Kody kreskowe, QR czy RFID – jak oznaczać środki trwałe?

Laptop z numerem zapisanym markerem. Drukarka z częściowo odklejoną etykietą. Maszyna oznaczona numerem, którego nie ma już w aktualnej ewidencji. Kilkaset urządzeń IT rozproszonych między centralą, oddziałami i pracownikami terenowymi.

Problemy z inwentaryzacją środków trwałych bardzo często zaczynają się nie w dniu spisu, lecz dużo wcześniej – na etapie projektowania sposobu identyfikacji majątku.

Dobrze zaprojektowane oznakowanie powinno umożliwiać jednoznaczną identyfikację składnika, szybki odczyt jego numeru, powiązanie z ewidencją oraz zachowanie czytelności przez cały okres użytkowania. W praktyce firmy najczęściej rozważają trzy rozwiązania: kod kreskowy 1D, kod QR oraz RFID.

Które jest najlepsze?

Nie istnieje jedna technologia optymalna dla każdej organizacji. Kod kreskowy sprawdzi się w prostych procesach wymagających odczytu pojedynczego środka. QR ułatwia pracę z telefonami i może przenosić znacznie więcej informacji. RFID daje największe możliwości automatyzacji, ponieważ nie wymaga bezpośredniej widoczności znacznika i pozwala bardzo szybko identyfikować wiele oznaczonych obiektów. Wybór powinien wynikać przede wszystkim ze skali majątku, środowiska pracy, częstotliwości kontroli oraz kosztu całego procesu, a nie wyłącznie ceny samej etykiety.

Jeżeli punktem wyjścia jest uporządkowanie całego procesu, a nie tylko wybór etykiety, warto najpierw zapoznać się z naszym przewodnikiem: Inwentaryzacja środków trwałych – jak i kiedy ją przeprowadzić?

Dlaczego sposób oznaczenia środka trwałego ma tak duże znaczenie?

Oznaczenie środka trwałego nie powinno być traktowane wyłącznie jako naklejka z numerem inwentarzowym. Jest ono fizycznym połączeniem pomiędzy konkretnym przedmiotem a rekordem znajdującym się w systemie ERP, systemie finansowo-księgowym lub wyspecjalizowanej aplikacji do zarządzania majątkiem.

To rozróżnienie jest istotne.

Etykieta identyfikuje obiekt. System przechowuje wiedzę o obiekcie.

W dobrze zaprojektowanej architekturze kod nie musi zawierać nazwy urządzenia, wartości księgowej, użytkownika, centrum kosztowego, numeru pokoju i kilkunastu innych pól. Zwykle wystarczy trwały, unikalny identyfikator prowadzący do właściwego rekordu.

Dlaczego?

Ponieważ dane biznesowe zmieniają się częściej niż sam środek trwały. Laptop może zmienić użytkownika pięć razy. Urządzenie może zostać przeniesione między oddziałami. Zmieni się centrum kosztowe albo status składnika. Jeśli wszystkie te informacje zapisano bezpośrednio na etykiecie, oznaczenie szybko traci aktualność.

Jeżeli natomiast kod reprezentuje jeden niezmienny identyfikator, zmiana danych odbywa się w systemie bez konieczności ponownego znakowania majątku.

Ma to bezpośredni wpływ na jakość późniejszego spisu z natury oraz możliwość automatycznego porównywania stanu faktycznego z ewidencyjnym.

Kod kreskowy, QR i RFID – czym naprawdę się różnią?

Najważniejsza różnica nie sprowadza się do wyglądu etykiety. Technologie wymagają innego sposobu odczytu i oferują inny poziom automatyzacji procesu.

GS1 klasyfikuje kody kreskowe jako technologię automatycznej identyfikacji i gromadzenia danych – AIDC. Kod 1D zapisuje dane w układzie równoległych linii i odstępów, natomiast symbole 2D, do których należy QR, wykorzystują dwuwymiarowy układ pól.

RFID działa inaczej: dane są odczytywane drogą radiową. W przypadku pasywnego UHF RFID, określanego również jako RAIN RFID, GS1 wskazuje zakresy odczytu sięgające w odpowiednich warunkach około 10 metrów, a technologia nie wymaga bezpośredniej widoczności tagu.

I właśnie ta różnica radykalnie zmienia ekonomię inwentaryzacji dużej liczby aktywów.

Kody kreskowe do oznaczania środków trwałych – kiedy nadal są najlepszym rozwiązaniem?

Klasyczny kod kreskowy nie jest technologią przestarzałą tylko dlatego, że istnieją QR i RFID.

W wielu organizacjach może być rozwiązaniem najbardziej racjonalnym.

Jeśli firma posiada kilka lub kilkanaście tysięcy aktywów, wykonuje spisy okresowo, każdy składnik jest łatwo dostępny, a pracownicy korzystają już ze skanerów kodów 1D, przejście na bardziej zaawansowaną technologię może nie przynieść zwrotu uzasadniającego koszt migracji.

Przewagą kodu kreskowego jest dojrzałość technologii, szeroka dostępność sprzętu i bardzo prosta logika procesu:

lokalizujemy aktywo → skanujemy kod → system identyfikuje rekord → potwierdzamy stan.

Problem pojawia się przy dużej skali. Operator musi odnaleźć etykietę i skierować na nią czytnik. Przy kilku tysiącach obiektów nie jest to problemem krytycznym. Przy dziesiątkach lub setkach tysięcy urządzeń czas pojedynczego odczytu zaczyna się mnożyć.

Kod kreskowy warto więc rozważyć szczególnie wtedy, gdy proces ma pozostać prosty, koszt infrastruktury powinien być niski, środki trwałe znajdują się w łatwo dostępnych miejscach, a organizacja posiada już kompatybilne skanery i system.

QR do inwentaryzacji środków trwałych – więcej niż „nowocześniejszy kod kreskowy”

QR jest kodem dwuwymiarowym. Dzięki zapisowi danych w dwóch kierunkach może pomieścić znacznie więcej informacji niż typowy kod liniowy.

Według specyfikacji DENSO WAVE, twórcy technologii QR, maksymalna pojemność standardowego QR może wynosić do 7089 znaków numerycznych, 4296 znaków alfanumerycznych lub 2953 bajtów danych binarnych.

Nie oznacza to jednak, że warto umieszczać kilka tysięcy znaków na etykiecie środka trwałego.

W zarządzaniu majątkiem znacznie lepszym rozwiązaniem jest zwykle zakodowanie krótkiego identyfikatora albo adresu prowadzącego do rekordu w systemie. Dzięki temu użytkownik po zeskanowaniu może – zależnie od uprawnień – zobaczyć np. dane techniczne, historię serwisową, instrukcję, lokalizację ewidencyjną czy formularz zgłoszenia awarii.

Dużą zaletą QR jest możliwość odczytu przez urządzenia mobilne. GS1 wskazuje, że QR zawierający odpowiednio zapisany adres internetowy może być odczytywany bezpośrednio przez standardową kamerę urządzenia mobilnego, podczas gdy część innych nośników wymaga specjalistycznej aplikacji.

QR posiada ponadto korekcję błędów. Standard przewiduje cztery poziomy: około 7%, 15%, 25% i 30% odtwarzania uszkodzonych kodowych jednostek danych odpowiednio dla poziomów L, M, Q i H. Nie oznacza to, że każdą etykietę z 30-procentowym fizycznym uszkodzeniem można bezproblemowo odczytać, ale zwiększa to odporność symbolu na zabrudzenie lub częściowe uszkodzenie.

QR dobrze sprawdza się więc przy sprzęcie IT, wyposażeniu biurowym, urządzeniach serwisowanych przez pracowników terenowych oraz wszędzie tam, gdzie ten sam identyfikator ma służyć zarówno zespołowi inwentaryzacyjnemu, jak i użytkownikowi lub serwisowi.

RFID w inwentaryzacji środków trwałych – kiedy zaczyna się prawdziwa automatyzacja?

Przy kodzie kreskowym i QR człowiek najczęściej znajduje konkretny przedmiot i skanuje jego oznaczenie.

Przy RFID kolejność może się częściowo odwrócić: system pomaga wykrywać oznaczone aktywa znajdujące się w zasięgu czytnika.

Pasywny UHF RFID, czyli RAIN RFID, działa w paśmie wykorzystywanym do szybkiej identyfikacji przedmiotów. GS1 wskazuje, że rozwiązanie umożliwia odczyt bez bezpośredniego kontaktu wzrokowego, a wiele unikalnych identyfikatorów może być przechwytywanych z dużą częstotliwością. Standardy interfejsu radiowego dla tej klasy rozwiązań są definiowane m.in. przez rodzinę ISO/IEC 18000.

To ma ogromne znaczenie w dużych środowiskach.

Wyobraźmy sobie pomieszczenie z setkami oznaczonych elementów wyposażenia. Przy kodzie QR pracownik musi podejść do każdego obiektu i skierować kamerę na etykietę. W modelu RFID część identyfikacji może odbywać się podczas przechodzenia przez strefę z czytnikiem.

Dlatego technologia ma szczególnie duży potencjał tam, gdzie występuje duża liczba aktywów, środki są często przemieszczane, dostęp do części oznaczeń jest utrudniony, konieczne są częste kontrole albo koszt pracy zespołu spisowego jest znaczącą częścią całkowitego kosztu inwentaryzacji.

Nie oznacza to jednak, że RFID automatycznie wygrywa w każdym przypadku. Sama organizacja GS1 zwraca uwagę, że RAIN RFID – mimo przewag nad kodami optycznymi – nie zawsze jest najlepszym wyborem i technologię należy dobierać do konkretnego zastosowania.

Dlaczego RFID nie zawsze działa tak dobrze, jak wygląda w prezentacji sprzedażowej?

Projekt RFID trzeba poprzedzić testami w rzeczywistym środowisku.

Fale radiowe zachowują się inaczej w obecności metalu, cieczy, gęsto ustawionego sprzętu czy elementów konstrukcyjnych budynku. Znaczenie ma typ taga, jego antena, sposób przyklejenia, orientacja względem czytnika i moc zastosowanego rozwiązania.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na sprzęt metalowy – serwery, urządzenia przemysłowe, szafy, maszyny czy narzędzia. Zwykły tag RFID naklejony w przypadkowym miejscu na metalowej powierzchni może zachowywać się zupełnie inaczej niż specjalny znacznik przeznaczony do aplikacji „on-metal”.

Właśnie dlatego wdrożenie RFID powinno zaczynać się od pilotażu reprezentatywnej części majątku, a nie od zakupu kilkudziesięciu tysięcy tagów.

Kod kreskowy, QR czy RFID – jak dokonać wyboru?

Najlepiej nie pytać „która technologia jest najlepsza?”, tylko „który sposób identyfikacji minimalizuje całkowity koszt i ryzyko naszego procesu?”.

W praktyce duże organizacje nie zawsze wybierają jedną technologię dla całej firmy.

Często sensowniejszy jest model hybrydowy: np. QR dla komputerów i urządzeń użytkowników, RFID dla zasobów magazynowych lub sprzętu o dużej rotacji oraz klasyczny kod kreskowy tam, gdzie funkcjonuje już stabilny proces oparty na istniejących terminalach.

Sam rodzaj kodu to za mało. Jak powinna wyglądać dobra etykieta środka trwałego?

Dobrze działający system oznakowania zależy nie tylko od technologii identyfikacji. Równie ważne są materiał etykiety, klej, miejsce aplikacji, odporność na ścieranie, temperaturę, promieniowanie UV, chemię i próby zerwania.

Najlepszy kod QR wydrukowany na niewłaściwym materiale może stać się nieczytelny dużo wcześniej niż prosty kod kreskowy wykonany na trwałej etykiecie przemysłowej.

Podobnie tag RFID o dobrych parametrach może działać źle, jeżeli zostanie przyklejony w nieodpowiednim miejscu.

Dlatego przed masowym znakowaniem warto ustalić standard obejmujący co najmniej: jeden system identyfikatorów, reguły nadawania numerów, typ etykiety dla poszczególnych kategorii majątku, miejsce jej aplikacji na urządzeniu, procedurę wymiany zniszczonego oznaczenia oraz sposób obsługi środków, których fizyczne oznaczenie jest niemożliwe lub niewskazane.

Najczęstszy błąd: technologia bez uporządkowanej ewidencji

RFID nie naprawi złej bazy danych.

QR nie rozwiąże problemu duplikujących się numerów.

Nowoczesny skaner nie ustali automatycznie, dlaczego urządzenie przypisane w ewidencji do Krakowa fizycznie znajduje się w Warszawie.

Dlatego przed znakowaniem majątku warto przeprowadzić analizę danych i uzgodnić, jaki rekord jest źródłem prawdy: jaki identyfikator jest unikalny, jakie pola są obowiązkowe, jak opisywane są lokalizacje, jak przypisywani są użytkownicy oraz kto odpowiada za zmianę statusu środka trwałego.

To szczególnie istotne przy pierwszej kompleksowej inwentaryzacji albo po połączeniu spółek, zmianie systemu ERP czy reorganizacji przedsiębiorstwa.

Dobrym przykładem skali takiego zadania jest projekt inwentaryzacji aktywów trwałych realizowany przez Cursor dla UNIQA po połączeniu z AXA.

Jak przygotować znakowanie środków trwałych przed inwentaryzacją?

Najbezpieczniejsza kolejność wdrożenia wygląda następująco:

1. Audyt ewidencji i próby danych – sprawdzenie duplikatów, brakujących numerów, lokalizacji i kategorii majątku; podział aktywów na grupy – inne oznaczenie może być właściwe dla laptopa, inne dla maszyny produkcyjnej, a jeszcze inne dla wyposażenia magazynu; wybór technologii i materiału etykiety na podstawie środowiska oraz docelowego procesu; pilotaż na reprezentatywnej próbie aktywów i lokalizacji; znakowanie i powiązanie etykiet z rekordami; kontrola jakości po pierwszym odczycie; właściwy spis oraz rozliczenie różnic; ustanowienie procesu dla nowych, przenoszonych i likwidowanych aktywów.

Sam przebieg spisu opisaliśmy dokładniej w poradniku Jak przeprowadzić inwentaryzację? Inwentura krok po kroku.

Jeżeli organizacja posiada dużą liczbę lokalizacji lub nie chce budować własnych zespołów spisowych, warto również przeanalizować kiedy opłaca się outsourcing inwentaryzacji.

A co na to przepisy dotyczące inwentaryzacji środków trwałych?

Sama technologia oznaczania nie zastępuje obowiązków wynikających z rachunkowości.

Art. 26 ustawy o rachunkowości wskazuje dla jednostek objętych jej regulacjami m.in. inwentaryzację środków trwałych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny, porównania z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic. Dla części składników, których spis jest z uzasadnionych przyczyn niemożliwy lub dostęp do nich jest znacznie utrudniony, przepisy przewidują odpowiednie metody weryfikacji.

To ważne z perspektywy technologii: zeskanowanie etykiety nie jest jeszcze pełną inwentaryzacją.

System musi ostatecznie pozwolić ustalić rzeczywisty stan aktywów, odnieść go do danych księgowych i obsłużyć stwierdzone różnice.

Więcej o podstawach prawnych opisujemy w materiale Inwentaryzacja w ustawie o rachunkowości, natomiast kwestie terminów rozwijamy w artykule Inwentaryzacja roczna – po co się ją przeprowadza i jakie są terminy?.

Oznaczanie środków trwałych a inwentaryzacja ciągła

Technologia znakowania ma jeszcze większe znaczenie, gdy firma nie chce czekać z kontrolą aktywów do jednego dużego spisu.

Dobre oznakowanie umożliwia wykonywanie kontroli cząstkowych podczas bieżącej działalności, potwierdzanie lokalizacji urządzeń oraz szybsze wychwytywanie zmian.

To otwiera drogę do modelu, w którym informacje o majątku są aktualizowane na bieżąco, a inwentaryzacja okresowa staje się raczej weryfikacją jakości danych niż próbą odbudowania całej wiedzy o zasobach firmy w kilka dni.

Więcej na temat takiej organizacji procesu: Inwentaryzacja ciągła – czym jest i jakie ma zasady?.

Jaka technologia najlepiej sprawdzi się w dużej organizacji?

Przy kilkudziesięciu lub kilkuset tysiącach środków trwałych wybór technologii powinien być poprzedzony analizą TCO – całkowitego kosztu posiadania procesu, a nie wyłącznie cen tagów.

Do kosztu trzeba wliczyć znakowanie, sprzęt, oprogramowanie i integrację, ale również czas pracowników podczas każdego kolejnego spisu.

Jeśli nieco droższe oznaczenie pozwala znacząco skrócić wiele przyszłych inwentaryzacji, rachunek ekonomiczny może wyglądać zupełnie inaczej niż przy porównaniu samej ceny etykiety QR z tagiem RFID.

Analogicznie: zakup infrastruktury RFID do kilku tysięcy laptopów znajdujących się w łatwo dostępnych biurach może być ekonomicznie nieuzasadniony, jeśli proces oparty na QR realizuje dokładnie ten sam cel.

Dlatego decyzję technologiczną najlepiej podejmować po pomiarze procesu: liczby środków, czasu odczytu, liczby lokalizacji, częstotliwości spisu, kosztu roboczogodziny i skali problemów z dostępnością aktywów.

Czy do inwentaryzacji środków trwałych warto zatrudnić firmę zewnętrzną?

Przy dużej liczbie aktywów samo zaprojektowanie numeracji i wybranie rodzaju kodu jest tylko fragmentem projektu.

Profesjonalna firma inwentaryzacyjna powinna pomóc również zaplanować podział obszarów spisowych, metodę oznaczania, organizację zespołów, urządzenia do odczytu, walidację danych, raportowanie różnic i przekazanie danych do systemów klienta.

Jest to szczególnie istotne w organizacjach wielooddziałowych, po fuzjach i przejęciach, podczas zmiany systemu finansowo-księgowego lub przy pierwszej pełnej inwentaryzacji od wielu lat.

Cursor realizuje outsourcing inwentaryzacji dla sklepów, magazynów, biur i innych rozproszonych lokalizacji, wykorzystując mobilne urządzenia skanujące, aplikacje inwentaryzacyjne oraz bieżące raportowanie wyników.

Jeżeli planujesz znakowanie majątku od podstaw albo chcesz przebudować istniejący proces, warto zacząć nie od pytania „jaki kod wydrukować?”, lecz od określenia jak ma wyglądać następna i każda kolejna inwentaryzacja.

Podsumowanie: kod kreskowy, QR czy RFID?

Kod kreskowy jest dobrym wyborem, jeśli proces jest prosty, liczba aktywów umiarkowana, a firma posiada już odpowiednią infrastrukturę skanującą.

QR jest najczęściej najbardziej elastycznym rozwiązaniem dla środków trwałych identyfikowanych pojedynczo. Umożliwia odczyt telefonem, może prowadzić bezpośrednio do karty urządzenia i oferuje dużą pojemność danych oraz mechanizmy korekcji błędów.

RFID daje największy potencjał automatyzacji przy bardzo dużej liczbie aktywów, częstych kontrolach i sytuacjach, w których odczyt każdego znacznika osobno staje się kosztownym wąskim gardłem. Jednocześnie wymaga staranniejszego projektu technicznego i testów środowiskowych.

Najważniejsza zasada jest jednak niezależna od wybranej technologii:

dobry system oznaczania środków trwałych powinien służyć procesowi zarządzania majątkiem, a nie odwrotnie.

Najlepsza etykieta to taka, która przez lata pozwala jednoznacznie połączyć fizyczny przedmiot z aktualnym rekordem w ewidencji i ograniczyć koszt kolejnych inwentaryzacji.

FAQ – oznaczanie i inwentaryzacja środków trwałych

Czy kod QR może zastąpić numer inwentarzowy?

QR może być nośnikiem numeru inwentarzowego lub innego unikalnego identyfikatora, ale sam standard QR nie definiuje zasad ewidencji majątku. Najbezpieczniej traktować kod jako maszynowo odczytywalną reprezentację identyfikatora przypisanego do rekordu w systemie.

Czy RFID jest lepsze od kodu QR podczas inwentaryzacji?

Nie zawsze. RFID ma dużą przewagę, kiedy konieczny jest szybki odczyt wielu aktywów bez bezpośredniej widoczności tagów. W przypadku pojedynczo skanowanych komputerów lub wyposażenia biurowego QR może zapewniać prostszy i tańszy proces.

Czy do odczytu RFID potrzebny jest specjalny sprzęt?

W przypadku typowego UHF/RAIN RFID – tak. Proces wymaga kompatybilnego czytnika lub terminala RFID. QR można natomiast odczytywać także za pomocą wielu standardowych urządzeń mobilnych.

Czy na etykiecie należy zapisywać wszystkie dane środka trwałego?

Najczęściej nie. Lepszą praktyką jest zapisanie unikalnego identyfikatora, a przechowywanie aktualnych danych o aktywie w centralnym systemie. Pozwala to zmieniać użytkownika, lokalizację czy status bez wymiany etykiety.

Jak oznaczyć kilkadziesiąt tysięcy środków trwałych?

Przy tej skali wybór technologii powinien wynikać z testu procesu. Należy porównać m.in. czas identyfikacji jednego składnika, liczbę lokalizacji, częstotliwość spisów, dostępność aktywów oraz koszt sprzętu i pracy. Przy częstych inwentaryzacjach RFID może dać znaczącą przewagę, ale nie w każdym środowisku będzie optymalne.

Jaka firma może przeprowadzić inwentaryzację i oznakowanie środków trwałych?

W przypadku dużych lub rozproszonych organizacji warto szukać firmy inwentaryzacyjnej posiadającej własne zespoły terenowe, urządzenia do automatycznej identyfikacji, system raportowy i doświadczenie w uzgadnianiu stanu fizycznego z ewidencją klienta. Istotna jest nie tylko zdolność do policzenia majątku, lecz również zaprojektowanie procesu, kontrola jakości danych i rozliczenie różnic.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl