5 problemów z ewidencją majątku, które wychodzą dopiero podczas fizycznego spisu

W systemie wszystko może się zgadzać.

Komputer jest przypisany do właściwego pracownika. Urządzenie znajduje się w określonym oddziale. Środek trwały ma numer inwentarzowy, status aktywny i konkretną lokalizację.

Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy ktoś próbuje go fizycznie odnaleźć.

Fizyczna inwentaryzacja środków trwałych pozwala skonfrontować informacje zapisane w ewidencji z rzeczywistym stanem majątku przedsiębiorstwa. I właśnie wtedy często ujawniają się problemy, których nie sposób zauważyć, analizując wyłącznie dane w systemie.

Najczęściej są to:

1. aktywa zapisane w ewidencji, których nie można odnaleźć,
2. aktywa istniejące fizycznie, ale nieobecne w bazie,
3. nieaktualna lokalizacja lub przypisanie składnika majątku,
4. błędne, brakujące albo niejednoznaczne oznaczenia,
5. nieaktualny status i informacje o stanie aktywa.

Każdy z tych problemów może wydawać się niewielki w skali pojedynczego urządzenia. W organizacji posiadającej kilka lub kilkadziesiąt tysięcy składników majątku może jednak oznaczać poważną różnicę pomiędzy tym, co firma posiada według systemu, a tym, czym rzeczywiście dysponuje.

Dlaczego sama ewidencja nie zawsze pokazuje rzeczywisty stan majątku?

Ewidencja środków trwałych i wyposażenia nie funkcjonuje w próżni.

Przez lata aktywa są:

• kupowane,
• przenoszone,
• przekazywane między pracownikami,
• relokowane pomiędzy oddziałami,
• naprawiane,
• wymieniane,
• wycofywane,
• likwidowane,
• pozostawiane po zmianach organizacyjnych.

Jednocześnie zmieniają się struktury firmy, lokalizacje, pracownicy i systemy IT.

Jeżeli każda taka zmiana nie zostanie prawidłowo odzwierciedlona w ewidencji, stopniowo zaczyna powstawać różnica pomiędzy bazą danych a rzeczywistością.

Przez długi czas może pozostawać niewidoczna.

Dopiero fizyczny spis pokazuje skalę problemu.

Problem 1. Środek trwały jest w systemie, ale nie ma go tam, gdzie powinien być

To jeden z najbardziej oczywistych rodzajów niezgodności.

W ewidencji znajduje się laptop, urządzenie, maszyna albo element wyposażenia. Aktywo ma swój numer, wartość i przypisaną lokalizację.

Zespół spisowy dociera jednak na miejsce i go nie znajduje.

Nie musi to automatycznie oznaczać, że składnik majątku zaginął.

Możliwe, że został:

• przeniesiony do innego oddziału,
• przekazany innemu pracownikowi,
• oddany do naprawy,
• przesunięty pomiędzy działami,
• wycofany z użytkowania,
• zlikwidowany bez pełnej aktualizacji danych,
• pozostawiony w poprzedniej lokalizacji po przeprowadzce.

Problem polega na tym, że bez fizycznego sprawdzenia trudno ustalić, która z tych sytuacji rzeczywiście miała miejsce.

Dlaczego to ma znaczenie?

Jeżeli takich pozycji jest kilka, można wyjaśnić je indywidualnie.

Jeżeli w organizacji liczącej tysiące aktywów takich przypadków są setki, problem staje się systemowy.

Firma traci pewność, czy dane o jej majątku są aktualne.

Co daje fizyczny spis?

Pozwala wyodrębnić grupę aktywów:

„znajdują się w ewidencji, ale nie zostały odnalezione podczas spisu”.

To nie jest jeszcze ostateczna odpowiedź dotycząca ich statusu.

Jest to jednak konkretna lista wymagająca dalszej weryfikacji, zamiast nieokreślonego przekonania, że „dane chyba się zgadzają”.

Problem 2. Aktywo istnieje, ale nie ma go w ewidencji

Możliwa jest również odwrotna sytuacja.

Zespół podczas spisu z natury znajduje urządzenie, element wyposażenia lub inny składnik majątku, którego nie można powiązać z przekazaną bazą.

Aktywo fizycznie istnieje.

Problem polega na tym, że nie istnieje w zbiorze danych wykorzystywanym podczas inwentaryzacji albo nie da się go z nim jednoznacznie połączyć.

Przyczyn może być wiele.

Przykładowo:

• składnik został zakupiony, ale nie trafił do właściwej bazy,
• funkcjonuje w innym systemie,
• został przejęty wraz z inną organizacją,
• posiada stare oznaczenie,
• zmieniono sposób prowadzenia ewidencji,
• został błędnie sklasyfikowany,
• znajduje się w lokalizacji, do której formalnie nie został przypisany.

Szczególnie często problem ujawnia się podczas zmian organizacyjnych

Fuzja, przejęcie, migracja ERP czy połączenie kilku baz może spowodować, że organizacja zaczyna funkcjonować równolegle na różnych standardach danych.

Fizyczna inwentaryzacja może wtedy pełnić rolę punktu odniesienia dla uporządkowania informacji o rzeczywistym majątku.

Co można zrobić podczas spisu?

W zależności od ustalonej metodologii zespół może rejestrować aktywa spoza przekazanej bazy jako osobną kategorię i zbierać informacje potrzebne do ich późniejszego wyjaśnienia.

Kluczowe jest ustalenie takiej procedury przed rozpoczęciem inwentaryzacji środków trwałych.

Problem 3. Aktywo istnieje, ale znajduje się w zupełnie innym miejscu

To jedna z najczęstszych przyczyn, dla których ewidencja majątku stopniowo traci aktualność.

Środek trwały istnieje.

Nie zaginął.

Problem w tym, że według systemu znajduje się w Krakowie, a fizycznie stoi w Warszawie.

Albo nadal przypisany jest do pracownika, który od dawna pracuje w innym dziale.

W dużych organizacjach aktywa przemieszczają się cały czas.

Typowe sytuacje to:

• przekazanie laptopa innemu pracownikowi,
• przesunięcie urządzenia pomiędzy oddziałami,
• reorganizacja przestrzeni biurowej,
• zamknięcie placówki,
• przeprowadzka,
• reorganizacja zespołów,
• czasowe przekazanie sprzętu do innej lokalizacji,
• zmiana osoby odpowiedzialnej za dany składnik majątku.

Jeżeli aktualizacja systemu nie następuje równocześnie z fizycznym przemieszczeniem aktywa, po kilku latach ewidencja może coraz słabiej odzwierciedlać rzeczywistość.

Lokalizacja jest często równie ważna jak sama obecność aktywa

Informacja:

„Mamy 4 000 urządzeń”

nie wystarcza, jeżeli organizacja nie wie, gdzie te urządzenia się znajdują.

Dlatego podczas dobrze zaprojektowanej inwentaryzacji można rejestrować rzeczywistą lokalizację środka trwałego i porównywać ją z lokalizacją zapisaną w ewidencji.

Pozwala to stworzyć osobną kategorię niezgodności:

aktywo istnieje, ale znajduje się w innym miejscu niż wskazuje system.

Problem 4. Oznaczenie istnieje, ale nie pozwala jednoznacznie zidentyfikować aktywa

„Przecież wszystko ma naklejki.”

To nie zawsze oznacza, że aktywa są prawidłowo oznakowane.

Podczas fizycznego spisu może okazać się, że:

• część etykiet jest nieczytelna,
• oznaczenia zostały uszkodzone,
• aktywa posiadają stare numery,
• różne systemy stosują różne identyfikatory,
• ten sam sprzęt ma kilka naklejek,
• część majątku w ogóle nie posiada oznaczenia,
• numer na urządzeniu nie odpowiada numerowi w przekazanej bazie,
• identyfikator nie jest unikalny.

To powoduje bardzo praktyczny problem: zespół widzi aktywo, ale nie jest w stanie jednoznacznie powiedzieć, której pozycji w systemie odpowiada.

Kiedy warto połączyć spis z tagowaniem?

Jeżeli problem oznaczeń występuje na większą skalę, samo policzenie majątku może być niewystarczające.

Inwentaryzacja jest dobrym momentem, żeby równolegle uporządkować sposób identyfikacji aktywów.

W zależności od potrzeb można wykorzystać m.in.:

• numery inwentarzowe,
• etykiety,
• kody kreskowe,
• rozwiązania RFID.

Kluczowe jest stworzenie relacji:

fizyczny przedmiot ↔ jednoznaczny identyfikator ↔ pozycja w ewidencji.

Dzięki temu nie tylko poprawiamy jakość bieżącego spisu, ale również przygotowujemy organizację do kolejnych inwentaryzacji.

Problem 5. Aktywo istnieje, ale jego status w systemie jest nieaktualny

Czasami podczas spisu wszystko pozornie się zgadza.

Aktywo znajduje się w bazie.

Zespół je odnajduje.

Numer również jest prawidłowy.

Problem pojawia się dopiero przy spojrzeniu na jego rzeczywisty status.

Przykładowo urządzenie może być:

• wyłączone z użytkowania,
• uszkodzone,
• przeznaczone do likwidacji,
• składowane jako nieużywane,
• zastąpione innym sprzętem,
• pozostawione po reorganizacji,
• nadal widoczne w systemie jako aktywnie użytkowane mimo faktycznie innego stanu.

W zależności od celu projektu podczas fizycznego spisu można zbierać również dodatkowe informacje uzgodnione wcześniej z klientem.

Nie oznacza to, że zespół inwentaryzacyjny sam podejmuje decyzję o księgowym statusie lub likwidacji środka trwałego.

Fizyczna weryfikacja może jednak dostarczyć organizacji danych potrzebnych do podjęcia takich decyzji przez odpowiedzialne osoby.

Jeden problem prowadzi często do kolejnych

W praktyce powyższe sytuacje rzadko występują całkowicie niezależnie.

Można znaleźć urządzenie:

• w innej lokalizacji,
• bez prawidłowej etykiety,
• przypisane do niewłaściwej jednostki,
• z nieaktualnym statusem.

Dlatego dobrze zaprojektowana inwentaryzacja nie powinna ograniczać się do pytania:

„Czy pozycja istnieje – tak czy nie?”

Przed rozpoczęciem projektu warto określić, jakiego rodzaju rozbieżności chcemy wykrywać i jakie dane będą potrzebne do ich późniejszego uporządkowania.

Dlaczego problemy w ewidencji narastają z czasem?

Nieaktualna baza nie zawsze jest wynikiem jednego poważnego błędu.

Znacznie częściej jest rezultatem setek drobnych zdarzeń.

Laptop zmienił pracownika.

Monitor został przeniesiony do innego pokoju.

Oddział został zamknięty.

Sprzęt pojechał do serwisu.

Firma przeprowadziła się do nowej siedziby.

Dwa działy zostały połączone.

Powstała nowa struktura organizacyjna.

Firma zmieniła ERP.

Przejęto inną spółkę.

Każde pojedyncze zdarzenie wydaje się niewielkie.

Ale jeśli organizacja posiada tysiące aktywów i działa w kilkudziesięciu lokalizacjach, po kilku latach różnica pomiędzy systemem a rzeczywistością może być znacząca.

W jakich sytuacjach szczególnie warto sprawdzić zgodność ewidencji ze stanem faktycznym?

Istnieje kilka momentów, w których prawdopodobieństwo niezgodności jest szczególnie istotne.

Po fuzji lub przejęciu

Dwie organizacje mogą korzystać z innych zasad numerowania, systemów, kategorii aktywów i struktur lokalizacji.

Fizyczny spis pomaga ustalić wspólny stan rzeczywisty.

Przed migracją do nowego ERP

Migracja błędnej bazy oznacza często przeniesienie starych problemów do nowego systemu.

Spis może pomóc uporządkować dane przed migracją.

Po dużej przeprowadzce

Relokacja setek lub tysięcy urządzeń jest naturalnym momentem powstawania różnic w lokalizacji.

Po reorganizacji przedsiębiorstwa

Zmiany działów, oddziałów i odpowiedzialności mogą wpływać również na sposób przypisania majątku.

Gdy od ostatniego fizycznego spisu minęło dużo czasu

Im więcej zmian nastąpiło w organizacji od ostatniej pełnej weryfikacji, tym większe prawdopodobieństwo, że część ewidencji wymaga aktualizacji.

Jak wygląda weryfikacja ewidencji podczas fizycznej inwentaryzacji?

Zakres zależy od projektu, ale proces można podzielić na kilka podstawowych etapów.

1. Analiza danych wejściowych

Najpierw trzeba zrozumieć strukturę istniejącej bazy:

• identyfikatory,
• lokalizacje,
• rodzaje aktywów,
• sposób oznakowania,
• informacje potrzebne podczas spisu.

Już na tym etapie mogą ujawnić się duplikaty, braki czy niejednolite formaty danych.

2. Ustalenie kategorii niezgodności

Jeszcze przed wejściem zespołów do lokalizacji warto określić, w jaki sposób rejestrowane będą wyjątki.

Przykładowo:

ZGODNE – pozycja znajduje się tam, gdzie wskazuje ewidencja.

INNA LOKALIZACJA – aktywo odnalezione, ale w innym miejscu.

BRAK W EWIDENCJI – fizyczny składnik niepowiązany z bazą.

NIE ODNALEZIONO – pozycja jest w bazie, ale nie została znaleziona podczas spisu.

PROBLEM Z OZNACZENIEM – identyfikacja wymaga dodatkowej weryfikacji.

Dokładna struktura zależy od celu projektu.

3. Fizyczna identyfikacja aktywów

Zespół dociera do poszczególnych lokalizacji i weryfikuje znajdujący się tam majątek.

W zależności od sposobu oznaczenia można wykorzystać mobilne skanery, kody, etykiety lub inne uzgodnione metody identyfikacji.

4. Porównanie z ewidencją

Zebrane dane pozwalają wskazać zgodności oraz rozbieżności wymagające dalszego działania.

5. Ponowna weryfikacja wyjątków

Część niezgodności może wymagać dodatkowego sprawdzenia.

Nieodnaleziony laptop może znajdować się w sąsiednim oddziale. Nieczytelny numer może być możliwy do powiązania z bazą na podstawie innych informacji.

Dlatego w większych projektach warto przewidzieć proces obsługi wyjątków.

6. Przekazanie uporządkowanych wyników

Efektem nie powinno być wyłącznie stwierdzenie, że „wystąpiły różnice”.

Organizacja potrzebuje danych pozwalających ustalić:

• gdzie wystąpił problem,
• jakiego aktywa dotyczy,
• jaki rodzaj niezgodności wykryto,
• które przypadki wymagają dalszej analizy.

Dopiero wtedy fizyczny spis staje się użytecznym narzędziem porządkowania ewidencji.

Czy można uporządkować ewidencję bez fizycznego spisu?

Można poprawić wiele problemów widocznych bezpośrednio w danych.

Można usuwać duplikaty, standaryzować nazwy lokalizacji, porównywać systemy czy identyfikować puste pola.

Takie działania są wartościowe.

Nie odpowiedzą jednak na najważniejsze pytanie:

Czy dane w systemie odpowiadają temu, co rzeczywiście znajduje się w organizacji?

Do tego potrzebna jest konfrontacja ewidencji ze stanem faktycznym.

I właśnie dlatego fizyczna inwentaryzacja pozostaje istotnym elementem weryfikacji majątku.

Własny zespół czy outsourcing fizycznego spisu?

Przy niewielkiej liczbie aktywów i jednej lokalizacji organizacja może przeprowadzić weryfikację własnymi zasobami.

Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy:

• aktywów są tysiące,
• organizacja posiada wiele oddziałów,
• spis musi zakończyć się w krótkim terminie,
• dane są nieuporządkowane,
• trzeba wdrożyć jeden standard pracy,
• potrzebnych jest kilka zespołów jednocześnie,
• własnych pracowników nie można oddelegować od bieżących obowiązków.

W takim przypadku warto rozważyć outsourcing inwentaryzacji.

Zewnętrzny partner może przejąć operacyjną organizację procesu, zespoły spisowe, narzędzia, koordynację i przygotowanie danych wynikowych.

Ile kosztuje uporządkowanie ewidencji poprzez fizyczną inwentaryzację?

Koszt inwentaryzacji zależy przede wszystkim od skali i złożoności projektu.

Znaczenie mają m.in.:

• liczba aktywów,
• liczba lokalizacji,
• geograficzne rozproszenie,
• jakość danych wejściowych,
• rodzaj oznaczeń,
• konieczność tagowania,
• wymagany termin,
• liczba dodatkowych informacji zbieranych podczas spisu,
• zakres obsługi rozbieżności,
• oczekiwany format raportowania.

Dlatego dwóch projektów obejmujących tę samą liczbę środków trwałych nie zawsze można wycenić w ten sam sposób.

Nie wiesz, czy Twoja ewidencja odpowiada rzeczywistości?

Nie musisz zaczynać od pełnej reorganizacji systemu.

Najpierw warto ustalić stan faktyczny.

W Cursor możemy zaplanować i przeprowadzić fizyczną inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia, porównać wynik z przekazaną ewidencją oraz wyodrębnić przypadki wymagające dalszej analizy.

Od jednej lokalizacji po rozproszone struktury obejmujące wiele oddziałów.

Prześlij nam:

• liczbę lokalizacji,
• przybliżoną liczbę składników majątku,
• przykładową strukturę ewidencji,
• sposób obecnego oznakowania aktywów,
• oczekiwany termin projektu.

Na tej podstawie zaproponujemy model realizacji.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl