Jak wybrać firmę do przeprowadzenia inwentaryzacji? 12 pytań do dostawcy

Cena jest ważna. Ale przy dużej inwentaryzacji znacznie ważniejsze jest pytanie:

Co dokładnie otrzymasz za tę cenę i kto weźmie odpowiedzialność za powodzenie całego projektu?

Dobra firma inwentaryzacyjna powinna nie tylko zapewnić ludzi do liczenia. Powinna potrafić zaprojektować proces, przygotować zespoły, dobrać technologię, skoordynować wiele lokalizacji, kontrolować jakość danych, obsłużyć niezgodności i przekazać wynik w formacie, który można dalej wykorzystać.

Dlatego przed wyborem dostawcy warto zadać 12 pytań:

1. Czy realizowaliście podobne projekty?
2. Kto odpowiada za metodologię i przygotowanie inwentaryzacji?
3. Jak zweryfikujecie realną skalę projektu przed startem?
4. Czy jesteście w stanie obsłużyć wszystkie nasze lokalizacje?
5. Kto będzie faktycznie wykonywał spis?
6. Z jakiej technologii korzystacie?
7. Jak zapewniacie jakość i kompletność danych?
8. Co dzieje się, gdy stan faktyczny nie zgadza się z ewidencją?
9. Jak będzie wyglądało raportowanie?
10. Jak ograniczycie wpływ inwentaryzacji na naszą działalność?
11. Co dokładnie obejmuje wycena?
12. Kto bierze odpowiedzialność za projekt od początku do końca?

Poniżej wyjaśniamy, jak interpretować odpowiedzi dostawców i na co szczególnie uważać przed podpisaniem umowy.

Najpierw ustal, czy szukasz ludzi do liczenia, czy partnera do przeprowadzenia inwentaryzacji

To podstawowe rozróżnienie.

Jeżeli masz gotową metodologię, własnych koordynatorów, odpowiednie urządzenia, przygotowane dane i wewnętrzny system kontroli, możesz potrzebować przede wszystkim dodatkowych osób do wykonania spisu.

W dużych organizacjach potrzeba jest jednak zwykle szersza.

Firma chce przekazać dostawcy odpowiedzialność za określoną część procesu:

• przygotowanie operacyjne,
• zaplanowanie harmonogramu,
• zespoły,
• szkolenia,
• narzędzia,
• realizację spisu,
• kontrolę jakości,
• ponowne weryfikacje,
• raportowanie.

Wtedy nie kupujesz roboczogodzin.

Kupujesz zdolność do przeprowadzenia projektu od założeń do wiarygodnego wyniku.

I właśnie pod tym kątem warto porównywać firmy.

1. Czy realizowaliście wcześniej podobne projekty?

Pierwsze pytanie powinno dotyczyć nie liczby lat działalności, ale konkretnego doświadczenia odpowiadającego Twojemu projektowi.

Inwentaryzacja jednego sklepu różni się od:

• spisu środków trwałych w kilkudziesięciu oddziałach,
• inwentaryzacji magazynu,
• projektu realizowanego nocą,
• inwentaryzacji po fuzji przedsiębiorstw,
• spisu rozproszonego sprzętu,
• pracy w chłodni,
• tagowania tysięcy aktywów,
• projektu wymagającego przygotowania danych pod ERP.

Zapytaj więc nie:

„Czy robicie inwentaryzacje?”

ale:

„Czy realizowaliście projekt podobny pod względem liczby lokalizacji, rodzaju zasobów i sposobu organizacji?”

O co poprosić dostawcę?

Najbardziej wartościowe będą:

• opis konkretnego case study,
• skala projektu,
• liczba lokalizacji,
• sposób organizacji zespołów,
• zastosowana technologia,
• wynik projektu,
• problemy, które trzeba było rozwiązać.

Im bardziej odpowiedź opiera się na rzeczywistych przykładach, tym łatwiej ocenić kompetencje firmy.

Przykład z Cursor - współpraca z UNIQA

Po połączeniu UNIQA z AXA projekt inwentaryzacyjny objął 46 oddziałów terenowych, a prace prowadziło 14 wyspecjalizowanych zespołów wyposażonych w mobilne skanery i system raportowy.

Bankowość i Finanse Inwentaryzacje

Case study

Pełna inwentaryzacja aktywów trwałych po fuzji z AXA

Aby zweryfikować i scalić drogocenne zasoby trwałe po fuzji, UNIQA zwróciła się do nas o kompleksowe przeprowadzenie inwentaryzacji w 46 oddziałach terenowych rozmieszczonych w całym kraju.

46

zinwentaryzowanych oddziałó∑

14

zespołów serwisowych

2. Kto odpowiada za metodologię i przygotowanie projektu?

Inwentaryzacja nie zaczyna się w momencie pierwszego skanowania.

Najważniejsze decyzje zapadają wcześniej.

Trzeba ustalić m.in.:

• co dokładnie podlega spisowi,
• co oznacza pojedyncza pozycja,
• jakie dane będą rejestrowane,
• jak identyfikujemy aktywa,
• jak traktujemy brakujące oznaczenia,
• co robimy z pozycjami spoza ewidencji,
• jak definiujemy niezgodności,
• jak postępujemy z pozycjami nieodnalezionymi,
• jaki format ma mieć wynik końcowy.

Jeżeli dostawca oczekuje, że klient przygotuje całą metodologię samodzielnie, trzeba jasno ustalić, że kupujesz przede wszystkim zasoby wykonawcze.

Jeżeli oczekujesz outsourcingu inwentaryzacji, partner powinien umieć wesprzeć Cię również na etapie projektowania procesu.

3. Jak zweryfikujecie rzeczywistą skalę projektu przed startem?

Brief nie zawsze pokazuje całą rzeczywistość.

Klient może wiedzieć, że ma 40 lokalizacji i około 30 tysięcy pozycji.

To wciąż nie mówi:

• jak rozmieszczone są zasoby,
• jak wyglądają oznaczenia,
• jak aktualna jest baza,
• czy wszystkie pomieszczenia są dostępne,
• jak łatwo można identyfikować poszczególne pozycje,
• ile realnie można policzyć podczas jednej zmiany.

Dlatego przy dużych lub nietypowych projektach warto zapytać o:

wizję lokalną, audyt przygotowawczy albo pilotaż.

Niewielki test przed uruchomieniem pełnej skali może ujawnić problemy, których nie widać w Excelu.

Pozwala również lepiej oszacować produktywność zespołu, harmonogram oraz koszt całej realizacji.

4. Czy jesteście w stanie obsłużyć wszystkie nasze lokalizacje?

To jedno z kluczowych pytań dla dużych organizacji.

Firma może świetnie wykonywać pojedyncze inwentaryzacje, ale nie mieć struktury pozwalającej przeprowadzić jednocześnie spisy w kilkudziesięciu miejscach.

Jeżeli działasz w wielu lokalizacjach, zapytaj:

• jak duże zespoły dostawca może zbudować,
• czy działa w całej Polsce,
• czy może prowadzić kilka lokalizacji równolegle,
• jak koordynuje pracę różnych zespołów,
• jak zapewnia jeden standard wykonania,
• jak zarządza logistyką,
• jak szybko może skalować zasoby.

Dlaczego skala ma znaczenie?

Jeżeli 50 oddziałów zostanie zinwentaryzowanych przez 50 niezależnie działających zespołów bez jednego standardu, wyniki mogą być trudne do połączenia.

Duży projekt potrzebuje nie tylko ludzi.

Potrzebuje centralnego zarządzania metodologią i danymi.

5. Kto będzie faktycznie wykonywał inwentaryzację

Warto wiedzieć, kto pojawi się w Twoich lokalizacjach.

Zapytaj:

• jak dobierane są osoby do projektu,
• kto je szkoli,
• kto przekazuje instrukcję,
• kto nadzoruje ich pracę,
• czy zespoły posiadają liderów,
• jak rozwiązywane są problemy na miejscu,
• kto jest punktem kontaktowym dla klienta.

Przy inwentaryzacji środków trwałych czy nietypowych zasobów szkolenie ma szczególnie duże znaczenie.

Osoba wykonująca spis powinna rozumieć, co identyfikuje i jak ma postąpić w przypadku wyjątku, a nie wyłącznie potrafić obsługiwać skaner.

6. Z jakiej technologii korzystacie?

Technologia może znacząco usprawnić inwentaryzację, ale nie powinna być celem sama w sobie.

W zależności od projektu wykorzystywane mogą być:

• mobilne skanery,
• kody kreskowe,
• etykiety,
• RFID,
• aplikacje inwentaryzacyjne,
• systemy raportowe.

Najlepszym pytaniem nie jest jednak:

„Czy macie RFID?”

Lepiej zapytać:

„Jakiej technologii użyjecie w naszym projekcie i dlaczego właśnie tej?”

Dobry dostawca powinien umieć uzasadnić wybór rozwiązania w kontekście:

• rodzaju aktywów,
• istniejących oznaczeń,
• danych klienta,
• liczby lokalizacji,
• wymaganej szybkości,
• kosztu,
• sposobu wykorzystania wyników.

Cursor wykorzystuje w projektach m.in. mobilne skanery i dedykowane rozwiązania raportowe.

7. Jak zapewniacie jakość i kompletność danych?

Szybko wykonana inwentaryzacja nie ma dużej wartości, jeżeli jej wynikowi nie można zaufać.

Zapytaj potencjalnego dostawcę:

• jak kontroluje pracę zespołów,
• czy sprawdza kompletność lokalizacji,
• jak identyfikuje błędy,
• jak wykrywa nietypowe wyniki,
• kiedy wykonuje ponowne przeliczenia,
• kto zatwierdza zamknięcie lokalizacji,
• jak dokumentowane są wyjątki.

W szczególności warto ustalić kryterium zakończenia spisu.

Czy lokalizacja jest zakończona, kiedy zespół skończył liczyć?

Czy dopiero wtedy, gdy dane zostały zweryfikowane?

To dwie różne rzeczy.

8. Co się stanie, gdy stan faktyczny nie zgadza się z ewidencją?

Niezgodności nie są wyjątkowym wydarzeniem.

Są jednym z powodów, dla których inwentaryzację w ogóle się przeprowadza.

Podczas spisu mogą pojawić się m.in.:

• pozycje nieodnalezione,
• aktywa w innej lokalizacji,
• pozycje bez oznaczeń,
• aktywa niewystępujące w przekazanej bazie,
• nieczytelne identyfikatory,
• różnice ilościowe.

Dostawca powinien przed rozpoczęciem prac określić:

jak takie przypadki będą rejestrowane i co stanie się z nimi później.

Zapytaj również, czy cena obejmuje:

• ponowną kontrolę,
• dodatkowe przeliczenie,
• ponowną wizytę,
• przygotowanie osobnego raportu niezgodności.

To jedna z rzeczy, które mogą znacząco różnić pozornie podobne oferty.

9. Jak będzie wyglądało raportowanie?

Nie czekaj z tym pytaniem do zakończenia spisu.

Format wyniku powinien zostać uzgodniony przed rozpoczęciem projektu.

Zapytaj:

• jakie dane będą przekazywane,
• jak często otrzymasz raport,
• czy można obserwować postęp realizacji,
• czy wyniki będą podzielone według lokalizacji,
• jak prezentowane będą niezgodności,
• w jakim formacie otrzymasz dane,
• czy struktura może zostać dopasowana do dalszego wykorzystania w Twoich systemach.

Cursor w swoim procesie usługowym uwzględnia raportowanie i — jeżeli projekt tego wymaga — dodatkowe przeliczenia przed zamknięciem projektu.

Raport nie powinien być niespodzianką

Przed startem warto zobaczyć przykładową strukturę wyniku.

Dzięki temu działy finansowe, administracyjne, IT czy controlling mogą wcześniej zweryfikować, czy otrzymają informacje potrzebne do dalszej pracy.

10. Jak ograniczycie wpływ inwentaryzacji na naszą działalność?

Najlepszy spis to taki, który nie destabilizuje biznesu bardziej, niż jest to konieczne.

Ma to szczególne znaczenie w:

• działających sklepach,
• magazynach,
• zakładach produkcyjnych,
• biurach,
• placówkach usługowych,
• organizacjach wielooddziałowych.

Zapytaj:

• czy możliwa jest praca poza godzinami działalności,
• czy projekt może być realizowany etapami,
• czy możliwe jest równoległe prowadzenie kilku lokalizacji,
• jak organizowany jest dostęp do pomieszczeń,
• jakich osób potrzebuje dostawca po stronie klienta,
• ile czasu pracownicy klienta będą musieli poświęcić na wsparcie procesu.

To ostatnie pytanie jest szczególnie ważne.

Oferta może być tania, ale jeśli wymaga ciągłej pracy kilku osób z Twojej organizacji, rzeczywisty koszt projektu będzie znacznie wyższy.

11. Co dokładnie obejmuje wycena?

Nie porównuj wyłącznie końcowych kwot.

Przed wyborem dostawcy doprowadź oferty do wspólnego mianownika.

Sprawdź, czy cena obejmuje:

• przygotowanie metodologii,
• wizję lokalną,
• koordynatora projektu,
• zespoły spisowe,
• szkolenia,
• urządzenia,
• oprogramowanie,
• transport,
• noclegi,
• pracę nocną lub weekendową,
• tagowanie,
• dodatkowe etykiety,
• kontrolę jakości,
• ponowne przeliczenia,
• raportowanie,
• przetwarzanie danych,
• dodatkowe wizyty.

Oferta A może wyglądać na tańszą, dopóki nie okaże się, że kilka kluczowych elementów będzie rozliczanych osobno.

Poproś o założenia wyceny

Dobra oferta powinna jasno wskazywać, na podstawie jakich danych została policzona.

Jeżeli liczba pozycji lub czas realizacji znacząco odbiegnie od założeń, powinno być wiadomo, jak wpłynie to na koszt inwentaryzacji.

12. Kto bierze odpowiedzialność za cały projekt?

To najważniejsze pytanie.

Duża inwentaryzacja może angażować:

• procurement,
• finanse,
• administrację,
• IT,
• księgowość,
• kierowników oddziałów,
• ochronę,
• pracowników lokalizacji,
• zewnętrzne zespoły spisowe.

Bez jednej osoby lub struktury odpowiedzialnej za koordynację bardzo łatwo o chaos.

Dlatego zapytaj:

Kto po stronie dostawcy odpowiada za projekt od momentu przekazania danych do zamknięcia raportu?

Powinieneś wiedzieć:

• kto jest project ownerem,
• kto podejmuje decyzje operacyjne,
• kto reaguje w sytuacji problemowej,
• kto odpowiada za komunikację,
• kto kontroluje harmonogram,
• kto odpowiada za jakość końcowego wyniku.

Outsourcing ma odciążać organizację.

Jeżeli po podpisaniu umowy to klient musi codziennie zarządzać zespołami dostawcy, trudno mówić o pełnym outsourcingu procesu.

Jak porównać firmy inwentaryzacyjne? Prosta checklista

Przed decyzją można ocenić każdego dostawcę według tych samych kryteriów:

Firma, która potrafi odpowiedzieć konkretnie na wszystkie 12 obszarów, daje znacznie lepszą podstawę do oceny niż dostawca konkurujący wyłącznie ceną.

Czerwone flagi przy wyborze firmy inwentaryzacyjnej

Niektóre sygnały powinny skłonić do zadania dodatkowych pytań.

Wycena bez poznania projektu

Jeżeli dostawca podaje finalną cenę na podstawie jednej informacji — np. samej liczby aktywów — warto sprawdzić, jakie założenia przyjął.

Brak pytań o wynik

Profesjonalna firma powinna chcieć wiedzieć nie tylko, co ma policzyć, ale także co klient chce otrzymać po zakończeniu projektu.

Brak procedury dla rozbieżności

„Policzymy i prześlemy plik” może być niewystarczające w projekcie, w którym rzeczywisty problem zaczyna się właśnie przy niezgodnościach.

Brak doświadczenia w podobnej skali

Świetne wykonanie pięciu niewielkich inwentaryzacji nie jest automatycznie dowodem gotowości do skoordynowania 100 placówek jednocześnie.

Technologia bez metodologii

Sam skaner, aplikacja czy RFID nie gwarantują wiarygodnego wyniku.

Niejasna odpowiedzialność

Jeżeli nie wiadomo, kto odpowiada za problem w konkretnej lokalizacji, istnieje ryzyko, że klient sam stanie się koordynatorem dostawcy.

Najtańsza firma do inwentaryzacji czy najlepszy model realizacji?

Przy procurementowym porównaniu ofert naturalne jest szukanie oszczędności.

Problem zaczyna się wtedy, gdy jedynym KPI staje się cena za godzinę albo pozycję.

Całkowity koszt projektu obejmuje również:

• czas własnych pracowników,
• ryzyko opóźnienia,
• konieczność ponownego spisu,
• ręczne poprawianie danych,
• dodatkową koordynację,
• zakłócenia działalności,
• potencjalny koszt błędnego wyniku.

Dlatego przy dużych projektach lepiej porównywać TCO – całkowity koszt realizacji niż pojedynczą stawkę.

Najtańsza oferta może być najlepsza.

Ale dopiero wtedy, gdy jej zakres, jakość i model odpowiedzialności są porównywalne z pozostałymi.

Jak przygotować zapytanie ofertowe na inwentaryzację?

Im lepszy brief, tym łatwiej porównać dostawców.

Na początek warto przekazać:

Zakres

Co ma zostać zinwentaryzowane?

Środki trwałe, wyposażenie, zapasy, towary czy inny rodzaj zasobów?

Skalę

Ile pozycji przewidujesz?

Jeżeli nie znasz dokładnej liczby, podaj szacunek.

Lokalizacje

Ile ich jest i gdzie się znajdują?

Termin

Kiedy projekt musi się rozpocząć i zakończyć?

Warunki realizacji

Czy spis odbywa się w normalnych godzinach pracy, nocą, podczas działania obiektu czy po jego zamknięciu?

Dane wejściowe

Jak wygląda obecna ewidencja i sposób oznakowania?

Oczekiwany rezultat

Jakie dane chcesz otrzymać po zakończeniu projektu?

Elementy dodatkowe

Czy potrzebujesz tagowania, dodatkowych przeliczeń, pilotażu, pracy z niezgodnościami lub określonego sposobu raportowania?

Taki brief pozwala potencjalnym dostawcom przygotować oferty oparte na podobnych założeniach.

Wybór firmy do inwentaryzacji środków trwałych – na co zwrócić szczególną uwagę?

Przy inwentaryzacji środków trwałych znaczenie ma coś więcej niż szybkość liczenia.

Dostawca powinien rozumieć problem relacji:

fizyczne aktywo ↔ oznaczenie ↔ lokalizacja ↔ pozycja w ewidencji.

Warto szczególnie sprawdzić:

• doświadczenie w pracy z dużymi bazami aktywów,
• możliwość tagowania,
• sposób postępowania z aktywami bez oznaczeń,
• obsługę różnych lokalizacji,
• rejestrację zmian lokalizacji,
• sposób raportowania braków i nadwyżek względem przekazanej ewidencji,
• możliwość dopasowania struktury danych do dalszej pracy klienta.

A jeśli projekt inwentaryzacyjny jest nietypowy?

Nie każdy dostawca musi pasować do każdego projektu.

Jeżeli inwentaryzacja dotyczy nietypowych zasobów, trudnych warunków, nietypowych godzin lub szczególnej struktury lokalizacji, doświadczenie w takich realizacjach nabiera dodatkowego znaczenia.

Cursor realizuje także niestandardowe projekty inwentaryzacyjne, w tym prace w wymagających warunkach. Przy tego typu przedsięwzięciach proces warto rozpocząć od analizy warunków oraz właściwego zaprojektowania metodologii.

Szukasz firmy, która przeprowadzi inwentaryzację od początku do końca?

Zanim poprosisz nas o wycenę, zadaj nam te same 12 pytań.

W Cursor realizujemy projekty inwentaryzacyjne obejmujące pojedyncze obiekty oraz rozproszone struktury wielolokalizacyjne. Proces może obejmować przygotowanie projektu, wizję lokalną, zespoły spisowe, technologię, fizyczną realizację, raportowanie oraz dodatkowe przeliczenia, jeżeli wymaga tego zakres.

Przykładem jest projekt przeprowadzony dla UNIQA po połączeniu z AXA — inwentaryzacja aktywów trwałych objęła 46 placówek, a działania realizowało 14 wyspecjalizowanych zespołów.

Prześlij nam:

• liczbę lokalizacji,
• przybliżoną liczbę pozycji,
• rodzaj zasobów,
• miasta lub regiony,
• oczekiwany termin,
• informację o obecnym sposobie ewidencji.

Na tej podstawie będziemy mogli zaproponować model realizacji i przygotować wycenę.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl