Inwentaryzacja środków trwałych. Weryfikujemy majątek tam, gdzie naprawdę się znajduje.

Inwentaryzacja środków trwałych to proces ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku przedsiębiorstwa oraz porównania go z prowadzoną ewidencją.

W przypadku aktywów fizycznych proces najczęściej obejmuje ich identyfikację w miejscu użytkowania, sprawdzenie oznaczeń, ustalenie lokalizacji oraz zestawienie wyników z danymi znajdującymi się w ewidencji.

Celem jest nie tylko potwierdzenie liczby aktywów.

Prawidłowo przygotowana inwentaryzacja pozwala również wykrywać:

• aktywa znajdujące się w innych lokalizacjach niż wskazane w bazie,
• nieaktualne lub brakujące oznaczenia,
• składniki majątku nieuwzględnione w ewidencji,
• pozycje ewidencyjne, których nie udało się odnaleźć,
• rozbieżności wymagające dalszego wyjaśnienia.

Wynik stanowi podstawę do dalszych działań po stronie organizacji odpowiedzialnych za rachunkowość, administrację i zarządzanie majątkiem.

Spis z natury polega na fizycznym ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów.

W praktyce osoba wykonująca spis identyfikuje konkretny składnik majątku, rejestruje jego oznaczenie i lokalizację oraz pozostałe informacje określone w instrukcji projektu.

Jeśli aktywa posiadają kody kreskowe lub inne elektroniczne oznaczenia, proces można usprawnić przy pomocy mobilnych skanerów.

W przypadku brakujących oznaczeń inwentaryzację można połączyć z tagowaniem.

Efektem jest rzeczywista baza aktywów zarejestrowanych podczas spisu, którą następnie można zestawić z istniejącą ewidencją.

W dużej organizacji samodzielne przeprowadzenie spisu oznacza często oddelegowanie dziesiątek pracowników od ich podstawowych obowiązków.

Do tego dochodzą szkolenia, koordynacja, sprzęt, kontrola wykonania, zebranie wyników z wielu lokalizacji oraz obsługa niezgodności.

Outsourcing pozwala oddzielić codzienną pracę organizacji od operacyjnej realizacji spisu.

• Nie musisz budować zespołu tylko na potrzeby projektu - Zapewniamy strukturę ludzi, koordynację i nadzór operacyjny.
• Zachowujesz jeden standard w całej organizacji - Zespoły pracują według tej samej metodologii niezależnie od miasta czy lokalizacji.
• Ograniczasz zaangażowanie własnych pracowników - Twój zespół wspiera projekt tam, gdzie jest to potrzebne, ale nie musi samodzielnie wykonywać całej pracy terenowej.
• Zyskujesz niezależne dane - Fizyczny spis prowadzony przez zewnętrzny zespół pozwala skonfrontować istniejącą ewidencję ze stanem rzeczywistym.
• Możesz szybciej przeprowadzić projekt obejmujący wiele placówek - Równoległa praca kilku lub kilkunastu zespołów pozwala obsłużyć duże projekty w kontrolowanym harmonogramie.

Przejrzysty proces od pierwszego pliku do raportu

Przed rozpoczęciem prac ustalamy sposób identyfikacji aktywów, strukturę lokalizacji, harmonogram, metodę raportowania oraz zasady postępowania z niezgodnościami.

Zespoły, które możemy skalować

Nie musisz rekrutować ludzi do krótkotrwałego projektu. Budujemy strukturę dopasowaną do jego rozmiaru oraz harmonogramu.

Centralna koordynacja działań w całej Polsce

Rozproszone lokalizacje nie muszą oznaczać rozproszonej odpowiedzialności. Projekt prowadzony jest według jednego standardu i centralnego harmonogramu.

Technologia dopasowana do Twojej ewidencji

Pracujemy z mobilnymi skanerami, kodami, etykietami i RFID. Nie narzucamy technologii dla samej technologii – dobieramy rozwiązanie do danych i celu projektu.

Wynik, z którego możesz dalej korzystać

Od początku projektujemy strukturę danych tak, aby wynik inwentaryzacji był użyteczny dla finansów, controllingu, administracji, IT czy zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie majątkiem.

Bezpieczeństwo i poufność

Inwentaryzacja środków trwałych może oznaczać dostęp do informacji o lokalizacjach, wyposażeniu i wewnętrznej strukturze firmy. Dlatego sposób pracy dopasowujemy do zasad bezpieczeństwa obowiązujących u klienta.

Ustawa o rachunkowości określa zasady inwentaryzacji składników aktywów, w tym środków trwałych.

W zależności od rodzaju składnika majątku i konkretnych okoliczności właściwą metodą może być m.in. spis z natury albo weryfikacja danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Przepisy określają również terminy i częstotliwość wykonywania inwentaryzacji dla różnych kategorii aktywów. Dlatego przed rozpoczęciem projektu zakres i metoda powinny zostać dostosowane do sytuacji konkretnej jednostki oraz jej zasad rachunkowości.

Rolą Cursor może być przejęcie operacyjnej realizacji procesu: przygotowania zespołów, fizycznego spisu, zbierania danych, kontroli oraz raportowania.

Za przyjęcie odpowiednich zasad rachunkowości oraz księgowe rozliczenie wyników odpowiada organizacja klienta i wskazane przez nią osoby.

Inwentaryzacja jest dobrym momentem, aby uporządkować również system identyfikacji majątku. Możemy połączyć fizyczny spis z oznaczaniem aktywów.

W zależności od przyjętego rozwiązania wykorzystujemy:

• etykiety identyfikacyjne,
• kody kreskowe,
• rozwiązania RFID,
• numerację zgodną z systemem klienta.

Każde oznaczenie powinno jednoznacznie wskazywać konkretny składnik majątku i umożliwiać jego łatwiejszą identyfikację podczas kolejnych kontroli.

W efekcie następna inwentaryzacja może przebiegać szybciej, a bieżące zarządzanie aktywami staje się prostsze.

Jednym z największych wyzwań podczas dużej inwentaryzacji jest nie samo zebranie danych, ale doprowadzenie ich do formy, którą można później wykorzystać.

Dlatego format wyniku ustalamy przed rozpoczęciem projektu.

Możemy przygotować dane tak, aby możliwe było ich dalsze przetwarzanie lub import do systemów wykorzystywanych przez klienta.

W zależności od potrzeb przekazujemy m.in.:

• identyfikator aktywa,
• kod lub numer inwentarzowy,
• rzeczywistą lokalizację,
• status pozycji,
• informacje o wykrytej rozbieżności,
• inne pola uzgodnione na etapie projektowania procesu.

Dzięki temu projekt nie kończy się plikiem, który trzeba od nowa ręcznie opracować.

INajwiększym wyzwaniem przy inwentaryzacji wielolokalizacyjnej jest utrzymanie jednego standardu danych i sposobu pracy.

Jeśli każdy oddział przeprowadza spis samodzielnie, mogą pojawić się różnice w sposobie interpretacji danych, nazewnictwie czy dokumentowaniu wyjątków.

Dlatego przy dużych projektach budujemy centralnie zarządzany proces.

Obejmuje on:

• jeden standard spisu,
• wspólną instrukcję dla wszystkich zespołów,
• harmonogram lokalizacji,
• centralną koordynację,
• jednolity sposób rejestrowania wyjątków,
• wspólne raportowanie.

Pozwala to prowadzić równolegle działania w wielu miejscach i następnie połączyć ich wyniki w jeden uporządkowany zbiór danych.

Jednym z największych wyzwań podczas dużej inwentaryzacji jest nie sTo dwa różne rodzaje projektów.

Inwentaryzacja środków trwałych koncentruje się na majątku wykorzystywanym przez organizację przez dłuższy czas – np. sprzęcie, urządzeniach czy wyposażeniu – oraz jego identyfikacji i zgodności z ewidencją.

Inwentaryzacja magazynowa koncentruje się przede wszystkim na zapasach, towarach, materiałach i ich ilościach znajdujących się w magazynie lub punkcie sprzedaży.

Oba procesy wykorzystują podobne kompetencje operacyjne i technologie, ale różnią się celem, strukturą danych oraz sposobem przygotowania projektu.

Jeśli potrzebujesz inwentaryzacji towarów, zapasów lub magazynu, zobacz naszą szerszą ofertę usług inwentaryzacyjnych.