Jak przeprowadzić inwentaryzację? Inwentura krok po kroku

Wielu przedsiębiorców kojarzy inwentaryzację z jakąś żmudną i pracochłonną czynnością, przy której najmniejszy błąd może skutkować poważnymi konsekwencjami karno-skarbowymi.  Dokładność jest w tym przypadku w cenie, ale pozostałe obawy wcale nie muszą się ziścić! W tym poradniku podpowiemy, jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku. Wystarczy zastosować kilka podstawowych zaleceń, aby raport końcowy był szczegółowy i dokładnie przedstawiał stan majątkowy firmy. A po to przecież przeprowadza się remanent. Wiemy już co to jest inwentaryzacja, teraz czas na kolejne pytanie. Jak przeprowadzić inwentaryzację?!

Etapy inwentaryzacji

Spis z natury skutkuje powstaniem protokołu końcowego, który jest dokumentem poświadczającym stan majątkowy i finansowy firmy. W myśl Ustawy o rachunkowości składa się go najpóźniej w dniu zakończenia roku obrotowego. Jak zrobić inwentaryzację w sklepie? Jeśli będziemy ściśle trzymać się planu, unikniemy pułapek, a raport końcowy pomoże zoptymalizować oprócz zrealizowania ustawowych terminów, będzie także „mapą drogową” procesu optymalizacji firmy. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji nie zostały określone po to, by utrudnić nam życie, a właśnie sprawić, że cały proces będzie sprawniejszy!

1. Przygotowanie

Bardzo ważnym etapem inwentaryzacji jest etap przygotowawczy. To złożona część, na którą składa się szereg czynności formalnych i organizacyjnych. Według wszelkich wzorów powinniśmy zacząć od powołania komisji inwentaryzacyjnej z przewodniczącym, który będzie bezpośrednio odpowiadał za rozliczenie spisu. Na tym etapie przygotowujemy także cały harmonogram działań, dokumentację i organizujemy też oznaczenie poszczególnych grup produktów. Chodzi o to, by ułatwić i usystematyzować sam proces liczenia. W zależności od wybranych sposobów przeprowadzenia inwentaryzacji, przygotowujemy także druki rachunkowe, które potem tworzą cześć całego protokołu końcowego.

2. Przeprowadzanie inwentaryzacji

Po przygotowaniu dokumentacji i zespołu, przechodzimy do samej czynności inwentaryzacji. Polega ona na rzetelnym zaewidencjonowaniu każdego składnika majątku znajdującego się na stanie magazynu czy sklepu. Ze względu na charakter prowadzonej działalności gospodarczej i jej zakres należy odpowiednio dobrać sposób przeprowadzenia spisu. Jeszcze do niedawna wielu przedsiębiorców praktykowało działania ręczne za pomocą odpowiednich arkuszy i długopisu. Obecnie stosuje się odpowiednie programy komputerowe i czytniki kodów kreskowych. To pozwala na błyskawiczne przenoszenie danych do protokołu.

3. Porównanie wartości stanu z ewidencją księgową

Na tym etapie komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie dogłębnie przeanalizować raporty i porównać je ze stanem ewidencji księgowej. Dodatkowo określa się także przyczyny powstania ewentualnych różnic. Mogą one wynikać z wielu rzeczy, np. zużycia, przekroczenia terminu przydatności, ale także oszustwa czy kradzieży.

4. Aktualizacja dokumentów

Po przeprowadzeniu spisu z natury, a także porównaniu wyników z ewidencją księgową należy nanieść aktualne zmiany w ewidencji księgowej. Dzień przeprowadzenia inwentaryzacji jest dniem, w którym należy doprowadzić do stanu pełnej zgodności faktów z dokumentami. Na tym właśnie polega aktualizacja dokumentów.

5. Zakończenie procesu

To ostatni etap wieńczący działania związane z inwentaryzacją. Na tym etapie porządkujemy dokumenty, sporządzamy protokół końcowy i archiwizujemy przygotowane dokumenty. Całość stanowi dokumentację, którą musimy potem przedstawić organom skarbowym.

Ile może trwać inwentaryzacja?

Ile trwa inwentaryzacja? To oczywiście zależy od wybranego sposobu i zakresu działań. Obecnie przyjmuje się, że średni czas przeprowadzenia inwentaryzacji w dużym sklepie to kilka lub kilkanaście godzin intensywnej pracy całego zespołu. Dla mniejszego będzie to odpowiednio krócej. Oczywiście procedury inwentaryzacji są sprawniej realizowane wtedy, kiedy zespół ma odpowiednie doświadczenie. Tym bardziej warto jest skorzystać z firm świadczących usługi inwentaryzacyjne. Dają one gwarancję, że cały proces zostanie przeprowadzony szybko i profesjonalnie, a efektem będzie rzetelny raport końcowy.

Co, jeśli inwentaryzacja się nie zgadza?

Jeśli nieprawidłowości wykryte są na wczesnym etapie, przed zakończeniem inwentaryzacji i sporządzeniem sprawozdania końcowego, dobrze jest rozpocząć rachubę od punktu, co do którego jesteśmy pewni. Niezależnie od staranności przy przeprowadzaniu spisu z natury może się okazać, że porównanie stanu faktycznego z informacjami w ewidencji księgowej wykaże różnice. W zależności od tego, czy występują nadwyżki, czy niedobory, stosuje się odpowiednie rozwiązania i raczej nie mają na to wpływu sposoby przeprowadzania inwentaryzacji. W sprawozdaniu zawiera się stosowne rozdziały poświęcone niedoborom i nadwyżkom. One także podlegają rozliczeniu. Jeśli różnice powstają z przyczyn naturalnych lub losowych w przeważającej większości mogą zostać zaksięgowane jako koszty. Jeżeli natomiast organ skarbowy udowodni, że niedobór powstał z winy przedsiębiorcy, wówczas nie będzie on mógł wpisać tego faktu w koszty prowadzenia działalności.

Jak zakończyć inwentaryzację?

Zakończenie procedury inwentaryzacji polega na sporządzeniu raportu końcowego i naniesieniu aktualnych danych do księgi rachunkowej. Firmy rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów w taki właśnie sposób kończą proces. W zależności od rodzaju inwentaryzacji, należy oczywiście dochować ustawowych terminów! Ich przekroczenie może się wiązać z dotkliwą odpowiedzialnością finansową.