Prawo w event marketingu: o czym musi pamiętać organizator wydarzenia promocyjnego?

Prawo w event marketingu w Polsce obejmuje m.in. lokalne pozwolenia, obowiązki organizatora wobec uczestników, zgodność z RODO przy zbieraniu danych, zasady współpracy z podwykonawcami, ochronę wizerunku oraz szczególne ograniczenia dotyczące reklamy alkoholu. W artykule analizujemy te regulacje w kontekście organizacji eventów promocyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb organizatorów eventów marketingowych, firm i specjalistów odpowiedzialnych za działania promocyjne — zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach.

Pokazujemy też różnice pomiędzy eventami komercyjnymi a niekomercyjnymi i najczęstsze błędy prawne, które mogą kosztować organizatora nawet setki tysięcy złotych, doprowadzić do przerwania wydarzenia albo wywołać poważne konsekwencje wizerunkowe i prawne.

Jakie przepisy prawne dotyczą bezpieczeństwie imprez masowych i regulują event marketing w Polsce?

Event marketing w Polsce nie jest uregulowany jedną, sprecyzowaną ustawą; konkretnie, organizacja eventów marketingowych wymaga przestrzegania wielu przepisów. Organizatorzy muszą brać pod uwagę szereg aktów prawnych, w tym:

• Ustawy lokalne i przepisy administracyjne – wymagane zgody władz miasta lub zarządców przestrzeni;
• RODO (GDPR) i polskie uzupełnienia – dotyczące ochrony danych osobowych uczestników eventu;
• Prawo o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – szczególnie przy eventach z alkoholem;
• Prawo cywilne, w tym umowy z wykonawcami i podwykonawcami.

Zakres obowiązków zależy też od rodzaju imprezy, miejsca oraz modelu współpracy z agencji lub wykonawcami.

Uzyskanie zgód i pozwoleń często różni się w zależności od miasta lub dzielnicy, podobnie jak logistyka i format organizacji eventów promocyjnych w różnych miastach.

Pozwolenia i zgłoszenia - kiedy są konieczne?

Organizacja eventu marketingowego w przestrzeni publicznej (np. ulica, park, rynek, galeria handlowa) zwykle wymaga, a przeprowadzenie imprezy zależnie od miejsca oraz charakteru wydarzenia wymaga zgód i pozwoleń:

• Zgody zarządcy terenu / miasta
• Zgłoszenia eventu do lokalnych służb porządkowych (np. policja, straż miejska)
• Dodatkowych zezwoleń, jeśli event wiąże się z muzyką, sprzedażą lub spożywaniem alkoholu — przy odtwarzaniu utworów potrzebne są też zgody i opłaty na rzecz organizacji takich jak ZAiKS

Przygotowanie formalności warto zaplanować w pierwszej kolejności, jeszcze przed rozpoczęciem działań promocyjnych i samej organizacji eventu promocyjnego.

Brak wymaganych pozwoleń może skutkować przerwaniem eventu lub wysokimi karami administracyjnymi.

RODO w event marketingu – jakie są obowiązki organizatora?

W każdym wydarzeniu, które zbiera dane osobowe uczestników (np. imię, e-mail, telefon, wizerunek) obowiązuje RODO i polskie UODO:

Główne zasady:

• Dane muszą być przetwarzane zgodnie z zasadami RODO – czyli legalnie, transparentnie i ograniczone do niezbędnego minimum;
• Uczestnicy muszą otrzymać informację o przetwarzaniu danych i celach ich wykorzystania;
• Organizatorzy muszą zapewnić prawo dostępu do danych, prawo do ich usunięcia i sprostowania;
• Incydenty naruszenia danych muszą być zgłaszane do UODO.

Warto pamiętać: UODO w Polsce ma szerokie uprawnienia kontrolne i może nakładać znaczące sankcje za naruszenia.

Kto odpowiada za szkody podczas eventu?

Organizator eventu zwykle ponosi odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone uczestnikom lub osobom trzecim – zarówno w zakresie mienia, jak i szkód na osobach biorących udział w wydarzeniu. Odpowiada także za bezpieczeństwo uczestników.

Dlatego:

• warto wykupić odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora, które chroni przed szkodami wyrządzonymi uczestnikom i osobom trzecim
• sporządzać umowy z wykonawcami i podwykonawcami, które jasno określają zakres odpowiedzialności w związku z realizacją wydarzenia.

Przy aktywnościach sportowych warto rozważyć również ubezpieczenie NNW.

Event komercyjny a niekomercyjny – co to zmienia?

Z prawnego punktu widzenia kluczowa jest intencja organizatora wydarzenia – czyli to, czy celem eventu jest promocja i zysk (komercyjny), czy też cel edukacyjny, społeczny lub kulturalny (niekomercyjny). Przy eventach komercyjnych trzeba jasno określić w oferty lub regulaminie cenę oraz warunki udziału. Choć na pierwszy rzut oka mogą wyglądać podobnie, różnice w wymaganiach formalno-prawnych mogą być istotne. Co do zasady prawo odstąpienia od umowy nie obejmuje usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi czy kulturalnymi. Jeśli wydarzenie nie odpowiada temu, co zostało zaoferowane, uczestnik może złożyć reklamację.

Czym różni się event komercyjny od niekomercyjnego?

Promocja alkoholu na eventach – zasady i ograniczenia

Prawo polskie generalnie zabrania reklamy i promocji napojów alkoholowych, z wyjątkiem piwa pod pewnymi warunkami

Ograniczenia:

• Reklama alkoholu nie może być skierowana do osób poniżej 18 lat
• Reklama nie może łączyć alkoholu z sukcesem, sprawnością czy życiem seksualnym
• Treści promujące spożycie alkoholu jako pozytywny element stylu życia są zabronione
• Kary za naruszenia mogą sięgać 10 000 – 500 000 zł

Warto pamiętać: reklama piwa jest jednym z nielicznych wyjątków, ale tylko pod określonymi warunkami.

Wykorzystanie wizerunku uczestników – co musisz wiedzieć

Każde zdjęcie lub nagranie z eventu, na którym widoczne są osoby fizyczne, podlega ochronie prawa do wizerunku.

• Uczestnicy muszą wyrazić zgodę na publikację swojego wizerunku
• Zgoda powinna być dobrowolna i świadoma
• Brak takiej zgody może prowadzić do roszczeń cywilnych.

Jak zabezpieczyć umowę z podwykonawcami?

Wszelkie działania eventowe angażują zewnętrzne zespoły – od techników, przez hostessy, po firmy cateringowe. Taka obsługa techniczna wymaga planu, sprzętu i ludzi oraz sprawnej współpracę między stronami, dlatego warto zawczasu ustalić drogi komunikacji i podzielić odpowiedzialność tak, by każdy zespół znał swoje zadania.

Umowa z podwykonawcą powinna:

• określać zakres obowiązków oraz dokładny opis projektu technicznego, w tym kto odpowiada za scenę, nagłośnienie i oświetlenie
• wskazywać odpowiedzialność za szkody, przy czym scena i inne konstrukcje muszą spełniać określone normy nośności, a w obiektach i obiektach zamkniętych wymagania mogą się różnić
• zawierać zasady rozliczeń
• uwzględniać zasady ochrony danych i RODO

Przy imprezach plenerowych potrzebne są dodatkowe zabezpieczenia techniczne oraz plan B na wypadek awarii sprzętu lub innych nieprzewidzianych sytuacji.

Najczęstsze błędy prawne przy eventach marketingowych

Organizacja wydarzenia marketingowego to złożony proces, który wymaga nie tylko kreatywności i logistyki, ale też solidnej znajomości prawa. W praktyce skala wydarzenia, w tym liczby uczestników, wpływa na zakres obowiązków prawnych i organizacyjnych. Przy większych realizacjach trzeba ocenić, czy zastosowanie mają rygorystyczne wymogi ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych oraz zabezpieczenie medyczne, a także pamiętać o zasadach ogólnych bezpieczeństwa. Niestety, wiele firm wciąż popełnia te same błędy – często z niewiedzy lub braku odpowiednich procedur. Poniżej przedstawiamy najczęstsze z nich, które mogą skutkować konsekwencjami finansowymi, wizerunkowymi, a nawet prawnymi.

Brak pozwoleń i zgłoszeń wydarzenia

To jeden z najbardziej podstawowych błędów. Organizacja wydarzenia w przestrzeni publicznej (np. galeria handlowa, deptak, park) — dotyczy to także akcji promocyjnych i samplingowych prowadzonych w nietypowych lokalizacjach — bez uprzedniego uzyskania zgody zarządcy lub lokalnych władz może skutkować:

• koniecznością przerwania eventu przez służby (np. policję, straż miejską),
• karami administracyjnymi,
• utrudnieniami dla dalszych działań promocyjnych w danym regionie.

Choć takie akcje promocyjne mogą zwiększać sprzedaż produktów, nie zwalnia to organizatora z uzyskania wymaganych zgód.

Niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych (RODO)

Wielu organizatorów zapomina, że już samo zbieranie danych podczas rejestracji, udziału w konkursach czy fotografowania uczestników, wiąże się z obowiązkami wynikającymi z RODO.

Najczęstsze naruszenia to:

• brak klauzuli informacyjnej przy zbieraniu danych,
• brak zgody na przetwarzanie lub publikację wizerunku,
• przechowywanie danych bez zabezpieczenia lub zbyt długo,
• nieumiejętność obsługi żądań typu „usuń moje dane”.

Według UODO, liczba zgłoszeń naruszeń danych osobowych w Polsce w 2023 roku przekroczyła 7000 przypadków.

Podsumowanie

Prawo w event marketingu to temat, który może wydawać się złożony, ale jego zrozumienie jest kluczowe dla bezpieczeństwa i skuteczności wydarzeń. Organizując event w Polsce:

• planuj zgodnie z lokalnymi i ogólnokrajowymi przepisami
• zawsze zabezpieczaj działania od strony formalnej i umownej
• stosuj RODO w praktyce
• uwzględniaj rygorystyczne zasady promocji alkoholu

Ewelina Chmielewska Dyrektor ds. field marketingu & event marketingu zapytanie@cursor.pl