Inwentaryzacja sklepów i sieci handlowych. Jeden standard w każdym punkcie sprzedaży.

Inwentaryzacja sklepu to fizyczne ustalenie rzeczywistego stanu towarów znajdujących się w punkcie sprzedaży i zestawienie zebranych informacji z ewidencją prowadzoną przez przedsiębiorstwo.

W przypadku sklepu szczególne znaczenie ma to, że zapas nie znajduje się wyłącznie w jednym miejscu.

Produkty mogą być rozmieszczone na:

• półkach sprzedażowych,
• ekspozycjach dodatkowych,
• zapleczu,
• wyspach lub standach,
• strefach kasowych,
• miejscach przeznaczonych na zwroty lub towary uszkodzone,
• innych obszarach wynikających z formatu placówki.

Dlatego skuteczny spis wymaga wcześniejszego ustalenia, które przestrzenie należą do danego obszaru spisowego i w jaki sposób potwierdzane jest zakończenie ich liczenia.

Jeżeli szukasz szerszego wyjaśnienia metod inwentaryzacji, zasad spisu z natury i obowiązków przedsiębiorstwa, zobacz główną sekcję wiedzy Cursor poświęconą inwentaryzacjom.

Oba procesy służą ustaleniu rzeczywistego stanu zapasów, ale środowisko pracy jest inne.

W sklepie zapas jest jednocześnie elementem procesu sprzedaży.

Produkty są przenoszone pomiędzy zapleczem i półką, sprzedawane klientom, zwracane, umieszczane na dodatkowych ekspozycjach i przemieszczane przez personel.

W centrum dystrybucyjnym większe znaczenie mają natomiast struktury lokalizacji magazynowych, jednostki logistyczne, palety, strefy kompletacji i procesy magazynowe.

Dlatego inwentaryzacja sklepu wymaga metodologii dopasowanej do punktu sprzedaży, a nie prostego przeniesienia procesu stworzonego dla inwentaryzacji magazynu.

W przypadku sieci handlowej największym wyzwaniem jest zapewnienie porównywalności pracy wykonanej w różnych placówkach.

Jeżeli każdy sklep sam interpretuje zasady spisu, łatwo o różnice w sposobie traktowania zaplecza, dodatkowych ekspozycji, towarów uszkodzonych czy pozycji wymagających ponownej kontroli.

Dlatego projekt dla sieci powinien mieć centralny standard.

W praktyce oznacza to:

• wspólną instrukcję dla wszystkich zespołów,
• jednolite zasady identyfikacji produktów,
• wspólny sposób podziału sklepu na strefy,
• tę samą procedurę obsługi wyjątków,
• jasno zdefiniowane kontrole,
• centralny harmonogram lokalizacji,
• ujednoliconą strukturę raportowania.

Dopiero wtedy wyniki pochodzące z wielu placówek można traktować jako element jednego projektu, a nie zbiór niezależnych spisów.

Jednym z najważniejszych założeń projektu retailowego jest ograniczenie konfliktu pomiędzy fizycznym liczeniem a normalnym ruchem towarów.

Z tego powodu inwentaryzacje mogą być planowane po zamknięciu placówki, w godzinach nocnych albo w innym okresie, w którym ruch produktów można odpowiednio kontrolować.

Nie oznacza to jednak, że wystarczy pojawić się w sklepie po jego zamknięciu.

Trzeba wcześniej ustalić m.in. moment zakończenia sprzedaży, status ostatnich transakcji, zasady dotyczące dostaw i przesunięć, dostęp do zaplecza oraz moment, od którego dany obszar można uznać za gotowy do liczenia.

Przy krótkim oknie nocnym szczególne znaczenie ma także właściwe dobranie liczby osób.

Zbyt mały zespół wydłuża pracę. Zbyt duży, źle podzielony zespół może natomiast powodować nakładanie się obszarów spisowych.

Dlatego liczbę osób powinno się dobierać do rzeczywistego zakresu prac i organizacji konkretnej placówki, a nie wyłącznie do jej powierzchni.

Wynik fizycznego spisu pozwala zestawić rzeczywisty stan towarów z informacją wynikającą z systemu.

Może to ujawnić między innymi:

• niedobory,
• nadwyżki,
• nieprawidłową identyfikację produktu,
• zapas znajdujący się w innej części sklepu niż zakładano,
• pozycje wymagające kontrolnego przeliczenia,
• sytuacje wymagające dalszego wyjaśnienia przez klienta.

Sam spis nie wskazuje automatycznie przyczyny każdej różnicy.

Rozbieżności mogą wynikać z różnych procesów zachodzących wcześniej w sklepie. Zadaniem rzetelnej inwentaryzacji jest przede wszystkim dostarczenie wiarygodnego stanu rzeczywistego, który pozwala rozpocząć ich analizę.

Dobrze zaplanowany spis pozwala przede wszystkim uzyskać System sprzedażowy pokazuje stan wynikający z zarejestrowanych operacji. Fizyczna inwentaryzacja odpowiada na inne pytanie: ile produktów faktycznie znajduje się w sklepie w momencie spisu?

Porównanie tych dwóch informacji pozwala określić różnice wymagające dalszego wyjaśnienia.

Przed rozpoczęciem projektu warto dlatego uzgodnić:

• jakie identyfikatory produktów będą wykorzystywane,
• jakie informacje otrzymają zespoły spisowe,
• jakie dane zostaną zebrane,
• jak będą oznaczane pozycje wyjątkowe,
• w jakiej strukturze zostanie przekazany wynik.

Cursor może przygotować dane w uzgodnionym formacie, tak aby ich dalsza analiza nie wymagała budowania całej struktury wyniku od początku.

Dobre przygotowanie placówki pozwala ograniczyć liczbę sytuacji wymagających wyjaśniania już podczas spisu.

Przed rozpoczęciem prac warto zadbać przede wszystkim o uporządkowanie towaru, dostęp do wszystkich stref objętych projektem, jasne oddzielenie produktów o niestandardowym statusie oraz ustalenie zasad dotyczących ruchu zapasu podczas liczenia.

Szczegółową procedurę przygotowania i przeprowadzania inwentaryzacji opisujemy oddzielnie w bazie wiedzy, aby ta strona pozostała skoncentrowana na wyborze i zakresie usługi.

Nie istnieje jedna częstotliwość operacyjna odpowiednia dla każdej sieci.

Na sposób planowania kontroli wpływają m.in. rodzaj zapasu, skala sprzedaży, częstotliwość rotacji produktów, polityka rachunkowości i model kontroli wewnętrznej.

Niektóre organizacje prowadzą pełne inwentaryzacje okresowe, inne uzupełniają je kontrolami cyklicznymi lub rozwiązaniami ciągłymi.

Ponieważ jest to osobne zagadnienie informacyjne, szczegółowe omówienie terminów i częstotliwości inwentaryzacji znajduje się w dedykowanym poradniku Cursor.

Fizyczny spis zapasów może stanowić element procesu inwentaryzacji prowadzonego zgodnie z zasadami rachunkowości obowiązującymi w przedsiębiorstwie.

Przepisy określają m.in. metody oraz terminy inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów.

Zakres obowiązków zależy jednak od konkretnej sytuacji jednostki, dlatego kwestie dotyczące przyjętej metody, terminów i księgowego rozliczenia wyników powinny być każdorazowo oceniane przez osoby odpowiedzialne za rachunkowość po stronie klienta.

Cursor może odpowiadać za operacyjną realizację fizycznego spisu, zespoły, narzędzia, kontrolę wykonania i przygotowanie danych.

Szczegółowe omówienie przepisów znajduje się w dedykowanym artykule o ustawie o rachunkowości.

Jeżeli potrzebujesz zewnętrznej firmy, która przejmie operacyjną realizację inwentaryzacji sklepów, przygotujemy model dopasowany do Twojej sieci.

Możemy zaplanować zespoły, harmonogram lokalizacji, metodologię spisu, sposób kontroli i strukturę raportowania.

Przekaż nam liczbę sklepów, ich lokalizacje, orientacyjną skalę asortymentu i planowany termin.

Na tej podstawie omówimy możliwy sposób realizacji projektu.