Inwentaryzacja przed audytem finansowym – jak przygotować dane i dokumentację?

Audyt finansowy rozpoczyna się długo przed pojawieniem się biegłego rewidenta w magazynie.

Jeżeli na dzień badania firma ma nieuzgodnione stany magazynowe, niezamknięte dokumenty PZ i WZ, kilka wersji arkuszy spisowych, niewyjaśnione różnice z poprzedniego roku oraz środki trwałe znajdujące się w innych lokalizacjach niż wskazuje ewidencja, problemem nie jest już sama inwentaryzacja.

Problemem staje się wiarygodność danych, na podstawie których powstaje sprawozdanie finansowe.

Dlatego prawidłowe przygotowanie inwentaryzacji przed audytem finansowym powinno obejmować trzy warstwy:

organizację spisu → jakość danych → dokumentację pozwalającą odtworzyć przebieg i rozliczenie inwentaryzacji.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji zostały odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione różnice pomiędzy stanem rzeczywistym i księgowym należy natomiast wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji.

Z punktu widzenia audytora oznacza to, że sam arkusz zawierający wynik liczenia jest dopiero początkiem ścieżki dowodowej.

Najkrótsza odpowiedź: jak przygotować inwentaryzację przed audytem?

Przed audytem finansowym należy przygotować przede wszystkim:

• zatwierdzoną instrukcję lub procedurę inwentaryzacyjną,
• zarządzenie i harmonogram spisu,
• listę lokalizacji i obszarów spisowych,
• dane referencyjne z systemu,
• uporządkowane dokumenty ruchu magazynowego,
• arkusze lub raporty spisowe,
• dokumentację kontrolnych przeliczeń,
• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,
• wyjaśnienia dotyczące niedoborów i nadwyżek,
• dokumentację przesunięć pomiędzy datą spisu a dniem bilansowym, jeśli daty są różne,
• protokół rozliczenia inwentaryzacji,
• dane po korektach uzgodnione z księgą główną.

Jeżeli zapasy są istotną pozycją sprawozdania finansowego, warto również uzgodnić termin spisu z firmą audytorską odpowiednio wcześnie. Art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości wymaga zawarcia umowy o badanie w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.

Dlaczego inwentaryzacja jest tak ważna podczas badania sprawozdania finansowego?

W sprawozdaniu finansowym firma przedstawia konkretne wartości aktywów.

Audytor musi uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody pozwalające ocenić, czy wykazane wartości nie zawierają istotnego zniekształcenia.

W przypadku zapasów szczególne znaczenie mają dwa pytania:

Czy aktywa rzeczywiście istnieją?

oraz

Czy znajdują się w stanie i ilości odpowiadających informacjom wykazywanym przez jednostkę?

KSB 501 wskazuje, że gdy zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, biegły rewident uzyskuje dowody dotyczące ich istnienia i stanu m.in. poprzez obecność podczas spisu z natury – chyba że jest to niewykonalne – oraz wykonanie procedur dotyczących ostatecznego wykazu zapasów.

Podczas obecności audytor może między innymi:

• oceniać instrukcje i procedury przygotowane przez kierownictwo,
• obserwować wykonywanie procedur spisowych,
• dokonywać inspekcji zapasów,
• wykonywać własne przeliczenia kontrolne,
• analizować sposób kontroli arkuszy i ruchu zapasów.

Nie oznacza to jednak, że biegły rewident „robi inwentaryzację”.

Za organizację i przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada jednostka. Audytor ocenia proces i uzyskuje na jego podstawie dowody badania.

To bardzo ważne rozróżnienie.

Audytor nie powinien po raz pierwszy dowiadywać się o spisie w dniu jego rozpoczęcia

Jednym z najłatwiejszych do uniknięcia błędów jest zbyt późne poinformowanie firmy audytorskiej o terminie spisu.

Jeżeli zapasy stanowią istotną pozycję sprawozdania, audytor może planować obecność w wybranych lokalizacjach.

Nie oznacza to, że musi odwiedzić każdy magazyn.

Wybór lokalizacji, próby oraz procedur zależy m.in. od istotności, ryzyka, charakteru zapasów i modelu organizacji.

Jednostka powinna jednak przedstawić odpowiednio wcześnie:

gdzie odbędzie się spis, kiedy, jaki majątek obejmuje, jaka jest wartość zapasów w poszczególnych lokalizacjach i według jakich zasad będzie przebiegało liczenie.

Polska Izba Biegłych Rewidentów wskazuje w materiałach szkoleniowych dotyczących KSB 501 na znaczenie przygotowania do inwentaryzacji, obecności przy spisie, procedur badania oraz dokumentacji związanej z procesem.

Krok 1. Zacznij od danych, a nie od arkuszy spisowych

Duża część problemów ujawnianych podczas audytu nie powstaje w czasie liczenia.

Istniały wcześniej w systemie.

Typowe problemy to:

• ujemne stany magazynowe,
• powielone indeksy,
• nieaktywne indeksy z saldem,
• nierozliczone przyjęcia,
• niezaksięgowane wydania,
• towary przypisane do nieistniejących lokalizacji,
• niezgodność systemu magazynowego z księgą główną,
• środki trwałe przypisane do byłych pracowników,
• aktywa w ewidencji, których od dawna nie ma fizycznie.

Dlatego jeszcze przed spisem warto wykonać pre-inventory data review, czyli kontrolę danych referencyjnych.

Dla zapasów można sprawdzić m.in.:

Dobra praktyka polega na tym, aby przed rozpoczęciem liczenia ustalić jedną wersję danych referencyjnych, do której będą odnoszone wyniki.

Krok 2. Uzgodnij ewidencję pomocniczą z księgą główną

To jeden z najważniejszych etapów przygotowania.

Jeżeli system WMS pokazuje zapasy warte 12,4 mln zł, a konto księgi głównej 12,9 mln zł, fizyczny spis nie wyjaśni automatycznie różnicy 500 tys. zł.

Trzeba ustalić, skąd ona wynika.

Możliwe przyczyny obejmują:

• księgowania w toku,
• dokumenty wystawione, ale jeszcze nieprzeniesione do GL,
• korekty ręczne,
• błędne mapowanie kont,
• towary w drodze,
• zmianę kursów lub metod wyceny,
• błędy interfejsów między ERP i WMS.

Dlatego przed udostępnieniem audytorowi danych warto przygotować reconciliation, czyli formalne uzgodnienie ewidencji szczegółowej z księgą.

Najlepszy plik nie pokazuje jedynie dwóch różnych liczb.

Pokazuje również most uzgodnieniowy:

stan WMS

• określone dokumenty w toku
  – określone korekty
• pozycje wyjaśniające
  = saldo GL.

Audytor może wtedy prześledzić logikę różnicy.

Krok 3. Przygotuj instrukcję inwentaryzacyjną, która opisuje rzeczywisty proces

Instrukcja stworzona kilka lat temu i kopiowana bez zmian nie pomaga, jeżeli operacja działa dziś zupełnie inaczej.

Dobra instrukcja powinna odpowiadać m.in. na pytania:

Kto liczy?

Kto nie może liczyć własnego obszaru?

Jak dzielone są pola spisowe?

Jak oznaczane są policzone strefy?

Jak postępujemy z opakowaniami otwartymi?

Jak liczymy towary luzem?

Jak traktujemy towary obce?

Jak identyfikujemy zapasy uszkodzone, przeterminowane i wolno rotujące?

Jak kontrolujemy ruch podczas spisu?

Kto może poprawić arkusz?

Jak wykonywane są ponowne przeliczenia?

Kiedy lokalizacja może zostać formalnie zamknięta?

Jeżeli firma realizuje proces po raz pierwszy lub chce go uporządkować, przydatny będzie również przewodnik OEX Cursor: Jak przeprowadzić inwentaryzację? Inwentura krok po kroku.

Krok 4. Przygotuj magazyn fizycznie

Audytor może otrzymać doskonały Excel i nadal mieć problem z uzyskaniem przekonujących dowodów, jeśli fizyczny magazyn wygląda inaczej niż dane.

Przed spisem warto:

• uporządkować strefy składowania,
• oznaczyć wszystkie lokalizacje,
• oddzielić zapasy własne od obcych,
• wydzielić towary uszkodzone,
• oznaczyć towary przeznaczone do zwrotu,
• uporządkować strefę przyjęć i wydań,
• zidentyfikować produkty bez etykiet,
• zamknąć zbędne transfery między lokalizacjami.

Szczególnej uwagi wymagają produkty składowane w kilku miejscach.

Jeżeli jeden indeks znajduje się w dziesięciu lokalizacjach, system powinien pozwolić ustalić, czy wszystkie dziesięć zostało uwzględnionych.

Krok 5. Zamknij dokumenty i zaprojektuj cut-off

Słowo cut-off jest jednym z najważniejszych terminów przy audycie zapasów.

Chodzi o ustalenie, czy operacje zostały ujęte we właściwym okresie.

Wyobraźmy sobie dostawę:

31 grudnia o 22:00 samochód przyjeżdża do magazynu.

Towar fizycznie znajduje się na rampie.

Faktura została wystawiona wcześniej.

Dokument PZ powstaje 2 stycznia.

Do którego okresu należy zapas?

Odpowiedzi nie można udzielić wyłącznie na podstawie daty wprowadzenia dokumentu do systemu. Znaczenie mają warunki transakcji, przejście kontroli oraz właściwe zasady rachunkowości.

Dlatego na moment spisu należy zabezpieczyć numery i dane dotyczące:

• ostatnich PZ przed spisem,
• pierwszych PZ po spisie,
• ostatnich WZ przed spisem,
• pierwszych WZ po spisie,
• transferów MM,
• dokumentów dotyczących towarów w drodze,
• zwrotów.

Biegły rewident może później wykorzystać te informacje do testowania kompletności i prawidłowego przypisania operacji do okresów.

Krok 6. Pamiętaj, że audytor może liczyć w obie strony

Podczas kontrolnych przeliczeń bardzo ważny jest kierunek testu.

Z arkusza do magazynu

Audytor wybiera pozycję znajdującą się na wykazie i próbuje odnaleźć ją fizycznie.

Taki test pomaga ocenić przede wszystkim istnienie zapasu.

Z magazynu do arkusza

Audytor wybiera fizycznie widoczny towar i sprawdza, czy znajduje się w dokumentacji spisowej.

Taki test pomaga ocenić kompletność.

Jeżeli firma przygotowała tylko piękny plik, ale części fizycznych produktów nie da się jednoznacznie przyporządkować do pozycji, drugi kierunek testu szybko ujawni problem.

Dlatego dobra inwentaryzacja nie jest optymalizowana pod wygląd raportu.

Jest projektowana tak, aby można było odtworzyć drogę od rzeczywistego przedmiotu do ewidencji i odwrotnie.

Krok 7. Nie usuwaj „niewygodnych” różnic przed audytem

Bardzo niebezpiecznym podejściem jest poprawianie bazy po spisie do momentu, aż różnice znikną.

Jeżeli system wskazywał 100 sztuk, a fizycznie znaleziono 94, prawidłowa dokumentacja powinna pozwolić prześledzić:

stan przed spisem → wynik liczenia → różnica -6 → przyczyna → decyzja → korekta księgowa.

Jeżeli przed przekazaniem dokumentacji wszystkie stany zostaną ręcznie zmienione na 94, audytor widzi rezultat, ale traci część informacji o procesie.

Ustawa o rachunkowości wymaga zarówno udokumentowania inwentaryzacji, jak i wyjaśnienia oraz rozliczenia różnic.

Dlatego potrzebna jest ścieżka audytowa, a nie tylko ostateczny plik.

Jak powinien wyglądać rejestr różnic inwentaryzacyjnych?

Dla każdej istotnej różnicy warto zachować minimum:

Przy dużej liczbie różnic dobrze jest dodatkowo klasyfikować przyczyny.

Po kilku cyklach firma może wtedy zobaczyć, czy problemy pochodzą głównie z:

błędów przyjęcia, błędów kompletacji, transferów między magazynami, uszkodzeń, kradzieży, błędów jednostek miary czy błędów systemowych.

Inwentaryzacja zaczyna wówczas służyć również do poprawy procesów.

Jakie dokumenty przygotować dla biegłego rewidenta?

Wymagania konkretnej firmy audytorskiej mogą się różnić, ale praktyczny inventory audit pack może obejmować:

Dokumenty organizacyjne

• zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
• instrukcję inwentaryzacyjną,
• harmonogram,
• listę zespołów spisowych,
• zakres odpowiedzialności,
• listę lokalizacji i pól spisowych.

Dane przed spisem

• zestawienie zapasów według lokalizacji,
• wartości zapasów,
• uzgodnienie WMS/ERP do GL,
• listę zapasów u stron trzecich,
• towary obce znajdujące się w magazynie,
• pozycje z ujemnym stanem,
• towary wolno rotujące i uszkodzone.

Dokumenty z liczenia

• arkusze lub elektroniczne raporty spisowe,
• logi zmian,
• wyniki ponownych przeliczeń,
• numery dokumentów cut-off,
• dokumentację wyjątków,
• podpisy lub elektroniczne potwierdzenia osób odpowiedzialnych.

Dokumenty po spisie

• zestawienie wyników,
• raport różnic,
• wyjaśnienia,
• decyzje komisji,
• dokumenty księgowych korekt,
• uzgodnienie wyniku po korektach z GL,
• protokół końcowy.

Jeżeli wykorzystywane są klasyczne arkusze, dodatkowe wskazówki zawiera materiał Cursor Jak prawidłowo wypełnić spis z natury?.

Co z zapasami przechowywanymi przez firmy zewnętrzne?

To szczególnie ważny temat w e-commerce, produkcji, logistyce kontraktowej i modelach 3PL.

Firma może być właścicielem zapasów, których fizycznie nie ma w swoim magazynie.

Mogą znajdować się:

• u operatora logistycznego,
• w magazynie konsygnacyjnym,
• u podwykonawcy,
• u producenta,
• w centrum fulfillment,
• w magazynie zagranicznym.

KSB 501 przewiduje szczególne procedury w sytuacji, kiedy istotne zapasy znajdują się pod opieką i kontrolą strony trzeciej. Audytor może uzyskiwać dowody m.in. poprzez potwierdzenie od strony trzeciej lub inne odpowiednie procedury.

Dlatego firma powinna wcześniej przygotować:

listę lokalizacji zewnętrznych + wartość zapasu + podmiot przechowujący + osobę kontaktową + sposób uzyskania potwierdzenia.

Problematyczne jest odkrywanie dopiero podczas audytu, że np. 18% zapasów znajduje się poza fizyczną kontrolą jednostki.

Co jeśli spis odbywa się przed 31 grudnia?

To często spotykana sytuacja.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza dla określonych składników rozpoczęcie inwentaryzacji nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15. dnia kolejnego roku, przy czym stan ustalony drogą spisu należy odpowiednio skorygować o zwiększenia i zmniejszenia pomiędzy datą spisu i dniem bilansowym.

Z punktu widzenia audytu oznacza to konieczność zachowania danych o roll-forward albo roll-back.

Przykład:

spis wykonano 30 listopada,
dzień bilansowy to 31 grudnia.

Firma musi być w stanie wykazać:

stan 30.11 + przyjęcia grudniowe – wydania grudniowe ± korekty = stan 31.12.

Audytor może wykonywać procedury dotyczące transakcji pomiędzy datą spisu i końcem okresu. KSB 501 odnosi się wprost do sytuacji, gdy spis odbywa się w terminie innym niż data sprawozdania finansowego.

Inwentaryzacja środków trwałych przed audytem

Przygotowania nie powinny ograniczać się do magazynu.

W wielu przedsiębiorstwach istotną pozycją są środki trwałe:

• maszyny,
• linie produkcyjne,
• samochody,
• serwery,
• sprzęt IT,
• aparatura,
• wyposażenie,
• nieruchomości.

Problemy typowo ujawniane podczas spisu obejmują:

• aktyw istnieje fizycznie, ale nie ma etykiety,
• aktywo ma dwie etykiety,
• aktywo znajduje się w innej lokalizacji,
• użytkownik wskazany w systemie odszedł z firmy,
• sprzęt został zlikwidowany, ale pozostaje w ewidencji,
• w firmie znajduje się urządzenie, którego nie można powiązać z rejestrem.

Dlatego przed audytem warto uzgodnić ewidencję środków trwałych z kontami księgi głównej oraz wyjaśnić istotne braki i nadwyżki.

Szerzej o przygotowaniu tego procesu piszemy w przewodniku Inwentaryzacja środków trwałych – jak i kiedy ją przeprowadzić?.

Jeżeli problemem jest częstotliwość spisu, warto również sprawdzić materiał „Inwentaryzacja środków trwałych co roku czy co 4 lata?”, ponieważ czteroletni cykl nie jest ogólną zasadą dotyczącą wszystkich środków trwałych.

Co w przypadku 20, 50 albo 200 oddziałów?

W organizacji wielolokalizacyjnej największym ryzykiem staje się brak jednolitej metodologii.

Jeżeli 50 oddziałów korzysta z:

• pięciu wersji arkusza,
• różnych nazw statusów,
• innych zasad poprawiania błędów,
• różnych godzin zamknięcia,
• innych procedur dla ruchu w trakcie spisu,

powstaje problem z porównywalnością danych.

Dla audytora może być również istotne, w jaki sposób centrala kontrolowała wykonanie procedur w poszczególnych lokalizacjach.

Dlatego duży projekt powinien posiadać:

centralną instrukcję → jeden model danych → zamknięty słownik statusów → jednolite kontrole QA → jedno repozytorium wyników.

Na stronie OEX Cursor opisujemy też model realizacji ogólnopolskich projektów inwentaryzacyjnych. W projekcie UNIQA po fuzji z AXA inwentaryzacją aktywów objęto 46 oddziałów, do prac skierowano 14 wyspecjalizowanych zespołów, a projekt został wykonany ze 100% zgodnością z harmonogramem.

To szczególnie istotne przed audytem: przy kilkudziesięciu lokalizacjach wiarygodność wyniku zależy w takim samym stopniu od jakości centralnego systemu kontroli, jak od samego liczenia.

Czy audytor musi być obecny przy całym spisie?

Nie należy tego tak rozumieć.

KSB 501 mówi o obecności biegłego rewidenta w sytuacji, gdy zapasy są istotne dla sprawozdania i obecność jest wykonalna, ale zakres wykonywanych przez audytora procedur wynika z profesjonalnego osądu i oceny ryzyka.

Audytor nie musi stać obok każdej osoby liczącej przez całą zmianę.

Jego zadaniem jest uzyskanie odpowiednich dowodów.

Może więc m.in.:

• obserwować wybrane obszary,
• kontrolnie przeliczyć wybrane pozycje,
• sprawdzić przestrzeganie instrukcji,
• dokonać inspekcji zapasów,
• zachować dane pozwalające później zweryfikować ostateczny wykaz.

PIBR w materiałach dotyczących MSB/KSB 501 opisuje udział audytora właśnie jako obserwację procedur, inspekcję i kontrolne przeliczenia, połączone z badaniem ostatecznego wykazu.

Co jeśli audytor nie może uczestniczyć w spisie?

KSB 501 przewiduje taką sytuację.

Jeżeli nieobecność wynika z nieprzewidzianych okoliczności, biegły rewident może wykonać lub obserwować spis w innym terminie i przeprowadzić procedury dotyczące transakcji pomiędzy datami.

Jeżeli obecność jest niewykonalna, audytor wykonuje alternatywne procedury w celu uzyskania wystarczających i odpowiednich dowodów.

Jeżeli również one nie pozwalają uzyskać takich dowodów, konsekwencją może być odpowiednia modyfikacja opinii audytora.

Dlatego odpowiedź firmy na problem:

„audytora nie było na spisie, ale mamy Excela”

niekoniecznie będzie wystarczająca.

10 sygnałów ostrzegawczych przed audytem

Warto szczególnie uważać, jeśli:

1. Ewidencja magazynowa nie zgadza się z księgą główną

Najpierw trzeba przygotować uzgodnienie.

2. Istnieje kilka wersji wyniku spisu

Powinna istnieć kontrola wersji i jednoznaczna wersja finalna.

3. Po spisie ktoś może dowolnie edytować wyniki

Brakuje ścieżki audytowej.

4. Firma nie wie, jakie zapasy znajdują się u zewnętrznych operatorów

Trudno będzie potwierdzić kompletność i istnienie.

5. Ruch magazynowy odbywa się normalnie podczas liczenia bez dodatkowych kontroli

Rośnie ryzyko podwójnego liczenia albo pominięcia.

6. Towary obce nie są oddzielone od własnych

Można zawyżyć stan aktywów.

7. Różnice są automatycznie księgowane bez wyjaśnienia

Brakuje dokumentacji przyczyny i akceptacji.

8. Nie ma dowodu ponownych przeliczeń

Trudniej wykazać działanie kontroli.

9. Oddziały stosują różne procedury

Wyniki przestają być porównywalne.

10. Audytor dowiaduje się o terminie spisu na kilka dni przed rozpoczęciem

Może to utrudnić zaplanowanie wymaganych procedur.

Co z wyceną – czy policzenie sztuk wystarczy?

Nie.

Ustawa o rachunkowości wskazuje w przypadku składników podlegających spisowi z natury nie tylko na ustalenie ilości, ale również ich wycenę, porównanie z danymi ksiąg oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic.

Audyt zapasów może więc obejmować więcej niż sprawdzenie:

„czy mamy 500 sztuk?”.

Istotne mogą być także:

• metoda wyceny,
• koszt wytworzenia,
• ceny zakupu,
• odpisy aktualizujące,
• zapasy uszkodzone,
• zapasy przestarzałe,
• towary o niskiej rotacji,
• wartość netto możliwa do uzyskania.

Można idealnie policzyć 10 000 sztuk produktu i nadal błędnie wykazać zapas w sprawozdaniu, jeżeli jego wartość jest zawyżona.

Istnienie i wycena to dwie różne kwestie.

Czy skaner, kod kreskowy lub RFID wystarczą do audytu?

Technologia znacząco ogranicza błędy ręczne, ale sama w sobie nie jest dowodem, że proces był prawidłowy.

Mobilny skaner może bardzo dokładnie zarejestrować błędnie przypisaną etykietę.

RFID może szybko odczytać wiele tagów, ale trzeba wiedzieć, czy wszystkie należą do zapasu objętego spisem.

System może agregować milion rekordów, ale jeśli użytkownik ma możliwość niekontrolowanej zmiany danych historycznych, audytowalność procesu spada.

Dlatego przy systemie elektronicznym warto zabezpieczyć:

• identyfikator osoby wykonującej odczyt,
• timestamp,
• lokalizację,
• identyfikator urządzenia,
• wynik pierwszego liczenia,
• historię zmian,
• wynik ponownego liczenia,
• status akceptacji.

Technologia powinna wzmacniać traceability – możliwość prześledzenia danych, a nie tylko zwiększać szybkość.

Dlaczego outsourcing inwentaryzacji może pomóc przed audytem?

Firma audytorska musi zachowywać niezależność i nie może przejąć odpowiedzialności kierownictwa za proces, który następnie bada.

Operacyjną realizację spisu można natomiast powierzyć wyspecjalizowanej firmie inwentaryzacyjnej, podczas gdy odpowiedzialność za prawidłowość procesu i rozliczenie jego wyników pozostaje po stronie właściwych organów i osób jednostki.

Taki model jest szczególnie użyteczny, kiedy:

• trzeba zinwentaryzować wiele lokalizacji jednocześnie,
• własny personel jest bezpośrednio odpowiedzialny za zapasy,
• firma nie ma wystarczająco dużego zespołu,
• potrzebny jest jednolity format danych,
• wymagane są dodatkowe przeliczenia i QA,
• termin przed zamknięciem roku jest krótki.

OEX Cursor realizuje outsourcing inwentaryzacji magazynów, sklepów, biur i innych lokalizacji, wykorzystując m.in. mobilne urządzenia skanujące oraz centralne systemy raportowania. Oferta obejmuje również przygotowanie dokumentacji wspierającej organizację przed audytem.

Jak przygotować dokumentację, żeby audyt nie zamienił się w serię pytań?

Dobra zasada brzmi:

każda istotna liczba powinna mieć właściciela, źródło i możliwą do prześledzenia historię.

Jeżeli raport pokazuje:

zapasy: 28 417 290 zł

powinno być możliwe przejście:

sprawozdanie finansowe → konto GL → uzgodnienie → raport magazynowy → SKU → lokalizacja → wynik spisu → dokument źródłowy.

I również w drugą stronę.

Jeżeli audytor wybiera fizyczne opakowanie w magazynie, firma powinna móc wskazać:

produkt → indeks → wynik spisu → kartotekę → wycenę → konto księgowe.

To właśnie tak rozumiana ścieżka audytowa sprawia, że dokumentacja jest użyteczna.

Checklista 30 dni przed spisem

30 dni wcześniej

Uzgodnij termin z audytorem. Zatwierdź instrukcję. Zidentyfikuj wszystkie lokalizacje. Przekaż audytorowi wartości zapasów według lokalizacji.

14 dni wcześniej

Wykonaj kontrolę danych. Rozwiąż stare ujemne salda. Zweryfikuj indeksy. Zidentyfikuj towary u stron trzecich i zapasy obce.

7 dni wcześniej

Potwierdź zespoły. Sprawdź skanery. Przetestuj eksport danych. Zweryfikuj strefy magazynowe. Przeprowadź krótkie szkolenie.

1 dzień wcześniej

Zamknij lub zidentyfikuj dokumenty w toku. Uporządkuj rampy przyjęć i wysyłek. Zapisz numery dokumentów do testów cut-off.

W dniu spisu

Kontroluj ruch. Monitoruj wykonanie pól spisowych. Wykonuj dodatkowe przeliczenia przed opuszczeniem strefy.

Po spisie

Zabezpiecz surowy wynik. Porównaj go z systemem. Zidentyfikuj różnice. Wykonaj ponowne liczenia. Udokumentuj wyjaśnienia.

Przed przekazaniem audytorowi

Uzgodnij finalne dane z GL i przygotuj jeden kontrolowany zestaw dokumentów.

Jakie KPI warto śledzić przed audytem?

Duża firma nie powinna oceniać jakości inwentaryzacji tylko na podstawie informacji: „spis został zakończony”.

Znacznie bardziej użyteczne są:

Dla zarządu ważniejszy może być nie sam fakt występowania 700 różnic, ale to, że 99,8% wartości zapasu zostało uzgodnione, a 100% różnic powyżej określonego progu posiada udokumentowane wyjaśnienie.

Jak audyt finansowy zmienia spojrzenie na inwentaryzację?

Bez perspektywy audytu firmy często traktują inwentaryzację jako:

„musimy wszystko policzyć”.

Perspektywa sprawozdawczości finansowej rozszerza to do:

„musimy być w stanie udowodnić, skąd wzięła się liczba przedstawiona w księgach i dlaczego uważamy ją za prawidłową”.

To znacząca różnica.

Dlatego dobrze przeprowadzony proces nie kończy się wraz z ostatnim skanem.

Kończy się, gdy:

spis został przeprowadzony → wyniki są kompletne → różnice są wyjaśnione → korekty zatwierdzone → dane uzgodnione z księgami → dokumentacja pozwala odtworzyć cały proces.

Najczęstsze błędy przed audytem finansowym

„Najpierw policzymy, później uporządkujemy dane”

Jeżeli dane bazowe są złe, ich naprawa po spisie jest znacznie trudniejsza.

„Audytor potrzebuje tylko finalnego Excela”

Może potrzebować również dowodów dotyczących przebiegu procesu.

„Różnice najlepiej skorygować od razu”

Najpierw trzeba zachować wynik, wyjaśnić przyczynę i udokumentować rozliczenie.

„Towar u operatora 3PL policzy sobie operator”

Nadal trzeba uzyskać odpowiednie dowody dotyczące zapasu stanowiącego aktywo jednostki.

„Jeżeli ilość się zgadza, wszystko jest w porządku”

Nadal pozostaje m.in. kwestia praw, wyceny, utraty wartości i właściwego okresu.

„Audytor sprawdzi całość”

Audyt finansowy opiera się na ocenie ryzyka i procedurach badania. Nie jest ponownym wykonaniem przez audytora całej inwentaryzacji.

Jak firma inwentaryzacyjna może przygotować organizację do audytu?

W dużych przedsiębiorstwach wartościowe jest wsparcie obejmujące nie tylko fizyczne liczenie, ale cały strumień danych.

Zakres projektu może obejmować:

analizę ewidencji → mapowanie lokalizacji → przygotowanie procesu → mobilny spis → przeliczenia kontrolne → raport różnic → QA → przygotowanie jednolitego pliku wynikowego → przekazanie dokumentacji.

Dzięki temu księgowość i controlling otrzymują dane w formie pozwalającej przejść do właściwego rozliczenia.

OEX Cursor posiada ponad 25-letnie doświadczenie w projektach inwentaryzacyjnych i realizuje spisy również w modelu wielolokalizacyjnym, wykorzystując skanowanie mobilne i systemy raportowania.

Podsumowanie: jak przygotować inwentaryzację przed audytem?

Największym błędem jest traktowanie inwentaryzacji jako jednego dnia liczenia.

Z perspektywy audytu finansowego jest to proces tworzenia dowodów dotyczących rzeczywistego stanu aktywów oraz ich zgodności z ewidencją.

Dlatego przed audytem trzeba zadbać o pięć elementów:

1. Wiarygodne dane wejściowe.
Ewidencje pomocnicze powinny być uzgodnione z księgą główną.

2. Kontrolowany proces spisu.
Instrukcja, zespoły, pola spisowe i ruch magazynowy muszą być jednoznacznie zorganizowane.

3. Pełną ścieżkę danych.
Od fizycznego produktu do raportu i księgi – i odwrotnie.

4. Udokumentowane różnice.
Niedobór lub nadwyżka nie powinny „znikać” w korekcie bez wyjaśnienia.

5. Dokumentację gotową do badania.
Audytor powinien móc zrozumieć, jak z surowego wyniku spisu powstało saldo znajdujące się w sprawozdaniu finansowym.

Art. 27 ustawy o rachunkowości wymaga odpowiedniego udokumentowania wyników inwentaryzacji i powiązania ich z księgami. KSB 501 z kolei opisuje procedury uzyskiwania przez audytora dowodów dotyczących istotnych zapasów, w tym obecność podczas spisu, obserwację procedur, inspekcję i przeliczenia kontrolne.

Dobra inwentaryzacja przed audytem nie polega więc na przygotowaniu dokumentów wyglądających na kompletne.

Polega na stworzeniu procesu, którego wynik można zweryfikować od początku do końca.

FAQ – inwentaryzacja przed audytem finansowym

Czy biegły rewident musi uczestniczyć w inwentaryzacji?

Jeżeli zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, KSB 501 przewiduje obecność podczas spisu z natury jako zasadniczy element uzyskania dowodów dotyczących ich istnienia i stanu, chyba że obecność jest niewykonalna. Dokładny zakres procedur ustala audytor na podstawie ryzyka i profesjonalnego osądu.

Czy audytor przeprowadza inwentaryzację?

Nie. Inwentaryzację organizuje i przeprowadza jednostka. Biegły rewident obserwuje proces i wykonuje procedury pozwalające uzyskać odpowiednie dowody badania.

Jakie dokumenty dotyczące inwentaryzacji może sprawdzić audytor?

Mogą to być m.in. instrukcja, harmonogram, arkusze spisowe, raporty systemowe, wyniki przeliczeń kontrolnych, dokumenty cut-off, zestawienie różnic, protokoły ich wyjaśnienia i dokumenty korekt księgowych. Konkretna lista zależy od charakteru i ryzyka badanej jednostki.

Czy trzeba informować audytora o terminie inwentaryzacji?

Warto zrobić to możliwie wcześnie. Ustawa o rachunkowości wymaga zawarcia umowy z firmą audytorską w terminie umożliwiającym jej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.

Co to jest cut-off podczas inwentaryzacji?

To procedury pozwalające sprawdzić, czy przyjęcia, wydania i inne transakcje dotyczące zapasów zostały ujęte we właściwym okresie sprawozdawczym.

Czy można przeprowadzić spis przed końcem roku?

W określonych przez ustawę przypadkach tak. Trzeba jednak odpowiednio ustalić stan na dzień bilansowy poprzez uwzględnienie zmian pomiędzy datą spisu a końcem okresu. Audytor może testować te transakcje.

Czy audytor sprawdza każdą pozycję z inwentaryzacji?

Nie. Badanie finansowe nie polega na ponownym policzeniu całego majątku przez audytora. Zakres procedur zależy m.in. od istotności i oszacowanego ryzyka.

Jak przygotować inwentaryzację w wielu oddziałach przed audytem?

Najważniejsze są jedna instrukcja centralna, jednakowa struktura danych, spójne statusy, centralny system raportowania i kontrola jakości. Audytor powinien także otrzymać informacje pozwalające ocenić znaczenie poszczególnych lokalizacji.

Czy można zlecić inwentaryzację firmie zewnętrznej przed audytem?

Tak. Zewnętrzna firma inwentaryzacyjna może realizować operacyjny spis, dostarczyć zespoły, urządzenia i raportowanie. Nie przenosi to jednak odpowiedzialności kierownika jednostki za prawidłowość rachunkowości i właściwe rozliczenie inwentaryzacji.

Jak znaleźć firmę do inwentaryzacji przed audytem finansowym?

Warto sprawdzić doświadczenie w projektach dla średnich i dużych przedsiębiorstw, możliwość jednoczesnej obsługi wielu lokalizacji, sposób kontroli jakości, system raportowania, rejestrowanie zmian danych i możliwość przygotowania plików wynikowych nadających się do uzgodnienia z ERP i księgą główną.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl