub marketingu POS. Większość właścicieli wskazuje na korzyści ze stosowania outsourcingu. Istotne jest, by nie zlecać firmom zewnętrznym zadań, które bezpośrednio wynikają z profilu działalności. Dobrą praktyką outsourcingu jest powierzanie partnerom procesów wspierających, takich jak księgowość, logistyka, outsourcing logistyki i outsourcing logistyczny, zarządzanie systemami informatycznymi i outsourcing IT, a także marketing, obsługa klienta, HR czy produkcja, ale również na przykład outsourcing sił sprzedaży, czyli między innymi merchandising produktów.
Coraz częściej firmy decydują się na outsourcing jako coraz popularniejszym rozwiązaniem w obszarach, w których liczy się elastyczność, skala i kontrola kosztów — dlatego w praktyce często wybierane są właśnie outsourcing IT oraz outsourcing logistyki. Coraz więcej firm decyduje się też na przykład na rezygnację z posiadania własnej floty aut w zamian za umowę z zewnętrznym dostawcą na zasadzie użyczenia. Bilans korzyści i zagrożeń płynących z outsourcingu jest w tym przypadku pozytywny. W dalszej części pokazujemy, jak ocenić to rozwiązanie w praktyce na przykładzie outsourcingu sił sprzedaży, merchandisingu, audytów w punktach sprzedaży, field marketingu, event marketingu, samplingu, tajemniczego klienta, raportowania i technologii wspierających sprzedaż. Przy planowaniu procesów handlowych warto również sprawdzić narzędzia wsparcia sprzedaży
Zalety outsourcingu
By w pełni docenić korzyści z zastosowania outsourcingu, czyli zlecenia części zadań firmie zewnętrznej należy sporządzić dokładne finansowe analizy. Gdy w ich efekcie okaże się, że są pola, na których firma byłaby w stanie osiągnąć korzyści, okaże się wówczas, że zalety outsourcingu mogą być wielokrotnie większe niż ewentualne wady.
- Zmniejszenie kosztów działalności
Jedną z podstawowych korzyści outsourcingu jest zmniejszenie kosztów działalności. Wraz z rozwojem, firma nie ma potrzeby zatrudniania kolejnych osób czy kupowania nowego sprzętu, co ogranicza też koszty operacyjne oraz część kosztów związanych z rekrutacją, infrastrukturą i szkoleniami. Wystarczy zlecić zadanie i czekać na efekty.
- Więcej czasu na inne zadania
Na przykład te wynikające z profilu firmy. Firma zewnętrzna zajmuje się zleconym zadaniem, a po stronie zespołu rośnie możliwość koncentracji, możliwość skoncentrowania się na kluczowych kompetencjach firmy, podstawowej działalności i swojej podstawowej działalności. Takie odciążenie uwalnia też zasoby potrzebne choćby dla strategii marketingowej oraz lepszej obsługi klientów.
- Jakość usług
Zlecenie innych, mniejszych zadań wyspecjalizowanej firmie z dużym doświadczeniem w danym temacie pozwala przypuszczać, że wykona ona swoje usługi w sposób profesjonalny i zapewni wysoką jakość usług. Dzięki temu firma zyskuje dostęp do specjalistycznej wiedzy i ekspertów z różnych obszarów, którzy w swojej dziedzinie śledzą trendy, znają nowoczesne technologie i mogą poprawić jakość obsługi klientów.
- Optymalizacja działania
Porady specjalistów z pewnością wpłyną też na ogólną świadomość pracowników firmy w danej kwestii. Precyzyjne określenie zakresu współpracy i potrzeb firmy ma tu kluczowe znaczenie, bo outsourcing pozwala na szybsze wdrażanie standardów, większą efektywności operacyjnej oraz elastyczne dostosowanie usług, a w razie potrzeby także szkolenia podnoszące kompetencje pracowników.
- Większa wydajność
Zlecenie specjalistycznych zadań profesjonalistom pozwoli skupić się pracownikom na zadaniach, w których są najlepsi, a oszczędność czasu i przekazanie części procesów zewnętrznemu dostawcy dodatkowo wspiera koncentrację na kluczowych obowiązkach.
Wymieniając zalety outsourcingu nietrudno odnieść wrażenie (skądinąd słuszne), że wprowadzenie takich rozwiązań w firmie pomoże zoptymalizować całe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zatrudnienie specjalistów w danej dziedzinie, którzy będą do dyspozycji zadaniowo w przeważającej większości będzie można rozpatrywać w kategoriach korzyści wynikających z outsourcingu. nietrudno odnieść wrażenie (skądinąd słuszne), że wprowadzenie takich rozwiązań w firmie pomoże zoptymalizować całe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zatrudnienie specjalistów w danej dziedzinie, którzy będą do dyspozycji zadaniowo w przeważającej większości będzie można rozpatrywać w kategoriach korzyści wynikających z outsourcingu.
Wady i zagrożenia outsourcingu
Choć w ogólnym bilansie zalet i wad outsourcingu z pewnością szybciej wymienia się korzyści, nie jest powiedziane, że na przedsiębiorcę nie czyhają różnego rodzaju pułapki. Ewentualne błędy popełnione w outsourcingu mogą mieć negatywne skutki nie tylko dla kasy firmy, ale także dla całej działalności danego przedsiębiorcy.
- Zatrudnienie nieprofesjonalnej firmy
To najczęściej występujący błąd. Negatywne skutki outsourcingu w tym zakresie mogą być poważne. Dlatego tak ważny jest staranny wybór dostawcy i sprawdzenie, czy to firma outsourcingowa z doświadczeniem, referencjami oraz wysoką jakością jego usług. Przecież w każdej branży można trafić także na odpowiedniego dostawcę tylko po dokładnej weryfikacji kompetencji i zaplecza. Skutki takiego outsourcingu to na przykład konieczność zmiany firmy zewnętrznej, a przez to kolejne koszty. Błędna decyzja może też oznaczać utratę kontroli nad jakością usług oraz zależność od zewnętrznego dostawcy.
- Pętla ścinania kosztów
Koszty to nie wszystko. Poza ceną warto uwzględnić także koszty wdrożenia, które bywają ukrytym składnikiem całego przedsięwzięcia. Ścinanie ich do granic może spowodować też niższą jakość wykonanych usług. Przy wyborze firmy outsourcingowej warto kierować się także innymi kryteriami, jak na przykład wiedza i doświadczenie podmiotu, który zamierzamy zaangażować. Przedsiębiorca zaślepiony chęcią wiecznego cięcia kosztów skutecznie zniweluje korzyści wynikające z outsourcingu.
- Ryzyko wycieku danych
Wymieniając szanse i zagrożenia outsourcingu nie sposób nie wspomnieć o tej kwestii. Powierzanie zadań zewnętrznej firmie często wiążę się z przekazaniem jej jakiegoś rodzaju danych, być może poufnych. Szczególnie w przypadku outsourcingu IT przekazanie systemów i danych zewnętrznemu dostawcy wiąże się z pewnym ryzykiem. Zły dobór firmy outsourcingowej może skończyć się wyciekiem takich danych na przykład do konkurencyjnego dla nas podmiotu, a przekazywanie danych zewnętrznemu podmiotowi zwiększa ryzyko bezpieczeństwa danych. Taki błąd w outsourcingu może po prostu słono kosztować, dlatego w umowie warto jasno określić zakres odpowiedzialności dostawcy oraz procedury związane z bezpieczeństwem informacji.
- Mniejsza kontrola nad procesami zachodzącymi w firmie
Przekazanie części zadań do zewnętrznego dostawcy może oznaczać utrata kontroli nad wybranymi procesami, także wtedy, gdy dotyczą one systemów informatycznych. To początkowo może być oceniane jako zagrożenie wynikające z outsourcingu. Taka zależność od partnera może też ograniczać elastyczność firmy.
- Brak wiedzy w danym zakresie
Decydując się na korzystanie z usług firm zewnętrznych należy liczyć się z tym, że niektóre procesy wykonania zadania mogą być dla zleceniodawcy niejasne. Takie zagrożenie wynikające z outsourcingu może początkowo być przyczyną nieporozumień. Przy współpracy z zewnętrznym zespołem mogą też wystąpić problemy komunikacyjne.
Dobrze przygotowany outsourcing polega na bardzo solidnym rozeznaniu na rynku firm, z których usług zamierzamy skorzystać. Analizując wady i zalety outsourcingu widać jednak od razu, że korzyści płynące z takiego rozwiązania są większe, choć w ostatnich pięciu latach 70% organizacji ponownie przejęło część outsourcowanych działań in-house. Ustrzegając się błędów, wad korzystania z outsourcingu przedsiębiorstwo może po prostu nigdy nie doświadczyć. Zastanawiając się nad kwestią – za i przeciw outsourcingu, warto gruntownie przeanalizować decyzję o zaangażowaniu firmy zewnętrznej. Oprzeć ją na analizach wszelkich korzyści i zagrożeń outsourcingu.
