Spis z natury
Profesjonalny spis z natury dla firm. Od organizacji zespołów po gotowe dane
Spis z natury wymaga czegoś więcej niż fizycznego policzenia majątku. Przy większej skali trzeba przygotować metodologię, podzielić obiekt lub lokalizacje na obszary spisowe, zorganizować zespoły, kontrolować kompletność prac i zebrać wyniki w uporządkowanej formie.
W Cursor realizujemy spisy z natury dla średnich i dużych organizacji, również w projektach obejmujących wiele lokalizacji. Zapewniamy zespoły spisowe, koordynację operacyjną, mobilne urządzenia, własne rozwiązania informatyczne oraz raportowanie dopasowane do uzgodnionego zakresu.
Możemy przejąć fizyczną realizację spisu oraz organizację procesu terenowego, dzięki czemu pracownicy klienta nie muszą samodzielnie tworzyć dużych zespołów wyłącznie na potrzeby okresowej usługi inwentaryzacji.
Zakres i sposób realizacji zawsze dopasowujemy do rodzaju składników, liczby pozycji, lokalizacji, dostępnego czasu oraz danych, które mają zostać przekazane po zakończeniu prac.
Zbigniew Puchała
Dyrektor ds. projektów spisu z natury
partner inwentaryzacyjny
Firma do spisu z natury przygotowana na duże i rozproszone projekty
Przy niewielkiej liczbie pozycji fizyczny spis może wydawać się prostym zadaniem. Skala zmienia jednak charakter całego procesu.
Jeżeli do policzenia są tysiące składników, kilka obiektów albo kilkadziesiąt lokalizacji w różnych częściach Polski, kluczowe stają się standaryzacja, koordynacja i kontrola kompletności.
Każdy zespół powinien pracować według tych samych zasad. Każdy obszar musi zostać jednoznacznie objęty spisem. Sytuacje niestandardowe powinny być obsługiwane według ustalonej procedury, a wynik powinien powstać w strukturze umożliwiającej jego dalsze wykorzystanie.
Dlatego Cursor traktuje spis z natury jako projekt operacyjny wymagający przygotowania, a nie wyłącznie dostarczenia osób do liczenia.
OFERTA
Kompleksowa usługa spisu z natury
W zależności od potrzeb klienta możemy przejąć cały zakres operacyjny związany z fizycznym spisem albo jego uzgodnioną część
Przygotowanie metodologii spisu
Przed rozpoczęciem prac ustalamy, co dokładnie podlega liczeniu, w jaki sposób identyfikowane są poszczególne składniki, jak zostanie podzielona przestrzeń oraz jakie zasady obowiązują zespoły spisowe.
Organizacja zespołów spisowych
Liczbę osób i zespołów dobieramy do skali zadania, liczby lokalizacji oraz czasu dostępnego na przeprowadzenie prac.
Przy projektach wielolokalizacyjnych działania mogą być centralnie koordynowane według jednego standardu.
Fizyczne liczenie, ważenie lub mierzenie
W zależności od rodzaju składnika ustalenie rzeczywistej ilości może wymagać przeliczenia sztuk, pomiaru albo zastosowania innego sposobu określenia ilości uzgodnionego przed realizacją.
Identyfikacja i rejestracja składników
Tam, gdzie pozwala na to specyfika projektu, wykorzystujemy kody kreskowe, identyfikatory oraz mobilne urządzenia wspierające rejestrację danych.
Podział na pola i obszary spisowe
W większych obiektach lub lokalizacjach zakres dzielimy na logiczne obszary, aby ograniczyć ryzyko pominięcia pozycji albo dwukrotnego ujęcia tego samego składnika.
Kontrola realizacji
Postęp prac i sposób wykonywania spisu podlegają kontroli zgodnie z ustaloną organizacją projektu.
Metodologia może również przewidywać kontrolne przeliczenia wskazanych pozycji lub obszarów.
doświadczony zespół
25+ lat doświadczenia w realizacji projektów spisu z natury
Doświadczenie
Na czym polega spis z natury?
Spis z natury polega na fizycznym ustaleniu rzeczywistej ilości określonych składników majątku znajdujących się w miejscu objętym spisem.
W praktyce oznacza ich policzenie, zmierzenie lub zważenie oraz zarejestrowanie wyniku w sposób umożliwiający późniejszą identyfikację i rozliczenie.
To właśnie fizyczna weryfikacja odróżnia spis z natury od innych metod inwentaryzacji, takich jak potwierdzenie sald czy weryfikacja dokumentów.
W dużych organizacjach samo liczenie jest jednak tylko jednym etapem procesu. Żeby wynik był użyteczny, potrzebne są także odpowiednie przygotowanie, jednoznaczny podział odpowiedzialności, kontrola wykonania oraz uporządkowane dane końcowe.
Cursor może przejąć operacyjną realizację fizycznego spisu, podczas gdy sposób jego księgowego rozliczenia oraz obowiązki wynikające z polityki rachunkowości pozostają po stronie klienta i osób odpowiedzialnych za ten obszar.
różnice
Spis z natury a inwentaryzacja - jaka jest różnica?
Pojęcia te są często stosowane zamiennie, ale z perspektywy procesu nie zawsze oznaczają dokładnie to samo.
Inwentaryzacja jest pojęciem szerszym. Obejmuje działania służące ustaleniu rzeczywistego stanu określonych aktywów i pasywów oraz jego odpowiedniemu odniesieniu do ewidencji.
Spis z natury jest jedną z metod wykorzystywanych w procesie inwentaryzacji. Dotyczy składników, których stan można ustalić poprzez fizyczne sprawdzenie.
Jeżeli szukasz kompleksowej usługi obejmującej różne rodzaje i metody inwentaryzacji, przejdź do głównej oferty Cursor.
Szczegółowe omówienie metod, przepisów i zasad inwentaryzacji pozostawiamy w bazie wiedzy, aby ta strona koncentrowała się na outsourcingu i profesjonalnej realizacji spisu z natury.
sprawdzony partner
Kiedy warto zlecić spis z natury zewnętrznej firmie?
Outsourcing spisu z natury jest szczególnie użyteczny wtedy, gdy samodzielne zorganizowanie odpowiedniej liczby osób, nadzoru i narzędzi oznaczałoby duże obciążenie dla organizacji.
Masz dużą liczbę pozycji do policzenia
Wraz ze wzrostem liczby składników zwiększa się znaczenie prawidłowego podziału prac, oznaczania obszarów i kontroli kompletności.
Zewnętrzny zespół pozwala zwiększyć skalę realizacji bez konieczności czasowego przenoszenia wielu własnych pracowników do zadań spisowych.
Musisz przeprowadzić spis w krótkim oknie czasowym
Część projektów musi odbyć się w ciągu jednej nocy, weekendu lub innego ściśle określonego okresu.
W takim przypadku kluczowe jest dopasowanie liczebności zespołów oraz sposobu podziału pracy do zakresu i dostępnego czasu.
Spis obejmuje wiele lokalizacji
Przy rozproszonej strukturze szczególnie ważne jest utrzymanie jednej metodologii.
Cursor może koordynować działania w wielu lokalizacjach i przygotować wspólny standard dotyczący sposobu liczenia, kontroli oraz raportowania.
Potrzebujesz niezależnego zespołu spisowego
Rozdzielenie osób na co dzień odpowiedzialnych za dane zasoby od zespołu wykonującego fizyczny spis może zwiększyć przejrzystość całego procesu.
Zewnętrzne zespoły realizują wtedy zadanie według uzgodnionej wcześniej instrukcji.
Nie chcesz odrywać własnych pracowników od podstawowych obowiązków
Duży spis z natury wymaga nie tylko czasu poświęconego na liczenie, ale również organizacji, koordynowania prac i zebrania wyników.
Outsourcing pozwala ograniczyć zakres zadań wykonywanych bezpośrednio przez personel klienta.
Przygotowujesz organizację do audytu lub zamknięcia okresu
Jeżeli potrzebujesz aktualnego i uporządkowanego obrazu rzeczywistego stanu składników, profesjonalnie przeprowadzony spis dostarcza danych potrzebnych do dalszych działań po stronie finansów i księgowości.
Przejrzysty proces od przygotowania do danych końcowych
Własne zaplecze technologiczne
Mobilne skanery i rozwiązania IT wspierają realizację projektów oraz porządkowanie zebranych danych.
Zasięg ogólnopolski
Możemy prowadzić projekty lokalne oraz działania obejmujące wiele lokalizacji w różnych częściach Polski.
Centralna koordynacja
Przy rozproszonych projektach poszczególne zespoły mogą pracować według jednej metodologii i wspólnego harmonogramu.
Raporty dopasowane do realiów rynku
Format i strukturę danych określamy przed rozpoczęciem realizacji, aby wynik mógł być dalej wykorzystany przez organizację.
Bezpieczeństwo i poufność
Prace organizujemy z uwzględnieniem zasad dostępu i bezpieczeństwa obowiązujących w lokalizacjach klienta.
partner pierwszego wyboru
Partner nr 1 w realizacji spisów z natury
Inwentaryzacje
Kompleksowa weryfikacja aktywów po fuzji z AXA
UNIQA po połączeniu z AXA stanęła przed wyzwaniem weryfikacji majątku w całej Polsce. Nowa organizacja musiała skontrolować aktywa trwałe znajdujące się w 46 oddziałach terenowych w kraju. Przygotowaliśmy i zrealizowaliśmy kompleksowy proces inwentaryzacji – od audytu przygotowawczego, przez spisy w terenie, aż po raportowanie zgodne z wymogami Klienta.
Do zadania zaangażowaliśmy 14 wyspecjalizowanych zespołów spisowych, wyposażonych w mobilne skanery i dedykowany system raportowy. Dzięki temu możliwe było szybkie, precyzyjne i w pełni zgodne z harmonogramem przeprowadzenie projektu. W efekcie UNIQA otrzymała pełny spis z natury, oszczędzając zasoby ludzkie i czas swoich pracowników.
jakość procesu
Co decyduje o jakości spisu z natury?
Wiarygodny wynik nie zależy wyłącznie od tego, czy osoby wykonujące spis potrafią policzyć dany składnik.
Największe znaczenie ma kontrola całego procesu.
01
Jednoznacznie określony zakres
Przed rozpoczęciem prac musi być wiadomo, które składniki i lokalizacje podlegają spisowi, a które pozostają poza jego zakresem.
02
Odpowiedni podział na obszary spisowe
Każda część obiektu powinna mieć jasno określoną odpowiedzialność, aby ograniczyć ryzyko pominięć i podwójnego liczenia.
03
Identyfikowalność składników
Samo podanie łącznej liczby nie zawsze wystarcza.
W zależności od projektu ważne mogą być kody, indeksy, numery seryjne, lokalizacje lub inne atrybuty pozwalające ustalić, czego dokładnie dotyczy wynik.
04
Kontrola ruchu podczas spisu
Jeżeli w czasie liczenia składniki są przemieszczane, wydawane lub przyjmowane, trzeba określić zasady postępowania z takim ruchem.
05
Procedura obsługi wyjątków
Nietypowej pozycji nie powinno się rozwiązywać według uznania pojedynczego członka zespołu.
Sposób działania w przypadku nieczytelnych oznaczeń, brakujących identyfikatorów czy innych odstępstw powinien zostać ustalony z wyprzedzeniem.
06
Kontrolne przeliczenia
W uzgodnionych przypadkach wynik może zostać poddany dodatkowej weryfikacji, np. przez ponowne policzenie określonego obszaru lub pozycji.
Zbigniew Puchała
Dyrektor ds. projektów spisu z natury
FAQs
Czy spis z natury można zlecić zewnętrznej firmie?
Ile kosztuje zlecenie spisu z natury?
Ile trwa profesjonalny spis z natury?
Czy Cursor realizuje spisy z natury w całej Polsce?
Czy spis może odbyć się poza godzinami pracy?
Czy zewnętrzny zespół może wykonać spis bez udziału pracowników klienta?
Czy można przeprowadzić spis w wielu lokalizacjach jednocześnie?
Czy Cursor wykorzystuje skanery podczas spisu?
Czy spis z natury zawsze polega na liczeniu sztuk?
Czy wynik spisu może zostać przygotowany w Excelu lub CSV?
Czy Cursor rozlicza różnice inwentaryzacyjne?
Czym różni się spis z natury od inwentaryzacji ciągłej?
Czym różni się spis z natury magazynu od spisu w sklepie?
zakres realizacji
Co można objąć spisem z natury?
Zakres powinien wynikać z celu projektu i rodzaju składników znajdujących się w danej organizacji.
W projektach operacyjnych spisem mogą być obejmowane między innymi fizycznie identyfikowalne:
- towary,
- materiały,
- surowce,
- półprodukty,
- produkty gotowe,
- wyposażenie,
- wybrane aktywa trwałe,
- urządzenia,
- materiały eksploatacyjne,
- inne składniki możliwe do fizycznej identyfikacji i policzenia.
Nie każdy rodzaj aktywów inwentaryzuje się jednak tą samą metodą.
Dlatego przed projektem należy określić, czy dla danego składnika właściwy jest fizyczny spis, czy inna metoda inwentaryzacji.
personalizacja oferty
Spis z natury dopasowany do miejsca realizacji
Metoda jest wspólna, ale sposób organizacji fizycznego spisu zależy od środowiska.
Spis z natury w magazynie
W magazynach istotne są m.in. lokalizacje, jednostki logistyczne, strefy składowania, sposób identyfikowania zapasów oraz kontrola ruchu podczas liczenia.
Szczegółowo opisujemy ten typ realizacji na osobnej stronie, aby nie mieszać intencji magazynowej z ogólną usługą spisu.
Spis z natury w sklepie
W punkcie sprzedaży trzeba uwzględnić m.in. salę sprzedaży, zaplecze, dodatkowe ekspozycje oraz ruch towaru związany z bieżącą sprzedażą.
Jeżeli szukasz firmy do realizacji spisów dla pojedynczego sklepu albo całej sieci, przejdź do dedykowanej usługi retailowej.
Spis z natury w wielu oddziałach
W organizacjach posiadających rozproszoną strukturę kluczowe stają się harmonogram, skalowanie zespołów i utrzymanie jednego standardu danych we wszystkich lokalizacjach.
Cursor może prowadzić takie projekty z centralną koordynacją.
efekt spisu
Jakie dane powstają podczas spisu z natury?
W dużej organizacji samodzielne przeprowadzenie spisu oznacza często oddelegowanie dziesiątek pracowników od ich podstawowych obowiązków.
Zakres danych zależy od projektu.
Wynik może obejmować między innymi:
- nazwę lub identyfikator składnika,
- indeks,
- kod kreskowy,
- numer seryjny, jeśli jest objęty zakresem,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną podczas spisu,
- lokalizację,
- obszar spisowy,
- oznaczenie pozycji wymagającej dodatkowej kontroli,
- inne uzgodnione atrybuty.
To, jakie pola mają być rejestrowane, powinno zostać ustalone przed rozpoczęciem fizycznego liczenia.
Pozwala to od początku zbierać dane w sposób odpowiadający temu, do czego klient będzie ich później potrzebował.
Jeżeli szukasz informacji o formalnym wypełnianiu arkusza spisowego, zobacz osobny poradnik Cursor: Jak prawidłowo wypełnić spis z natury (remanent)? Kompletny przewodnik dla firm
odpowiedzialność
Co może przejąć zewnętrzna firma, a co pozostaje po stronie klienta?
Cursor może odpowiadać za uzgodniony zakres operacyjny, np.:
- przygotowanie organizacji projektu,
- zapewnienie zespołów,
- koordynację prac,
- przeprowadzenie fizycznego spisu,
- rejestrację danych,
- kontrolne przeliczenia,
- przygotowanie wyników.
Po stronie klienta pozostają natomiast kwestie wynikające z jego wewnętrznych kompetencji oraz odpowiedzialności księgowej, w szczególności zatwierdzenie zasad inwentaryzacji, odpowiednia wycena, porównanie z księgami i rozliczenie różnic — chyba że konkretny zakres współpracy zostanie ustalony inaczej.
Takie rozdzielenie odpowiedzialności powinno być jasno określone jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
PRAWO I RACHUNKOWOŚĆ
Spis z natury a ustawa o rachunkowości
Spis z natury jest jedną z metod inwentaryzacji przewidzianych w ustawie o rachunkowości.
W odniesieniu do wskazanych w przepisach składników proces obejmuje ustalenie ilości z natury, ich wycenę, porównanie z odpowiednimi danymi księgowymi oraz wyjaśnienie i rozliczenie stwierdzonych różnic.
Przepisy wymagają również odpowiedniego udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji.
Nie oznacza to jednak, że każdy składnik majątku albo każdą organizację obowiązują identyczne zasady i terminy.
Dlatego na tej stronie nie powielamy szczegółowego poradnika prawnego.
Jeżeli chcesz sprawdzić podstawy prawne, terminy oraz różne metody inwentaryzacji, przejdź do dedykowanej bazy wiedzy.
różnice
Czy spis z natury i remanent oznaczają to samo?
W języku biznesowym i potocznym określenie „remanent” jest bardzo często używane w odniesieniu do fizycznego spisu towarów.
Zakres formalny poszczególnych pojęć może jednak zależeć od kontekstu rachunkowego i podatkowego.
Dlatego na stronie usługowej używamy przede wszystkim określenia spis z natury, ponieważ opisuje ono konkretny sposób ustalenia faktycznego stanu składników poprzez ich fizyczną weryfikację.
Szczegółowe różnice pomiędzy pojęciami opisujemy osobno w bazie wiedzy: Remanent a inwentaryzacja. Czym się różnią i kiedy się je wykonuje?