Program do inwentaryzacji – jaki wybrać i czy darmowe programy są dobre?

Przeprowadzenie inwentaryzacji lub spisu z natury nie należy do czynności łatwych. Chodzi o bardzo dużą dokładność. Pomyłka rodzi szereg dodatkowych czynności wyjaśniających. Wiąże się to z błędnym wyliczeniem podstawy podatku, błędną wiedzą dotyczącą stanu magazynowego, a w najgorszym wypadku nawet odpowiedzialnością z Kodeksu Karnego Skarbowego. Co ciekawe, dotyczy to nie tylko samego przedsiębiorcy, czy też kierownika jednostki przeprowadzającej remanent, ale także osoby, która nadzoruje sam proces. Tradycyjne metody inwentarzowe nie tylko sprawiają więc, że sam proces trwa dużo dłużej niż mógłby, ale także niesie za sobą ryzyko błędów ludzkich, które przecież można wyeliminować. Dlatego właśnie warto skorzystać z programu do inwentaryzacji. Połączenie go z mobilnym czytnikiem znacznie skróci i usprawni prace.

Do czego potrzebny jest program do inwentaryzacji?

Jeśli zadajesz sobie pytanie: „jak zrobić inwentaryzację?” z pewnością obiło Ci się o uszy istnienie specjalnego oprogramowania. Jeśli mamy do zinwentaryzowania olbrzymie ilości środków trwałych ze stanu magazynowego, liczenie ich może zająć wieki, a i tak nietrudno o błąd. Nanoszenie wszelkich wartości na arkusze inwentaryzacyjne ręcznie to także później wyzwanie dla tych, którzy mają ze wszystkiego sporządzić raport końcowy. Co więcej, wiele programów do inwentaryzacji, jeśli nie wszystkie, w połączeniu z mobilnym czytnikiem automatycznie aktualizują stan remanentu i na końcu generują także raport końcowy, w niektórych przypadkach nawet z sugestiami działań, które należałoby podjąć. Firmy świadczące usługi inwentaryzacyjne w przeważającej większości już dawno pracują w tym nowoczesnym systemie remanentów, gdyż jest on po prostu skuteczniejszy.

Co powinien posiadać dobry program do inwentaryzacji? Jaki najlepiej wybrać?

Oczywiście wszystko zależy od celu i samych założeń remanentu, ale dobry program do inwentaryzacji środków trwałych powinien być jak najprostszy w obsłudze. Powinien też dawać pełny zakres działań, które się wykonuje przy przeprowadzaniu remanentu, czyli możliwość sprawnego nanoszenia danych, aktualizację stanów, połączenie z mobilnymi czytnikami, zliczanie wszystkich informacji i generowanie raportu końcowego. Ale ważną cechą programu do inwentaryzacji środków trwałych jest także jego intuicyjność i prostota obsługi. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na własnoręczne przeprowadzanie spisu z natury za pomocą programu i angażuje do tego specjalistów – chodzi więc o to, by każdy pracownik był w stanie bez przeszkód nauczyć się obsługi.

Czy bezpłatne programy do inwentaryzacji są dobre i bezpieczne?

Korzystając z darmowego programu do inwentaryzacji musimy wiedzieć, że to zawsze będzie pójście na jakiś rodzaj kompromisu. W tej materii, jak i w życiu, nie ma nic za darmo. W internecie dostępne są do pobrania bezpłatne programy do inwentaryzacji, ale najczęściej mówimy o programach, które są w wersji trial, tzn. na krótki, określony czas albo w okrojonej funkcjonalności. Jeśli chodzi o oprogramowanie freeware to mówimy najczęściej o programach, które owszem są w stanie przyjąć dane, ale nie generują z nich precyzyjnych zestawień gotowych do przedłożenia w raporcie końcowym inwentaryzacji.

Dodatkową kwestią jest bezpieczeństwo – darmowe programy do inwentaryzacji znalezione w internecie mogą nie zawierać odpowiednich zabezpieczeń. Oprogramowanie do remanentu często współpracuje z chmurami, na których umieszczane są dane. Brak odpowiedniego poziomu zabezpieczeń może doprowadzić do wycieku takich danych, a wśród nich mogą się przecież znaleźć informacje poufne. Warto wziąć to pod uwagę wybierając program do remanentu.

Ile powinien kosztować program do inwentaryzacji?

Samo oprogramowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji nie powinno być wyjątkowo drogie. W wielu przypadkach dożywotnia licencja to koszt do 1000 zł. Niektórzy producenci oprogramowania stosują jednak inny model płatności – formę abonamentową. Przedsiębiorca korzystający z usługi w takiej formule płaci comiesięczną kwotę i w zamian otrzymuje pełną funkcjonalność całego systemu stworzonego przez dewelopera. W takim układzie miesięczna kwota najczęściej nie przekracza 100 zł.

Warto pamiętać, że program do inwentaryzacji w przeważającej większości przypadków musi być ściśle powiązany z działaniem mobilnych czytników. Ich ilość uzależniona jest oczywiście od rozmiarów inwentarza do spisania. Koszt zakupu takiego urządzenia zależy od stopnia jego skomplikowania i jakości. Najprostsze czytniki kodów kreskowych można kupić już za 150 zł, ale jakościowe terminale, które są jednocześnie małymi komputerami do spisów z natury to kwoty nawet rzędu 2000 zł, jednak najdroższe z tych urządzeń potrafią przesyłać dane bezpośrednio do chmury, w której zawarte są wszystkie dane dotyczące spisu.