Inwentaryzacja nietypowych aktywów: od urządzeń chłodniczych po materiały medyczne
- Baza wiedzy
Nie każda inwentaryzacja środków trwałych odbywa się w uporządkowanym magazynie, w standardowych godzinach pracy i przy temperaturze 20°C.
Czasami trzeba policzyć zasoby znajdujące się w chłodni przy –25°C. Innym razem zweryfikować rozproszony sprzęt chłodniczy, zinwentaryzować szyny kolejowe albo materiały wykorzystywane w medycynie.
W takich projektach samo „policzenie” aktywów lub zapasów jest zwykle najprostszą częścią zadania.
Największym wyzwaniem staje się zaprojektowanie procesu, który uwzględnia środowisko pracy, sposób identyfikacji zasobów, dostępność lokalizacji, wymagania bezpieczeństwa, jakość danych wejściowych oraz format informacji potrzebnych klientowi po zakończeniu spisu.
Cursor realizuje również niestandardowe projekty inwentaryzacyjne, w których klasyczny model spisu trzeba dostosować do specyfiki zasobów i miejsca ich użytkowania.
W tym artykule pokazujemy, czym różnią się takie projekty od standardowej inwentaryzacji i na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera.
Co oznacza „nietypowa inwentaryzacja”?
Nie istnieje jedna formalna definicja nietypowej inwentaryzacji.
Z operacyjnego punktu widzenia możemy tak określić projekt, w którym standardowy sposób identyfikacji i liczenia zasobów nie wystarcza albo warunki realizacji wymagają dodatkowego przygotowania.
Nietypowość może wynikać z:
- rodzaju inwentaryzowanych zasobów,
- warunków panujących w miejscu realizacji,
- dużego rozproszenia geograficznego,
- sposobu oznaczenia aktywów,
- ograniczonego dostępu do zasobów,
- niestandardowej struktury danych,
- potrzeby połączenia spisu z tagowaniem,
- bardzo krótkiego okna realizacji,
- konieczności pracy bez zatrzymywania działalności klienta,
- potrzeby rejestrowania dodatkowych informacji o każdym obiekcie.
Dlatego pierwszym etapem takiego projektu nie powinno być pytanie: „ile osób potrzebujemy do liczenia?”.
Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie:
„Co dokładnie inwentaryzujemy, w jakich warunkach i jaki wynik ma powstać po zakończeniu projektu?”
Dlaczego nietypowych aktywów nie powinno się inwentaryzować standardowym schematem?
Dwie inwentaryzacje obejmujące po 10 000 pozycji mogą być operacyjnie całkowicie różnymi projektami.
Jeżeli produkty znajdują się na uporządkowanych regałach i posiadają czytelne kody kreskowe, proces można zaplanować stosunkowo łatwo.
Sytuacja zmienia się, jeśli zasoby:
- znajdują się w temperaturze –25°C,
- są rozproszone pomiędzy setkami punktów,
- mają nietypowe gabaryty,
- nie posiadają jednolitych oznaczeń,
- wymagają identyfikacji na podstawie kilku parametrów,
- znajdują się w obiekcie, w którym działalność operacyjna nie może zostać zatrzymana,
- należą do kategorii wymagających szczególnych zasad dostępu i organizacji pracy.
Wtedy sukces projektu zależy przede wszystkim od metodologii, przygotowania zespołu i sposobu zbierania danych.
Inwentaryzacja w chłodni przy -25°C
Chłodnia jest dobrym przykładem tego, jak warunki środowiskowe zmieniają sposób organizacji spisu.
Cursor realizował projekty inwentaryzacyjne prowadzone w chłodniach przy temperaturze około –25°C.
W takich warunkach nie można po prostu zastosować dokładnie tego samego procesu co w standardowym magazynie.
Trzeba uwzględnić m.in.:
- warunki pracy zespołów,
- sposób organizacji wejść i pracy w strefach,
- dostosowanie harmonogramu,
- możliwość sprawnego korzystania z urządzeń wykorzystywanych podczas spisu,
- produktywność zespołów w specyficznym środowisku,
- zasady obowiązujące w konkretnym obiekcie.
Dlatego przed rozpoczęciem dużego lub nietypowego projektu przeprowadzamy analizę warunków, a w razie potrzeby również wizję lokalną lub pilotaż.
Pozwala to zaprojektować metodologię na podstawie rzeczywistości, a nie założeń z arkusza kalkulacyjnego.
Inwentaryzacja sprzętu chłodniczego
Innym wyzwaniem jest sam sprzęt chłodniczy.
Lodówki, chłodziarki i inne urządzenia należące do producenta mogą znajdować się nie w jednym magazynie, ale w wielu punktach handlowych lub innych lokalizacjach.
W takim przypadku problemem nie jest wyłącznie ustalenie liczby urządzeń.
Organizacja może potrzebować odpowiedzi na pytania:
- Czy urządzenie wskazane w bazie rzeczywiście znajduje się w danym miejscu?
- Czy można je jednoznacznie zidentyfikować?
- Czy numer urządzenia odpowiada danym w ewidencji?
- Czy sprzęt znajduje się w lokalizacji przypisanej w systemie?
- Czy występują urządzenia, których nie ma w przekazanej bazie?
- Czy w bazie istnieją urządzenia, których fizycznie nie udało się odnaleźć?
Wtedy projekt zaczyna przypominać inwentaryzację rozproszonego majątku, a jego kluczowym elementem staje się odpowiednie zarządzanie zespołami terenowymi.
Cursor ma doświadczenie również w inwentaryzacji sprzętu chłodniczego.
Inwentaryzacja materiałów wykorzystywanych w medycynie
Specyficzne wyzwania pojawiają się także w przypadku zasobów wykorzystywanych w sektorze medycznym.
W zależności od organizacji mogą to być różne kategorie materiałów, zapasów, wyposażenia lub urządzeń.
Najważniejsze jest tutaj precyzyjne ustalenie przed rozpoczęciem prac:
- co dokładnie podlega spisowi,
- w jaki sposób poszczególne pozycje są identyfikowane,
- jakie informacje należy zarejestrować,
- w których lokalizacjach znajdują się zasoby,
- kto może uzyskać dostęp do poszczególnych pomieszczeń,
- jakie procedury organizacyjne i bezpieczeństwa obowiązują w obiekcie,
- jaki format danych musi zostać przekazany po zakończeniu prac.
Cursor realizował również inwentaryzacje materiałów wykorzystywanych w medycynie.
W takich projektach zakres i sposób realizacji ustalamy indywidualnie z klientem, zgodnie ze specyfiką jego zasobów i organizacji.
A co z naprawdę nietypowymi aktywami? Inwentaryzowaliśmy również szyny kolejowe
Nietypowy projekt nie zawsze oznacza skomplikowaną technologię.
Czasem problemem są po prostu gabaryty, lokalizacja lub charakter zasobu.
Jednym z przykładów realizowanych przez Cursor była inwentaryzacja szyn kolejowych.
To dobry przykład pokazujący, dlaczego profesjonalna firma inwentaryzacyjna nie powinna rozpoczynać rozmowy od narzucenia klientowi jednej gotowej metody.
Najpierw trzeba zrozumieć zasób.
Dopiero później można dobrać:
zespół → metodologię → technologię → harmonogram → raportowanie.
Nie odwrotnie.
Co może być przedmiotem niestandardowej inwentaryzacji?
Lista jest praktycznie nieograniczona, jeżeli dany zasób można jednoznacznie zidentyfikować i przygotować właściwą metodę jego weryfikacji.
W zależności od projektu mogą to być m.in.:
Maszyny i urządzenia
Sprzęt produkcyjny, urządzenia techniczne, elementy infrastruktury i inne aktywa wykorzystywane w działalności przedsiębiorstwa.
Sprzęt chłodniczy
Urządzenia znajdujące się w magazynach, punktach sprzedaży lub innych rozproszonych lokalizacjach.
Sprzęt IT i elektronika
Komputery, monitory, drukarki, urządzenia mobilne, sprzęt sieciowy czy specjalistyczna elektronika.
Nietypowe środki trwałe
Aktywa, których forma, gabaryty, miejsce użytkowania lub sposób oznaczenia wymagają indywidualnej metodologii.
Materiały i zapasy specjalistyczne
Zasoby wykorzystywane m.in. w produkcji, medycynie lub innych wyspecjalizowanych obszarach działalności.
Wyposażenie rozproszone w wielu lokalizacjach
Aktywa znajdujące się w oddziałach, punktach sprzedaży, placówkach, zakładach lub innych jednostkach organizacyjnych.
Kluczowe pytanie nie brzmi zatem:
„Czy to jest typowy przedmiot do inwentaryzacji?”
Ale:
„Czy możemy opracować wiarygodną metodę jego identyfikacji, weryfikacji i raportowania?”
6 rzeczy, które ustalamy przed nietypową inwentaryzacją
1. Co dokładnie będziemy identyfikować?
Nazwa kategorii często nie wystarcza.
Przed rozpoczęciem projektu określamy, co stanowi pojedynczą pozycję spisową i w jaki sposób można ją jednoznacznie rozpoznać.
2. Gdzie znajdują się zasoby?
Jedna hala produkcyjna i 500 punktów rozsianych po Polsce wymagają zupełnie innych modeli organizacyjnych.
Dlatego liczba oraz geograficzne rozmieszczenie lokalizacji są jednym z pierwszych parametrów projektu.
3. Jak zasoby są oznakowane?
Sprawdzamy, czy możemy wykorzystać:
- istniejące kody kreskowe,
- numery inwentarzowe,
- etykiety,
- RFID,
- inne istniejące oznaczenia.
Jeżeli zasób nie ma właściwego oznaczenia, projekt można w określonych przypadkach połączyć z tagowaniem.
4. W jakich warunkach będzie pracował zespół?
Temperatura, ograniczenia dostępu, specyfika obiektu, godziny pracy czy konieczność działania w funkcjonującym zakładzie mogą mieć bezpośredni wpływ na metodologię i harmonogram.
Dlatego przy nietypowych projektach wizja lokalna ma często znacznie większą wartość niż w standardowym spisie.
5. Jakie dane mają zostać zebrane?
Nie zawsze potrzebna jest wyłącznie informacja „jest / nie ma”.
W zależności od projektu klient może potrzebować również dodatkowych pól umożliwiających jednoznaczną identyfikację lub dalszą pracę z danym zasobem.
Zakres informacji ustalamy przed rozpoczęciem inwentaryzacji.
6. Co ma powstać po zakończeniu spisu?
Profesjonalna inwentaryzacja powinna rozpoczynać się od zdefiniowania wyniku.
Może nim być np.:
- zbiór danych ze stanem rzeczywistym,
- lista niezgodności,
- zestawienie według lokalizacji,
- lista pozycji wymagających ponownej kontroli,
- plik przygotowany do dalszego przetwarzania,
- dane w formacie dopasowanym do systemów klienta.
W Cursor możemy przygotować wyniki m.in. w formatach Excel, CSV, PDF lub innym uzgodnionym z klientem formacie.
Technologia pomaga, ale nie zastępuje dobrej metodologii
W nietypowych projektach łatwo założyć, że rozwiązaniem każdego problemu będzie nowa technologia.
Nie zawsze.
Cursor wykorzystuje m.in.:
- mobilne skanery,
- kody kreskowe,
- etykiety,
- RFID,
- aplikacje inwentaryzacyjne,
- dedykowane rozwiązania do raportowania.
Ale technologię należy dopasować do projektu.
Przy dobrze oznakowanych zasobach wystarczające może być sprawne skanowanie kodów.
W innych przypadkach potrzebne będzie dodatkowe tagowanie.
Jeszcze gdzie indziej najważniejszym elementem okaże się nie technologia, lecz właściwe zaplanowanie zespołów i procesu identyfikacji.
Najlepsza metoda to nie ta najbardziej zaawansowana technologicznie, ale ta, która pozwala wiarygodnie zrealizować cel konkretnego projektu.
Jak Cursor przygotowuje niestandardową inwentaryzację?
01. Poznajemy problem
Zaczynamy od briefu.
Chcemy wiedzieć, co trzeba zinwentaryzować, dlaczego projekt jest realizowany, gdzie znajdują się zasoby i jakie problemy występują w obecnych danych.
02. Analizujemy warunki
W bardziej wymagających projektach przeprowadzamy wizję lokalną lub pilotaż.
Pozwala to ocenić rzeczywistą dostępność zasobów, sposób oznaczenia oraz warunki pracy.
03. Projektujemy metodologię
Określamy:
- sposób identyfikacji,
- dane rejestrowane podczas spisu,
- liczbę i strukturę zespołów,
- wykorzystywane narzędzia,
- harmonogram,
- zasady obsługi niezgodności,
- sposób raportowania.
04. Przygotowujemy zespoły
Osoby realizujące projekt otrzymują instrukcję przygotowaną pod konkretną inwentaryzację.
Przy niestandardowych zasobach szczególne znaczenie ma jednolite rozumienie tego, co i w jaki sposób powinno zostać zarejestrowane.
05. Realizujemy spis
Zespoły pracują zgodnie z ustalonym harmonogramem i metodologią.
Przy projektach obejmujących wiele miejsc działania mogą być prowadzone równolegle.
06. Kontrolujemy wynik
Analizujemy dane i identyfikujemy przypadki wymagające dodatkowej kontroli.
W zależności od zakresu projektu możliwe są ponowne przeliczenia lub dodatkowa weryfikacja.
07. Przekazujemy dane
Wynik otrzymujesz w ustalonej wcześniej strukturze, dzięki czemu może być dalej wykorzystywany przez odpowiednie zespoły w Twojej organizacji.
Kiedy warto zlecić nietypową inwentaryzację firmie zewnętrznej?
Im bardziej nietypowy projekt, tym większym wyzwaniem może być zbudowanie odpowiedniego procesu wyłącznie własnymi zasobami.
Outsourcing inwentaryzacji warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:
- projekt obejmuje dużą liczbę lokalizacji,
- trzeba zbudować kilka zespołów pracujących równolegle,
- zasoby znajdują się w wymagających warunkach,
- pracownicy firmy nie mogą zostać oddelegowani od swoich codziennych zadań,
- potrzebny jest niezależny spis,
- termin realizacji jest krótki,
- projekt wymaga skanerów lub innych narzędzi,
- trzeba ujednolicić sposób zbierania danych w wielu miejscach.
Zewnętrzny partner może wtedy przejąć operacyjną stronę przedsięwzięcia: od zaprojektowania procesu, poprzez zespoły i technologię, po centralne raportowanie.
Ile kosztuje inwentaryzacja nietypowych aktywów?
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie ile kosztuje outsourcing inwentaryzacji.
Na cenę wpływają m.in.:
- liczba zasobów,
- liczba lokalizacji,
- rozproszenie geograficzne,
- warunki realizacji,
- sposób identyfikacji pozycji,
- jakość danych wejściowych,
- wymagany termin,
- liczba zespołów,
- potrzeba dodatkowego tagowania,
- zastosowana technologia,
- liczba informacji zbieranych o każdym zasobie,
- zakres kontroli i raportowania.
W nietypowej inwentaryzacji szczególne znaczenie ma również produktywność możliwa do osiągnięcia w konkretnych warunkach.
Dlatego przed przygotowaniem wyceny warto dokładnie przeanalizować projekt, a przy dużych przedsięwzięciach przeprowadzić pilotaż lub wizję lokalną.
Jak wybrać firmę do niestandardowej inwentaryzacji?
W takim projekcie cena za roboczogodzinę nie powinna być jedynym kryterium.
Zapytaj potencjalnego partnera:
Czy realizował wcześniej nietypowe projekty?
Doświadczenie ze standardowego liczenia sklepu nie zawsze przekłada się na pracę przy nietypowych zasobach i w trudnych warunkach.
Czy przedstawi metodologię przed rozpoczęciem prac?
Powinieneś wiedzieć, jak zasoby będą identyfikowane i jak obsługiwane będą wyjątki.
Czy może przeprowadzić wizję lokalną lub pilotaż?
Przy złożonym projekcie test procesu może zapobiec kosztownym problemom podczas właściwej realizacji.
Czy dysponuje własną technologią i sprzętem?
Zewnętrzny partner powinien być w stanie dopasować narzędzia do sposobu realizacji projektu.
Czy może skalować zespoły?
Ma to szczególne znaczenie, jeżeli projekt obejmuje wiele lokalizacji lub bardzo krótki termin.
Jak wygląda kontrola jakości?
Zapytaj, co się stanie, jeśli podczas spisu pojawi się niezgodność albo wynik wymaga ponownego sprawdzenia.
Jak otrzymasz dane?
Sposób raportowania powinien być określony przed rozpoczęciem prac.
Nietypowa inwentaryzacja zaczyna się od nietypowego pytania
Standardowy spis zaczyna się często od informacji:
„Mamy X tysięcy pozycji do policzenia.”
Przy projekcie niestandardowym bardziej użyteczne jest:
„Mamy taki zasób, znajduje się w takich warunkach i po zakończeniu chcemy wiedzieć to.”
Resztę można zaprojektować.
To właśnie odróżnia profesjonalną inwentaryzację od prostego zapewnienia ludzi do liczenia.
Masz do zinwentaryzowania coś, czego nie ma w standardowym briefie?
To dobry moment, żeby z nami porozmawiać.
Realizowaliśmy inwentaryzacje w temperaturze –25°C, projekty dotyczące sprzętu chłodniczego, szyn kolejowych oraz materiałów wykorzystywanych w medycynie.
Zamiast dopasowywać nietypowy zasób do standardowego procesu, projektujemy proces do zasobu.
Prześlij nam:
- co chcesz zinwentaryzować,
- przybliżoną liczbę pozycji,
- liczbę i lokalizacje obiektów,
- informacje o warunkach realizacji,
- oczekiwany termin,
- przykład danych, którymi obecnie dysponujesz.
Na tej podstawie ocenimy projekt i zaproponujemy sposób jego realizacji.
