inwentaryzacja magazynu
Inwentaryzacja magazynów i centrów dystrybucyjnych
Inwentaryzacja magazynu pozwala ustalić rzeczywisty stan zapasów i zweryfikować, czy towary, materiały oraz produkty znajdujące się fizycznie w obiekcie odpowiadają danym zapisanym w systemach magazynowych i księgowych.
W Cursor realizujemy inwentaryzacje magazynowe dla średnich i dużych organizacji, w tym zakładów produkcyjnych, magazynów centralnych, centrów dystrybucyjnych oraz obiektów obsługujących dużą liczbę SKU i intensywne przepływy towarowe.
Zapewniamy zespoły spisowe, koordynację projektu, mobilne skanery, własne rozwiązania IT i raportowanie dopasowane do sposobu pracy klienta. Proces projektujemy tak, aby fizyczne liczenie zapasów było możliwie precyzyjne, kontrolowalne i jak najmniej ingerowało w bieżące operacje magazynu. Cursor komunikuje obecnie ponad 25 lat doświadczenia w realizacji usług inwentaryzacyjnych oraz możliwość prowadzenia projektów w skali ogólnopolskiej.
Zbigniew Puchała
Dyrektor ds. inwentaryzacji
partner pierwszego wyboru
Firma do inwentaryzacji magazynu przygotowana na duże projekty
Duży magazyn lub centrum dystrybucyjne to zupełnie inne środowisko niż sklep czy biuro. Liczą się nie tylko liczba produktów i dokładność spisu, ale również struktura lokalizacji, jednostki logistyczne, ruch towaru, dostępność poszczególnych stref oraz ograniczone okno czasowe na przeprowadzenie prac.
Dlatego inwentaryzację magazynową traktujemy jako projekt operacyjny, a nie samo liczenie produktów.
Przed rozpoczęciem prac ustalamy metodę spisu, sposób podziału magazynu, harmonogram, strukturę zespołów, zasady kontroli wyników i format danych końcowych. Przy dużych realizacjach możemy skalować liczbę osób i prowadzić działania według jednego, centralnie zarządzanego standardu.
oferta
Kompleksowa inwentaryzacja stanów magazynowych
Celem inwentaryzacji magazynowej jest ustalenie faktycznej ilości zapasów oraz stworzenie wiarygodnego zbioru danych, który można porównać ze stanem wynikającym z WMS, ERP lub ewidencji księgowej.
Zakres może obejmować m.in.:
- przygotowanie metodologii i harmonogramu spisu,
- podział magazynu na sektory i obszary spisowe,
- fizyczne liczenie towarów, materiałów i produktów,
- skanowanie kodów kreskowych,
- rejestrację stanów według uzgodnionych jednostek miary,
- oznaczanie lokalizacji i pozycji wymagających dodatkowej weryfikacji,
- kontrolne przeliczenia wybranych pozycji,
- rejestrowanie niedoborów i nadwyżek,
- porównanie wyniku z danymi przekazanymi przez klienta,
- przygotowanie raportu do dalszego rozliczenia.
podstawowe pojęcia
Czym jest inwentaryzacja magazynu?
TInwentaryzacja magazynu to proces ustalenia rzeczywistego stanu zapasów znajdujących się w magazynie i porównania go z prowadzoną ewidencją.
Najczęściej obejmuje towary handlowe, materiały, surowce, półprodukty, produkty gotowe lub inne zapasy przechowywane w obiekcie.
Podstawową metodą weryfikacji fizycznych zapasów jest spis z natury, czyli faktyczne policzenie, zmierzenie lub zważenie określonych składników i odpowiednie udokumentowanie wyniku.
W praktyce profesjonalna inwentaryzacja magazynowa nie kończy się jednak na samym zliczeniu produktów. Trzeba jeszcze zapewnić prawidłową identyfikację pozycji, przypisać je do właściwych lokalizacji, kontrolować kompletność spisu, obsłużyć wyjątki oraz przygotować dane umożliwiające analizę różnic.
Wyzwania
Co jest największym wyzwaniem podczas inwentaryzacji dużego magazynu?
Im większa powierzchnia magazynu, liczba lokalizacji i liczba SKU, tym ważniejsze staje się przygotowanie procesu przed rozpoczęciem liczenia.
W centrum dystrybucyjnym problemem może być nie tylko liczba produktów, ale również:
- ten sam SKU występujący w wielu lokalizacjach,
- zapas znajdujący się jednocześnie w strefach składowania, kompletacji lub przyjęć,
- opakowania zbiorcze i różne jednostki logistyczne,
- produkty wymagające ważenia lub pomiaru,
- towary uszkodzone, zwroty lub zapasy wymagające osobnej klasyfikacji,
- ruch towaru odbywający się w trakcie prowadzenia spisu,
- ograniczony dostęp do części zapasu,
- konieczność zakończenia procesu w ściśle określonym oknie operacyjnym.
Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem inwentaryzacji określamy zasady identyfikowania zapasu i postępowania z sytuacjami niestandardowymi. Dzięki temu zespoły spisowe pracują według jednej metodologii, a wynik można później jednoznacznie zinterpretować.
sprawdzony partner
Kiedy warto zlecić inwentaryzację magazynu zewnętrznej firmie?
Outsourcing inwentaryzacji magazynowej pozwala oddzielić codzienną obsługę magazynu od fizycznego przeprowadzania spisu. Ma to szczególne znaczenie w dużych obiektach, w których samodzielna organizacja projektu oznacza konieczność czasowego oddelegowania dużej liczby pracowników.
Masz duży magazyn i ograniczone okno na wykonanie spisu
Jeżeli inwentaryzacja musi zakończyć się w ciągu jednej nocy, weekendu lub innego określonego okna operacyjnego, potrzebny jest zespół dopasowany do wielkości zadania.
W Cursor projektujemy strukturę realizacji w odniesieniu do zakresu, liczby pozycji i dostępnego czasu.
Nie chcesz angażować całego zespołu magazynowego w liczenie
Pracownicy magazynu są potrzebni przede wszystkim do zapewnienia ciągłości logistyki. Przekazanie fizycznego spisu zewnętrznym zespołom pozwala ograniczyć liczbę własnych osób potrzebnych do wykonania projektu.
Personel klienta może skoncentrować się na przekazaniu wiedzy operacyjnej, obsłudze wyjątków i późniejszym rozliczeniu wyniku.
Potrzebujesz niezależnej weryfikacji stanów
W niektórych projektach kluczową wartością jest rozdzielenie osób odpowiedzialnych za codzienną gospodarkę magazynową od osób wykonujących fizyczne liczenie.
Zewnętrzny zespół prowadzi spis według wcześniej uzgodnionej metodologii i przekazuje jego wynik do dalszego porównania z ewidencją.
Masz dużą liczbę SKU lub wiele lokalizacji magazynowych
Przy tysiącach pozycji i rozbudowanej strukturze lokalizacji podstawowym problemem staje się kontrola kompletności spisu.
Projekt dzielimy na logiczne obszary i stosujemy jeden standard zbierania danych dla wszystkich zespołów.
Potrzebujesz danych przygotowanych do dalszej pracy w ERP lub WMS
Wynik inwentaryzacji powinien być użyteczny także po zakończeniu fizycznego liczenia.
Dlatego sposób rejestracji danych oraz format wyniku uzgadniamy przed rozpoczęciem realizacji. Cursor deklaruje możliwość przekazywania raportów m.in. w formatach Excel, CSV i PDF oraz dostosowania danych do systemów klienta.
Planujesz reorganizację magazynu, audyt stanów lub zmiany w sposobie zarządzania zapasami
Przed wdrożeniem zmian w organizacji magazynu warto dokładnie zweryfikować rzeczywisty stan towarów i materiałów. Inwentaryzacja magazynowa pozwala uporządkować dane, wykryć ewentualne rozbieżności i zyskać wiarygodny punkt odniesienia do dalszych decyzji operacyjnych.
Razem wyznaczamy kierunek progresu
Proces zaprojektowany pod konkretny magazyn
Nie korzystamy z jednej metodologii niezależnie od rodzaju obiektu. Inaczej wygląda projekt dla magazynu produkcyjnego, inaczej dla magazynu centralnego, a jeszcze inaczej dla centrum dystrybucyjnego pracującego praktycznie przez całą dobę.
Skalowalne zespoły spisowe
Liczbę zespołów i sposób podziału pracy dopasowujemy do wielkości magazynu oraz dostępnego czasu realizacji.
Własne zaplecze technologiczne
Mobilne skanery i dedykowane rozwiązania informatyczne wspierają zespoły od etapu przygotowania danych po raportowanie wyniku.
Raporty dopasowane do systemów klienta
Dane możemy przygotować w uzgodnionej strukturze i formacie, tak aby ograniczyć ręczne przetwarzanie wyniku po zakończeniu spisu.
Ogólnopolska realizacja
Cursor posiada strukturę umożliwiającą realizację projektów inwentaryzacyjnych w różnych lokalizacjach na terenie Polski.
Bezpieczeństwo danych i procesu inwentaryzacyjnego
Sposób organizacji prac dopasowujemy do wymogów bezpieczeństwa, kontroli dostępu i procedur obowiązujących w obiekcie klienta.
partner pierwszego wyboru
Doświadczenie w inwentaryzacji magazynów potwierdzone w praktyce
Inwentaryzacje
Kompleksowa weryfikacja aktywów po fuzji z AXA
UNIQA po połączeniu z AXA stanęła przed wyzwaniem weryfikacji majątku w całej Polsce. Nowa organizacja musiała skontrolować aktywa trwałe znajdujące się w 46 oddziałach terenowych w kraju. Przygotowaliśmy i zrealizowaliśmy kompleksowy proces inwentaryzacji – od audytu przygotowawczego, przez spisy w terenie, aż po raportowanie zgodne z wymogami Klienta.
Do zadania zaangażowaliśmy 14 wyspecjalizowanych zespołów spisowych, wyposażonych w mobilne skanery i dedykowany system raportowy. Dzięki temu możliwe było szybkie, precyzyjne i w pełni zgodne z harmonogramem przeprowadzenie projektu. W efekcie UNIQA otrzymała pełny spis z natury, oszczędzając zasoby ludzkie i czas swoich pracowników.
PROGRES WYMAGAJĄCY PRECYZJI
Jak przebiega inwentaryzacja magazynu z Cursor?
01
Kontakt i brief projektowy
Poznajemy rodzaj magazynu, orientacyjną liczbę SKU, strukturę lokalizacji, termin realizacji oraz oczekiwany rezultat.
02
Analiza obiektu i danych
Weryfikujemy specyfikę zapasu, sposób jego identyfikacji, dostępność poszczególnych obszarów oraz dane wejściowe.
Przy bardziej złożonych projektach rekomendowana jest wizja lokalna.
03
Ustalenie metodologii spisu
Określamy m.in. jednostki liczenia, strukturę sektorów, zasady pracy z opakowaniami zbiorczymi, sposób oznaczania pozycji przeliczonych i procedurę obsługi niezgodności.
04
Harmonogram i przygotowanie zespołów
Dobieramy liczbę osób oraz strukturę koordynacji do wielkości obiektu i dostępnego okna czasowego.
Przygotowujemy dane robocze i narzędzia.
05
Realizacja inwentaryzacji magazynowej
Zespoły wykonują fizyczny spis według ustalonej metodologii.
Postęp prac i kompletność poszczególnych stref są kontrolowane przez osoby odpowiedzialne za koordynację.
06
Kontrola i dodatkowe przeliczenia
Pozycje wymagające weryfikacji mogą zostać ponownie przeliczone według ustalonych wcześniej zasad.
07
Raportowanie i zamknięcie projektu
Porządkujemy wynik i przekazujemy dane w uzgodnionym formacie do dalszego porównania oraz rozliczenia po stronie klienta.
Zbigniew Puchała
Account Director
FAQs
Czy inwentaryzację magazynu można zlecić firmie zewnętrznej?
Ile kosztuje profesjonalna inwentaryzacja magazynu?
Ile trwa inwentaryzacja dużego magazynu?
Czy podczas inwentaryzacji magazyn musi zostać zamknięty?
Czy Cursor może pracować z danymi z WMS lub ERP?
Czy podczas inwentaryzacji można ponownie przeliczyć pozycje, dla których występuje różnica?
Czy Cursor realizuje inwentaryzacje magazynów w całej Polsce?
Czym różni się inwentaryzacja magazynowa od inwentaryzacji środków trwałych?
Rodzaje
Jakie rodzaje inwentaryzacji magazynowej można zastosować?
Sposób przeprowadzenia kontroli zapasów powinien wynikać z celu biznesowego, organizacji magazynu oraz zasad rachunkowości obowiązujących w konkretnej jednostce.
Pełna inwentaryzacja magazynu
Obejmuje całość zapasów znajdujących się w określonym magazynie lub zdefiniowanym obszarze na przyjęty moment.
Stosuje się ją m.in. przy zamknięciu okresu, zmianie operatora, reorganizacji magazynu lub wtedy, gdy przedsiębiorstwo potrzebuje całościowej weryfikacji stanów.
Inwentaryzacja cykliczna
Polega na regularnym liczeniu określonych grup produktów lub lokalizacji bez każdorazowego obejmowania spisem całego magazynu.
Może służyć do bieżącej kontroli dokładności stanów i szybszego wykrywania źródeł różnic.
Inwentaryzacja ciągła
Zakłada systematyczne obejmowanie spisem kolejnych części zapasu według przygotowanego harmonogramu.
Jest szczególnie przydatna tam, gdzie całkowite zatrzymanie dużego obiektu byłoby trudne operacyjnie.
Inwentaryzacja kontrolna lub częściowa
Dotyczy konkretnego asortymentu, lokalizacji, sektora magazynu albo grupy pozycji, które wymagają dodatkowej weryfikacji.
Może być wykonywana niezależnie od pełnego spisu.
USTAWA O RACHUNKOWOŚCI
Inwentaryzacja zapasów w magazynie a przepisy
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości rzeczowe składniki aktywów obrotowych są co do zasady obejmowane inwentaryzacją drogą spisu z natury, a wyniki należy porównać z odpowiednimi danymi księgowymi i rozliczyć wykryte różnice. Art. 27 wymaga również odpowiedniego udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji.
Przepisy przewidują jednocześnie szczególne zasady dotyczące terminów i częstotliwości. Przykładowo w przypadku zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, ustawowy warunek częstotliwości może zostać spełniony poprzez przeprowadzenie inwentaryzacji raz w ciągu dwóch lat.
Dlatego częstotliwość i sposób przeprowadzenia spisu należy zawsze odnieść do konkretnego rodzaju zapasów, warunków ich przechowywania i zasad rachunkowości obowiązujących w danej organizacji.
Rolą Cursor może być operacyjne przygotowanie i wykonanie procesu. Za przyjęcie właściwych zasad rachunkowości i księgowe rozliczenie wyniku odpowiada klient oraz wskazane przez niego osoby.
przygotowanie
Jak przygotować magazyn do inwentaryzacji?
Jakość wyniku zależy nie tylko od pracy zespołów spisowych. Równie ważne jest przygotowanie magazynu.
Przed rozpoczęciem spisu warto:
- określić moment, na który ustalany jest stan zapasów;
- uporządkować i jednoznacznie oznaczyć lokalizacje;
- rozdzielić zapasy pełnowartościowe, uszkodzone, zwroty i inne wyjątki;
- zidentyfikować towary znajdujące się poza standardowymi miejscami składowania;
- ustalić zasady obsługi przyjęć, wydań i przesunięć podczas spisu;
- przygotować dane referencyjne wykorzystywane do identyfikowania produktów;
- ustalić sposób postępowania z zapasem bez kodu lub z nieczytelnym oznaczeniem;
- zapewnić bezpieczny dostęp do wszystkich obszarów objętych liczeniem;
- wskazać osoby po stronie klienta odpowiedzialne za obsługę sytuacji wyjątkowych.
Dobre przygotowanie inwentaryzacji skraca czas poświęcany na wyjaśnianie wyjątków już podczas samego spisu i ułatwia kontrolę kompletności.
timeline
Od czego zależy czas inwentaryzacji magazynu?
Sama powierzchnia magazynu nie wystarcza do oszacowania czasu potrzebnego na spis.
Dwa obiekty o podobnej powierzchni mogą wymagać zupełnie innego nakładu pracy, jeżeli jeden przechowuje pełne palety jednorodnego produktu, a drugi tysiące SKU rozmieszczonych w wielu lokalizacjach kompletacyjnych.
Na harmonogram wpływają przede wszystkim:
- liczba SKU i pozycji do policzenia,
- liczba lokalizacji magazynowych,
- rodzaj jednostek logistycznych,
- sposób identyfikowania produktów,
- uporządkowanie zapasu,
- dostępność towaru,
- liczba wyjątków,
- zakres wymaganych kontroli,
- dostępne okno operacyjne,
- liczba zespołów pracujących równolegle.
Dlatego przed przedstawieniem modelu realizacji analizujemy nie tylko wielkość magazynu, ale przede wszystkim strukturę zadania.
INWENTARYZACJA I SYSTEMY IT
Inwentaryzacja magazynu a WMS i ERP
System WMS może bardzo dokładnie pokazywać, ile towaru powinno znajdować się w danej lokalizacji. Inwentaryzacja odpowiada natomiast na inne pytanie: ile znajduje się tam faktycznie?
Dopiero zestawienie obu zbiorów pozwala wskazać miejsca wymagające dalszego wyjaśnienia.
W zależności od projektu wynik może zawierać m.in.:
- identyfikator lub kod produktu,
- fizycznie policzoną ilość,
- jednostkę miary,
- lokalizację magazynową,
- numer partii lub inne dane, jeśli są objęte zakresem projektu,
- status kontroli,
- informację o konieczności ponownego przeliczenia,
- inne pola uzgodnione przed rozpoczęciem realizacji.
Strukturę danych warto określić jeszcze przed spisem. Dzięki temu po zakończeniu projektu nie trzeba ręcznie przebudowywać całego wyniku przed dalszą analizą.
korzyści
Co daje profesjonalna inwentaryzacja magazynowa?
Dobrze zaplanowany spis pozwala przede wszystkim uzyskać wiarygodną informację o rzeczywistym stanie zapasów.
W praktyce umożliwia:
- wskazanie różnic pomiędzy stanem systemowym i fizycznym,
- identyfikację niedoborów i nadwyżek,
- wykrywanie problemów z lokalizacją zapasu,
- weryfikację poprawności ewidencji,
- przygotowanie danych do rozliczenia inwentaryzacji,
- ustalenie obszarów wymagających dodatkowej kontroli,
- poprawę jakości danych wykorzystywanych przez logistykę, finanse i controlling.
Inwentaryzacja nie rozwiązuje automatycznie wszystkich przyczyn powstawania różnic. Dostarcza jednak wiarygodnego punktu odniesienia, dzięki któremu organizacja może je zidentyfikować, wyjaśnić i podjąć odpowiednie działania.