Firma wie, że kupiła 2800 laptopów.

Ale czy wie, gdzie każdy z nich znajduje się dzisiaj, kto z niego korzysta i czy informacje zapisane w ewidencji nadal odpowiadają rzeczywistości?

W dużych organizacjach sprzęt IT jest jednym z najbardziej mobilnych elementów majątku.

Laptopy zmieniają użytkowników. Telefony są wymieniane. Monitory trafiają pomiędzy biurami. Pracownicy przechodzą do innych działów. Oddziały są otwierane i zamykane. Sprzęt jest naprawiany, wycofywany, przechowywany jako zapasowy albo pozostaje przypisany do osoby, która dawno zmieniła stanowisko.

Po kilku latach nawet dobrze prowadzona ewidencja może przestać odzwierciedlać stan faktyczny.

Inwentaryzacja sprzętu IT pozwala fizycznie zweryfikować urządzenia, ich oznaczenia, lokalizację i inne uzgodnione dane oraz porównać wynik z informacjami znajdującymi się w systemach organizacji.

W przypadku firm posiadających wiele biur i oddziałów największym wyzwaniem nie jest jednak samo skanowanie.

Kluczowe stają się jeden standard danych, odpowiednia metodologia i centralna koordynacja całego projektu.

Co można objąć inwentaryzacją sprzętu IT?

Zakres powinien wynikać z tego, jak organizacja definiuje i ewidencjonuje swój majątek oraz wyposażenie.

Projekt może obejmować m.in.:

Laptopy i komputery

Laptopy, komputery stacjonarne, stacje robocze oraz inne urządzenia przypisane do pracowników i lokalizacji.

Telefony służbowe i urządzenia mobilne

Smartfony, tablety i inne urządzenia mobilne.

Monitory i stacje dokujące

Elementy wyposażenia stanowisk pracy, które w dużych organizacjach również mogą być przenoszone pomiędzy użytkownikami i lokalizacjami.

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne

Sprzęt znajdujący się w biurach, placówkach i innych jednostkach organizacyjnych.

Urządzenia sieciowe

W zależności od zakresu projektu inwentaryzacją mogą zostać objęte również wybrane urządzenia infrastruktury IT.

Pozostałe wyposażenie technologiczne

Każda organizacja posiada własny model klasyfikacji aktywów. Dlatego przed rozpoczęciem projektu ustalamy, które kategorie urządzeń mają wejść do fizycznego spisu z natury oraz jakie informacje należy dla nich rejestrować.

Dlaczego inwentaryzacja IT jest trudniejsza, niż wygląda?

Na pierwszy rzut oka zadanie wydaje się proste:

znaleźć urządzenie → zeskanować → porównać z bazą.

W praktyce największym problemem jest zazwyczaj nie samo urządzenie, ale wszystko, co wydarzyło się z nim od momentu zakupu.

Laptop mógł zostać:

• przekazany innemu pracownikowi,
• przeniesiony do innego oddziału,
• wymieniony na nowszy,
• oddany do serwisu,
• zwrócony do magazynu IT,
• wycofany z użytkowania,
• pozostawiony po odejściu pracownika,
• przypisany w jednym systemie do innej osoby niż w drugim.

Jeżeli organizacja posiada kilkadziesiąt urządzeń, takie przypadki można często wyjaśniać na bieżąco.

Jeżeli posiada kilka lub kilkadziesiąt tysięcy aktywów IT, pojedyncze odstępstwa zaczynają tworzyć duży problem z jakością danych.

1. Laptop jest w systemie, ale gdzie jest fizycznie?

To jeden z najczęstszych problemów związanych z ewidencją IT.

System wskazuje:

Laptop XYZ → pracownik A → biuro Warszawa.

Podczas fizycznego spisu okazuje się, że urządzenie:

• znajduje się w Krakowie,
• zostało przekazane innej osobie,
• znajduje się w magazynie sprzętu,
• zostało wycofane z użytkowania,
• albo w ogóle nie można go odnaleźć w deklarowanej lokalizacji.

Dlatego warto rozdzielić dwa pytania:

Czy urządzenie istnieje?

oraz:

Czy znajduje się tam, gdzie według ewidencji powinno się znajdować?

Fizyczna inwentaryzacja pozwala zweryfikować oba.

2. Sprzęt zmienił użytkownika, ale system o tym nie wie

W organizacji zatrudniającej kilka tysięcy osób przepływ sprzętu może być bardzo duży.

Pracownicy:

• rozpoczynają pracę,
• zmieniają stanowiska,
• przechodzą między zespołami,
• otrzymują nowe urządzenia,
• zwracają poprzednie,
• odchodzą z organizacji.

Jeżeli każdy etap tego procesu nie zostanie prawidłowo odzwierciedlony w ewidencji, pojawia się sytuacja, w której urządzenie fizycznie istnieje, ale formalnie przypisane jest do niewłaściwej osoby.

Taki problem jest trudny do wykrycia na podstawie samej analizy bazy.

Fizyczny spis daje możliwość porównania rzeczywistości z tym, co zapisano w systemie.

3. Jedno urządzenie, kilka identyfikatorów

Sprzęt IT często posiada wiele numerów.

Może to być:

• numer inwentarzowy,
• kod kreskowy,
• numer seryjny producenta,
• identyfikator w systemie IT Asset Management,
• numer ewidencyjny w systemie finansowym,
• w przypadku urządzeń mobilnych również np. IMEI.

Problem pojawia się wtedy, gdy różne działy korzystają z różnych identyfikatorów.

Finanse znają laptop pod jednym numerem.

IT pod drugim.

Na fizycznej obudowie znajduje się jeszcze inna etykieta.

Dlaczego jednoznaczna identyfikacja jest tak ważna?

Podczas projektu trzeba ustalić, który identyfikator będzie podstawą powiązania fizycznego urządzenia z ewidencją.

Jeżeli istnieją różne źródła danych, można również określić sposób ich zestawiania.

Bez tego fizyczny spis może wygenerować kolejną listę urządzeń zamiast uporządkować istniejące informacje.

4. Sprzęt istnieje, ale nie występuje w przekazanej bazie

Podczas fizycznego spisu może pojawić się urządzenie, którego zespół nie jest w stanie znaleźć w danych wejściowych.

Może to wynikać m.in. z:

• niepełnej bazy,
• zakupu niewprowadzonego do właściwego zbioru,
• migracji między systemami,
• fuzji lub przejęcia,
• błędnego oznakowania,
• funkcjonowania kilku niezależnych ewidencji.

Takiego urządzenia nie powinno się ignorować tylko dlatego, że nie ma go na liście.

Jeszcze przed rozpoczęciem spisu warto ustalić procedurę:

jakie informacje zbieramy o urządzeniu spoza ewidencji i jak oznaczamy je w wynikach?

To pozwala później wyjaśniać przypadki na podstawie uporządkowanych danych.

5. Sprzęt jest zapisany w ewidencji, ale fizycznie już nie jest używany

Kolejny problem dotyczy statusu urządzenia.

Laptop może znajdować się fizycznie w organizacji, a jednocześnie:

• być uszkodzony,
• czekać na likwidację,
• pełnić rolę sprzętu zapasowego,
• znajdować się w serwisie,
• być wycofany z aktywnego użytkowania.

Jeżeli zakres projektu tego wymaga, podczas spisu można rejestrować ustalone wcześniej informacje dotyczące statusu fizycznego.

Decyzje dotyczące sposobu dalszego ujęcia aktywa w ewidencji lub księgach pozostają oczywiście po stronie odpowiedzialnych zespołów klienta.

Największe wyzwanie: sprzęt IT w wielu lokalizacjach

Inwentaryzacja 1000 laptopów znajdujących się w jednym budynku to zupełnie inny projekt niż 1000 urządzeń rozmieszczonych w 30 oddziałach.

Przy organizacji wielolokalizacyjnej dochodzą:

• różne osoby odpowiedzialne za dostęp,
• różne godziny funkcjonowania placówek,
• transport zespołów,
• koordynacja harmonogramu,
• różne sposoby oznaczania sprzętu,
• lokalne wyjątki,
• konieczność połączenia danych z wielu zespołów.

Dlatego duża inwentaryzacja IT powinna być projektowana centralnie, nawet jeżeli fizyczny spis odbywa się równolegle w wielu miejscach.

Jak przeprowadzić inwentaryzację sprzętu IT w wielu oddziałach?

1. Zdefiniuj zakres

Pierwszym krokiem nie powinno być liczenie.

Trzeba ustalić:

• jakie urządzenia podlegają spisowi,
• które lokalizacje obejmuje projekt,
• jakie identyfikatory będą wykorzystywane,
• jakie informacje mają zostać zebrane.

2. Przygotuj dane wejściowe

W zależności od organizacji informacje mogą pochodzić z:

• ewidencji środków trwałych,
• systemu ERP,
• systemu IT Asset Management,
• systemów service desk,
• arkuszy pomocniczych,
• innych baz.

Nie zawsze wszystkie te źródła muszą zostać wykorzystane podczas fizycznego spisu.

Najpierw trzeba ustalić, który zbiór stanowi bazę roboczą projektu.

3. Ustal sposób identyfikacji

Może nim być:

• kod kreskowy,
• numer inwentarzowy,
• numer seryjny,
• inny jednoznaczny identyfikator.

Jeżeli oznaczenia są niekompletne lub wymagają wymiany, projekt można połączyć z tagowaniem sprzętu.

4. Zdefiniuj lokalizacje

Samo określenie miasta może nie wystarczyć.

Dla dużych obiektów struktura może obejmować:

miasto → budynek → piętro → dział → pomieszczenie.

Im precyzyjniej zdefiniowana struktura, tym bardziej użyteczna może być później informacja o rzeczywistym położeniu aktywa.

5. Zdefiniuj kategorie niezgodności

Jeszcze przed startem warto określić, jakie wyjątki będą rejestrowane.

Przykładowo:

ZGODNE
urządzenie znajduje się w oczekiwanej lokalizacji.

INNA LOKALIZACJA
urządzenie istnieje, ale zostało odnalezione gdzie indziej.

BRAK W BAZIE
sprzęt fizycznie istnieje, ale nie został powiązany z przekazanym zbiorem.

NIE ODNALEZIONO
pozycja występuje w bazie, ale nie została odnaleziona podczas spisu.

PROBLEM Z OZNACZENIEM
urządzenie wymaga dodatkowej identyfikacji.

Struktura powinna zostać dopasowana do celu konkretnego projektu.

6. Przeszkol zespoły

Przy sprzęcie IT szczególnie ważne jest ustalenie jednoznacznych zasad.

Zespół musi wiedzieć:

• którego oznaczenia szukać,
• co zeskanować,
• jakie dane wpisać,
• co zrobić przy nieczytelnej etykiecie,
• jak postąpić z urządzeniem spoza bazy,
• kiedy zgłosić wyjątek.

Dzięki temu osoby pracujące w Warszawie i Gdańsku interpretują ten sam przypadek w taki sam sposób.

7. Przeprowadź fizyczny spis

Zespoły identyfikują sprzęt znajdujący się w poszczególnych lokalizacjach oraz rejestrują informacje zgodnie z metodologią projektu.

Cursor wykorzystuje w projektach inwentaryzacyjnych m.in. mobilne skanery i dedykowane rozwiązania raportowe.

8. Zweryfikuj niezgodności

Po pierwszym przejściu może pozostać grupa przypadków wymagających wyjaśnienia.

Przykładowo:

laptop nie został odnaleziony w Warszawie, ale pojawił się podczas spisu w Krakowie.

Dobrze zaprojektowany proces powinien umożliwiać takie przypadki powiązać, zamiast traktować je jako dwa niezależne błędy.

9. Przygotuj dane wynikowe

Na końcu organizacja powinna otrzymać wynik w strukturze ustalonej przed rozpoczęciem projektu.

Może on obejmować m.in.:

• identyfikator aktywa,
• rodzaj urządzenia,
• numer seryjny,
• rzeczywistą lokalizację,
• status weryfikacji,
• rodzaj niezgodności,
• inne uzgodnione pola.

Dane mogą następnie służyć zespołom IT, administracji, finansom lub osobom odpowiedzialnym za zarządzanie majątkiem.

Co ze sprzętem znajdującym się u pracowników poza biurem?

To jedno z największych wyzwań współczesnej ewidencji IT.

W modelu hybrydowym część sprzętu może znajdować się poza stałymi lokalizacjami przedsiębiorstwa.

Nie oznacza to, że wszystkie takie aktywa trzeba objąć identycznym fizycznym procesem jak urządzenia znajdujące się w biurach.

Przed rozpoczęciem projektu organizacja powinna ustalić:

• które aktywa wymagają fizycznej weryfikacji,
• które mogą zostać zweryfikowane w inny sposób zgodny z przyjętą procedurą,
• jak traktować sprzęt powierzony pracownikom,
• jakie informacje powinny zostać potwierdzone,
• jak obsługiwać przypadki, w których urządzenie nie jest dostępne w danym terminie.

Metodologia musi wynikać z rzeczywistego modelu pracy organizacji, a nie z założenia, że cały sprzęt znajduje się w biurach.

Inwentaryzacja IT przed zmianą systemu

Migracja do nowego ERP, ITAM lub innego systemu zarządzania aktywami może być dobrym momentem na fizyczną weryfikację sprzętu.

Dlaczego?

Bo migracja sama w sobie nie poprawia jakości danych.

Jeżeli stara baza zawiera:

• nieaktualne lokalizacje,
• duplikaty,
• urządzenia, których nie można odnaleźć,
• nieprawidłowych użytkowników,

przeniesienie jej do nowego systemu może oznaczać po prostu przeniesienie starych problemów do nowego narzędzia.

Fizyczny spis może pomóc stworzyć bardziej wiarygodny punkt wyjścia przed migracją.

Inwentaryzacja IT po fuzji lub przejęciu

Szczególnym przypadkiem jest połączenie dwóch organizacji.

Firma A może posiadać jeden system oznaczeń.

Firma B – inny.

Do tego dochodzą:

• różne modele urządzeń,
• różne kategorie aktywów,
• inne struktury lokalizacji,
• odmienne systemy ERP lub ITAM,
• powtarzające się numery,
• różne procedury przypisywania sprzętu użytkownikom.

W takim scenariuszu fizyczna inwentaryzacja może pomóc odpowiedzieć na podstawowe pytanie:

Jaki sprzęt rzeczywiście znajduje się dziś w połączonej organizacji i gdzie jest zlokalizowany?

Cursor posiada doświadczenie w wielolokalizacyjnych projektach weryfikacji majątku po fuzjach. W projekcie dla UNIQA, realizowanym po połączeniu z AXA, inwentaryzacja aktywów objęła 46 oddziałów terenowych, a w realizacji uczestniczyło 14 zespołów spisowych.

Bankowość i Finanse Inwentaryzacje

Case study

Pełna inwentaryzacja aktywów trwałych po fuzji z AXA

Aby zweryfikować i scalić drogocenne zasoby trwałe po fuzji, UNIQA zwróciła się do nas o kompleksowe przeprowadzenie inwentaryzacji w 46 oddziałach terenowych rozmieszczonych w całym kraju.

46

zinwentaryzowanych oddziałó∑

14

zespołów serwisowych

Czy podczas inwentaryzacji sprzętu IT warto od razu zrobić tagowanie?

Często tak.

Jeżeli podczas spisu okazuje się, że:

• część urządzeń nie ma oznaczeń,
• etykiety są nieczytelne,
• funkcjonuje kilka sposobów numerowania,
• obecny system utrudnia identyfikację,

inwentaryzację można połączyć z uporządkowaniem oznaczeń.

W zależności od projektu mogą być wykorzystywane:

• etykiety,
• kody kreskowe,
• oznaczenia zgodne z systemem klienta,
• rozwiązania RFID.

Dzięki temu podczas kolejnego spisu urządzenie może zostać znacznie szybciej powiązane z właściwą pozycją.

Czy RFID jest najlepszym rozwiązaniem do inwentaryzacji IT?

Nie zawsze.

RFID może być bardzo przydatne w określonych scenariuszach, ale technologia powinna wynikać z potrzeb projektu.

Jeżeli firma posiada już dobrze działający system kodów kreskowych, jego dalsze wykorzystanie może być bardziej racjonalne niż wdrażanie nowego rozwiązania wyłącznie na potrzeby jednej inwentaryzacji.

Przed wyborem technologii warto odpowiedzieć na pytania:

• ile urządzeń obejmuje projekt,
• jak są obecnie oznaczone,
• jak często będą później inwentaryzowane,
• gdzie się znajdują,
• jak działa obecny system ewidencji,
• jaki problem nowa technologia ma rozwiązać.

W Cursor dobieramy sposób identyfikacji do charakteru projektu zamiast narzucać jedną metodę wszystkim klientom.

Jakie dane warto zbierać podczas inwentaryzacji sprzętu IT?

Tu łatwo popełnić błąd polegający na zbieraniu wszystkiego, co potencjalnie da się odczytać z urządzenia.

Każde dodatkowe pole oznacza jednak czas.

Dlatego warto rejestrować przede wszystkim informacje, które będą później rzeczywiście wykorzystywane.

W zależności od projektu mogą to być:

Ostateczny zakres powinien wynikać z celu projektu i struktury danych klienta.

Kto powinien być zaangażowany po stronie firmy?

Inwentaryzacja IT często znajduje się na styku kilku funkcji.

W projekt mogą być zaangażowane:

IT

Zna urządzenia, system zarządzania aktywami i procesy związane z wydawaniem sprzętu.

Finanse i księgowość

Odpowiadają za ewidencję tych składników, które są ujęte jako środki trwałe lub inne aktywa zgodnie z zasadami organizacji.

Administracja

Może odpowiadać za część wyposażenia i lokalizacji.

HR

Posiada dane o zmianach zatrudnienia i strukturze organizacyjnej.

Procurement

Może odpowiadać za wybór dostawcy oraz dane dotyczące zakupów.

Lokalni managerowie

Pomagają zorganizować dostęp do poszczególnych placówek.

Dlatego przed rozpoczęciem projektu dobrze jest wyznaczyć jednego właściciela procesu po stronie klienta, nawet jeżeli dane pochodzą z kilku działów.

Własny zespół czy outsourcing inwentaryzacji IT?

Mała organizacja posiadająca jedno biuro może bez problemu przeprowadzić spis własnymi zasobami.

Outsourcing inwentaryzacji zaczyna mieć większą wartość, gdy:

• urządzeń są tysiące,
• firma posiada wiele lokalizacji,
• projekt musi zakończyć się szybko,
• własny dział IT nie może oddelegować pracowników,
• potrzebna jest niezależna fizyczna weryfikacja,
• trzeba zbudować kilka zespołów pracujących równolegle,
• inwentaryzacja jest częścią większej reorganizacji lub migracji danych.

Zewnętrzny partner może wtedy przejąć przede wszystkim operacyjną stronę spisu, pozostawiając decyzje dotyczące klasyfikacji i dalszego zarządzania aktywami właściwym zespołom klienta.

Ile kosztuje inwentaryzacja sprzętu IT?

Nie istnieje jedna uniwersalna cena za inwentaryzację laptopa czy telefonu.

Koszt projektu zależy m.in. od:

• liczby urządzeń,
• liczby lokalizacji,
• geograficznego rozproszenia,
• jakości ewidencji,
• sposobu oznakowania,
• liczby danych zbieranych dla każdego urządzenia,
• konieczności tagowania,
• oczekiwanego terminu,
• liczby zespołów,
• zakresu pracy z niezgodnościami,
• formatu raportowania.

Tysiąc prawidłowo oznakowanych laptopów w jednym biurze może być operacyjnie znacznie prostszym projektem niż kilkaset niejednoznacznie oznaczonych urządzeń rozmieszczonych pomiędzy wieloma oddziałami.

Dlatego przed przygotowaniem wyceny warto najpierw określić co dokładnie ma zostać sprawdzone przy każdym urządzeniu.

Jak przygotować firmę do inwentaryzacji sprzętu IT?

Dobre przygotowanie może znacznie usprawnić projekt.

Przygotuj bazę urządzeń

Nawet jeśli wiesz, że nie jest idealna.

Właśnie po to przeprowadzany jest spis, aby zweryfikować jej zgodność z rzeczywistością.

Wskaż lokalizacje

Uwzględnij nie tylko główne biura, ale również mniejsze oddziały, magazyny sprzętu czy inne miejsca, w których mogą znajdować się urządzenia.

Określ system identyfikacji

Wskaż numery inwentarzowe, seryjne, kody lub inne identyfikatory.

Zdecyduj, jakie informacje naprawdę są potrzebne

Nie zbieraj danych tylko dlatego, że są dostępne.

Ustal sposób obsługi wyjątków

Co robimy z urządzeniem bez tagu?

Co z pozycją spoza bazy?

Co ze sprzętem znajdującym się w innej lokalizacji?

Ustal oczekiwany wynik

Excel? CSV? Dane przygotowane do dalszej obróbki? Lista rozbieżności?

Im wcześniej ustalisz rezultat, tym lepiej można zaprojektować cały proces.

Jak Cursor może wesprzeć inwentaryzację sprzętu IT?

Cursor realizuje inwentaryzacje środków trwałych i wyposażenia dla średnich oraz dużych organizacji, również w wielu lokalizacjach.

Zakres projektu może obejmować:

• analizę danych wejściowych,
• zaprojektowanie procesu,
• wizję lokalną lub pilotaż,
• przygotowanie zespołów,
• fizyczną identyfikację aktywów,
• wykorzystanie mobilnych skanerów,
• rejestrowanie rzeczywistych lokalizacji,
• tagowanie aktywów,
• identyfikację niezgodności,
• dodatkowe kontrole,
• przygotowanie raportu w uzgodnionym formacie.

Działamy na terenie całej Polski i możemy prowadzić kilka lokalizacji równolegle.

Masz tysiące urządzeń i nie masz pewności, czy system nadal pokazuje rzeczywistość?

Nie musisz zaczynać od ręcznego sprawdzania każdej pozycji przez własny dział IT.

W Cursor możemy zaplanować i przeprowadzić fizyczną inwentaryzację sprzętu IT jako część inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia.

Od jednego biura po rozproszone struktury obejmujące wiele lokalizacji w całej Polsce.

Prześlij nam:

• przybliżoną liczbę urządzeń,
• liczbę i lokalizacje obiektów,
• kategorie sprzętu,
• sposób obecnego oznakowania,
• przykładową strukturę ewidencji,
• oczekiwany termin.

Na tej podstawie zaproponujemy model realizacji i wycenę projektu.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl