Koszt profesjonalnej inwentaryzacji zależy przede wszystkim od liczby pozycji objętych spisem, liczby i lokalizacji obiektów, rodzaju inwentaryzowanego majątku lub zapasów, jakości danych wejściowych, harmonogramu prac, wykorzystanej technologii oraz zakresu raportowania.

Dlatego w przypadku dużych projektów nie istnieje jeden uniwersalny cennik inwentaryzacji.

Inaczej wyceniany będzie spis środków trwałych w jednym biurze, inaczej inwentaryzacja magazynu z tysiącami SKU, a jeszcze inaczej projekt obejmujący kilkadziesiąt placówek na terenie całej Polski.

Jeśli chcesz oszacować koszt swojego projektu, warto zacząć od trzech informacji:

• liczby lokalizacji,
• przybliżonej liczby aktywów, pozycji lub SKU,
• terminu, w którym inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona.

To jednak dopiero początek. Poniżej wyjaśniamy, co naprawdę wpływa na cenę profesjonalnej inwentaryzacji i dlaczego dwie pozornie podobne realizacje mogą znacząco różnić się kosztem.

Dlaczego firmy inwentaryzacyjne nie publikują prostego cennika?

W przypadku wielu usług łatwo określić cenę za sztukę, godzinę lub pojedynczą wizytę.

Inwentaryzacja jest bardziej złożona.

Projekt dla firmy posiadającej 10 000 prawidłowo oznakowanych środków trwałych znajdujących się w jednym budynku może być operacyjnie prostszy niż spis 3 000 aktywów rozmieszczonych w kilkudziesięciu placówkach w całej Polsce.

Sama liczba pozycji nie mówi więc wystarczająco dużo.

Na koszt wpływają jednocześnie:

• skala spisu,
• rodzaj aktywów lub zapasów,
• liczba lokalizacji,
• ich rozmieszczenie,
• dostępność i jakość danych,
• sposób identyfikacji pozycji,
• godziny realizacji,
• liczba potrzebnych zespołów,
• wymagany termin,
• konieczność tagowania,
• zastosowana technologia,
• zakres kontroli,
• obsługa rozbieżności,
• forma raportu końcowego.

Dlatego profesjonalny dostawca powinien najpierw poznać projekt, a dopiero potem zaproponować model realizacji i odpowiadającą mu wycenę.

Co najbardziej wpływa na koszt inwentaryzacji?

1. Liczba aktywów, produktów lub SKU

To jeden z podstawowych parametrów wpływających na pracochłonność projektu.

Im więcej pozycji trzeba fizycznie odnaleźć, zidentyfikować, policzyć lub zeskanować, tym większy będzie zakres pracy zespołów spisowych.

Sama liczba nie jest jednak wystarczająca.

Tysiąc prawidłowo oznakowanych laptopów rozmieszczonych w jednym biurze to zupełnie inny projekt niż tysiąc różnego rodzaju urządzeń znajdujących się w kilkunastu obiektach.

Dlatego przy wycenie uwzględnia się jednocześnie liczbę oraz charakter inwentaryzowanych pozycji.

2. Liczba lokalizacji

Znaczenie ma nie tylko to, ile trzeba policzyć, ale również gdzie znajdują się poszczególne składniki majątku.

Inwentaryzacja jednej dużej lokalizacji może wymagać sporego zespołu, ale logistycznie jest stosunkowo prosta.

Przy projekcie obejmującym kilkanaście lub kilkadziesiąt placówek trzeba dodatkowo zaplanować:

• harmonogram wizyt,
• trasy zespołów,
• transport,
• noclegi, jeśli są potrzebne,
• koordynację osób pracujących równocześnie w wielu miejscach,
• kontrolę realizacji całego harmonogramu.

Dlatego inwentaryzacja wielolokalizacyjna jest wyceniana inaczej niż pojedynczy spis.

Cursor realizuje również tego typu projekty na skalę ogólnopolską.

3. Rozproszenie geograficzne

Dwie firmy mogą posiadać po 20 placówek, ale koszt ich obsługi nie musi być podobny.

Jeżeli wszystkie lokalizacje znajdują się w jednym mieście lub regionie, logistyka wygląda inaczej niż w przypadku oddziałów rozproszonych od Szczecina po Rzeszów.

W projektach ogólnopolskich znaczenie ma możliwość odpowiedniego zbudowania zespołów i takiego zaplanowania realizacji, aby ograniczyć zbędne przejazdy, a jednocześnie dotrzymać oczekiwanego harmonogramu.

Dobrze zaprojektowana logistyka wpływa więc zarówno na koszt, jak i czas realizacji.

4. Jakość danych wejściowych

To jeden z czynników, który firmy często pomijają na etapie pytania o cenę.

Jeżeli klient przekazuje aktualną, uporządkowaną bazę zawierającą jednoznaczne numery aktywów, lokalizacje i poprawne oznaczenia, przygotowanie procesu jest prostsze.

Inaczej wygląda projekt, gdy:

• część aktywów nie ma numerów,
• w bazie występują duplikaty,
• lokalizacje są nieaktualne,
• oznaczenia fizyczne nie odpowiadają ewidencji,
• dane pochodzą z kilku różnych systemów,
• nie wiadomo, które aktywa zostały zlikwidowane,
• po fuzji lub reorganizacji funkcjonuje kilka sposobów numeracji.

W takim przypadku inwentaryzacja staje się jednocześnie projektem porządkującym dane.

Może to zwiększyć zakres prac, ale często właśnie wtedy profesjonalny spis przynosi organizacji największą wartość.

5. Rodzaj inwentaryzacji

Pod pojęciem „inwentaryzacja” kryją się różne procesy.

Inwentaryzacja środków trwałych

Obejmuje identyfikowanie konkretnych składników majątku, ich oznaczeń, lokalizacji oraz porównanie stanu rzeczywistego z ewidencją.

Projekt może dotyczyć m.in. sprzętu IT, urządzeń, maszyn, wyposażenia biur czy wyposażenia placówek.

Inwentaryzacja magazynu i zapasów

W tym przypadku szczególne znaczenie ma liczba SKU, liczba jednostek, sposób składowania oraz organizacja magazynu.

Prace często muszą zostać przeprowadzone w ściśle określonym oknie czasowym.

Spis z natury

Zakres może dotyczyć różnych składników aktywów i wymaga fizycznego ustalenia ich stanu według zasad ustalonych dla konkretnego projektu.

Różnice w metodzie pracy bezpośrednio wpływają na liczbę potrzebnych osób, sprzęt oraz czas realizacji.

6. Godziny realizacji

Inwentaryzacja nie zawsze może odbywać się w standardowych godzinach pracy.

W przypadku inwentaryzacji sklepów, magazynów, zakładów produkcyjnych czy innych obiektów działających operacyjnie przez większość dnia spis może wymagać realizacji:

• po zamknięciu placówki,
• nocą,
• w weekend,
• w krótkim, wcześniej ustalonym oknie czasowym.

Takie wymagania wpływają na organizację zespołów, a w konsekwencji również na cenę.

Dlatego informacja o dostępnych godzinach realizacji powinna znaleźć się już w pierwszym briefie przekazywanym firmie inwentaryzacyjnej.

7. Oczekiwany termin wykonania projektu

Znaczenie ma nie tylko liczba pozycji, ale także odpowiedź na pytanie:

W jakim czasie trzeba wykonać cały spis?

Jeżeli duży projekt musi zostać zakończony w kilka dni, może wymagać równoległego zaangażowania większej liczby zespołów.

Jeśli harmonogram jest bardziej elastyczny, możliwe jest inne zaplanowanie zasobów i logistyki.

Dlatego dwa identyczne zakresy inwentaryzacji mogą mieć inną cenę w zależności od oczekiwanego terminu realizacji.

8. Tagowanie i znakowanie środków trwałych

Koszt może wzrosnąć, jeśli inwentaryzacja ma być połączona z uporządkowaniem systemu oznaczania aktywów.

W ramach takiego projektu może być konieczne:

• przygotowanie etykiet,
• nadanie nowych numerów,
• naklejenie oznaczeń,
• powiązanie oznaczenia z konkretną pozycją w bazie,
• rejestracja dodatkowych danych.

Z drugiej strony właściwe oznakowanie aktywów może znacznie ułatwić kolejne inwentaryzacje.

Dlatego warto patrzeć na tagowanie nie tylko jako koszt bieżącego projektu, ale również jako inwestycję w sprawniejsze zarządzanie majątkiem w kolejnych latach.

9. Wykorzystana technologia

Na koszt projektu wpływa także sposób zbierania danych.

W zależności od charakteru inwentaryzacji mogą być wykorzystywane:

• mobilne skanery,
• kody kreskowe,
• etykiety identyfikacyjne,
• RFID,
• dedykowane rozwiązania raportowe.

Nie zawsze najbardziej zaawansowana technologia jest najlepszym rozwiązaniem.

Jeżeli firma posiada dobrze działający system kodów kreskowych, wdrażanie RFID tylko na potrzeby jednego spisu może nie mieć biznesowego uzasadnienia.

Dlatego w Cursor dobieramy technologię do skali, rodzaju aktywów, istniejącej ewidencji oraz dalszego sposobu wykorzystania danych.

10. Liczba i rodzaj rozbieżności

Samo wykonanie pierwszego spisu nie zawsze oznacza zakończenie projektu.

Podczas inwentaryzacji mogą pojawić się m.in.:

• pozycje znajdujące się w ewidencji, których fizycznie nie odnaleziono,
• aktywa znajdujące się w innej lokalizacji,
• pozycje bez oznaczenia,
• składniki obecne fizycznie, ale niewystępujące w przekazanej bazie,
• różnice ilościowe,
• przypadki wymagające ponownego przeliczenia.

Jeżeli zakres współpracy obejmuje dodatkową weryfikację lub ponowne wizyty, należy uwzględnić to w modelu wyceny.

Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem projektu warto odpowiedzieć na pytanie:

Co ma się wydarzyć, jeśli wynik pierwszego spisu nie zgadza się z ewidencją?

11. Sposób raportowania

Prosty projekt może zakończyć się przekazaniem uporządkowanego pliku wynikowego.

W dużej organizacji potrzeby mogą być znacznie bardziej rozbudowane.

Klient może oczekiwać:

• cyklicznych raportów podczas realizacji,
• danych podzielonych według lokalizacji,
• informacji o statusie projektu,
• osobnej listy niezgodności,
• pliku przygotowanego do dalszego importu,
• zestawienia dla finansów lub controllingu,
• danych w określonej strukturze wymaganej przez ERP.

Im bardziej złożony model raportowania, tym większy zakres przygotowania i przetwarzania danych.

Dlatego format oczekiwanego wyniku powinien zostać ustalony przed rozpoczęciem inwentaryzacji, a nie dopiero po ostatnim spisie.

Co jest potrzebne do wstępnej wyceny inwentaryzacji?

Nie musisz posiadać kompletnej specyfikacji technicznej.

Do pierwszego oszacowania zakresu najczęściej wystarczy kilka podstawowych informacji.

Jeżeli części tych informacji jeszcze nie znasz, projekt nadal można omówić.

W większych realizacjach właściwy zakres może zostać doprecyzowany podczas analizy danych, wizji lokalnej lub pilotażu.

Czy inwentaryzacja zewnętrzna jest droższa niż wykonanie jej własnymi pracownikami?

Nie da się odpowiedzieć na to pytanie wyłącznie poprzez porównanie stawki zespołu zewnętrznego z wynagrodzeniem pracownika.

Trzeba policzyć całkowity koszt procesu.

Przy inwentaryzacji wykonywanej własnymi zasobami organizacja ponosi m.in. koszt:

• czasu pracowników oddelegowanych od codziennych obowiązków,
• przygotowania harmonogramu,
• szkolenia zespołów,
• koordynacji,
• sprzętu i narzędzi,
• kontroli wykonania,
• zebrania danych,
• obsługi niezgodności,
• potencjalnego wpływu spisu na bieżącą działalność.

Przy dużych i rozproszonych projektach outsourcing pozwala przede wszystkim uniknąć konieczności budowania tymczasowej struktury wyłącznie na potrzeby inwentaryzacji.

Nie oznacza to, że outsourcing zawsze będzie najlepszym ekonomicznie rozwiązaniem.

Przy niewielkim spisie w jednej lokalizacji firma może bez problemu poradzić sobie własnymi zasobami.

Im większa liczba lokalizacji, krótszy termin i bardziej złożona ewidencja, tym większą wartość może mieć jednak wyspecjalizowany zewnętrzny zespół.

Co może obniżyć koszt inwentaryzacji?

Cena nie zależy wyłącznie od dostawcy. Wiele można zrobić jeszcze przed rozpoczęciem prac.

Przygotuj możliwie aktualną bazę

Im mniej błędów, duplikatów i brakujących informacji w danych wejściowych, tym sprawniej może przebiegać realizacja.

Ustal zakres przed rozpoczęciem projektu

Zmiany metodologii podczas trwania inwentaryzacji zwykle komplikują pracę bardziej niż dodatkowe wymagania ustalone wcześniej.

Określ jednolite zasady dla wszystkich lokalizacji

Jeden standard ogranicza sytuacje, w których poszczególne oddziały interpretują zakres spisu w różny sposób.

Zapewnij dostęp do lokalizacji

Brak klucza, niedostępne pomieszczenie czy konieczność oczekiwania na osobę odpowiedzialną może realnie obniżyć produktywność zespołu.

Nie zbieraj danych, których nie wykorzystasz

Każde dodatkowe pole oznacza dodatkową czynność podczas spisu.

Jeżeli dane nie będą później wykorzystywane, warto zastanowić się, czy rzeczywiście powinny znaleźć się w zakresie projektu.

Rozważ pilotaż

W przypadku dużej liczby lokalizacji test w jednej lub kilku placówkach pozwala sprawdzić rzeczywistą produktywność zespołu i wychwycić problemy przed rozpoczęciem pełnej skali.

Najtańsza oferta nie zawsze oznacza najniższy koszt projektu

Cena jest ważna, ale przy wyborze firmy inwentaryzacyjnej warto sprawdzić również co dokładnie znajduje się w wycenie.

Dwie oferty mogą wyglądać podobnie finansowo, a obejmować zupełnie inny zakres.

Warto zapytać:

• kto przygotowuje dane przed spisem,
• kto zarządza zespołami,
• czy w cenę wliczony jest sprzęt,
• kto odpowiada za transport,
• jak rozliczane są ponowne przeliczenia,
• czy dostawca zapewnia koordynatora projektu,
• jak wygląda kontrola jakości,
• w jakim formacie przekazywane są wyniki,
• co dzieje się z pozycjami nierozpoznanymi,
• czy dostawca może obsługiwać wiele lokalizacji jednocześnie.

W przypadku dużych projektów koszt błędnego lub niekompletnego spisu może być większy niż różnica pomiędzy dwiema ofertami.

Ile kosztuje inwentaryzacja środków trwałych?

Cena inwentaryzacji środków trwałych zależy przede wszystkim od liczby aktywów, lokalizacji, jakości ewidencji, sposobu oznakowania, potrzeby tagowania oraz zakresu danych zbieranych podczas spisu.

Jeżeli wszystkie środki trwałe są oznakowane kodami i znajdują się w jednej lokalizacji, proces może być stosunkowo prosty.

Jeżeli natomiast projekt obejmuje dziesiątki oddziałów, nieaktualną bazę, aktywa bez oznaczeń oraz konieczność przygotowania danych do nowego systemu ERP, zakres prac będzie dużo większy.

Dlatego nie wyceniamy inwentaryzacji środków trwałych wyłącznie „od sztuki”.

Najpierw ustalamy, co dokładnie trzeba zrobić z każdą sztuką.

Ile kosztuje spis z natury?

Również w przypadku spisu z natury trudno wskazać jedną uniwersalną stawkę.

Na koszt wpływają przede wszystkim:

• rodzaj składników objętych spisem,
• liczba pozycji,
• sposób ich rozmieszczenia,
• warunki pracy,
• dostępne godziny,
• liczba potrzebnych zespołów,
• zakres kontroli i ponownych przeliczeń,
• format dokumentacji końcowej.

Dlatego przy porównywaniu ofert warto zwracać uwagę nie tylko na cenę, ale również na zakres odpowiedzialności dostawcy.

Ile kosztuje inwentaryzacja w wielu lokalizacjach?

W projekcie wielolokalizacyjnym cena zależy nie tylko od sumy aktywów.

Duże znaczenie ma organizacja całej sieci.

Inaczej planuje się projekt obejmujący 30 placówek w Warszawie, a inaczej 30 oddziałów znajdujących się w całej Polsce.

Kluczowe są:

• rozmieszczenie geograficzne,
• możliwość łączenia lokalizacji w trasy,
• czas potrzebny na pojedynczą placówkę,
• oczekiwany termin zakończenia całości,
• liczba zespołów potrzebnych do pracy równoległej.

W Cursor realizujemy także projekty obejmujące wiele placówek jednocześnie. Przykładem jest inwentaryzacja aktywów trwałych przeprowadzona po fuzji UNIQA i AXA, podczas której prace objęły 46 oddziałów, a do realizacji wykorzystano 14 zespołów spisowych.

Jak porównać oferty firm inwentaryzacyjnych?

Porównanie samej końcowej kwoty może prowadzić do błędnych wniosków.

Poproś każdego potencjalnego dostawcę o określenie:

1. co dokładnie obejmuje cena,
2. jakie obowiązki pozostają po stronie klienta,
3. jaki sprzęt zapewnia wykonawca,
4. czy wycena obejmuje logistykę,
5. jak wygląda zarządzanie projektem,
6. co dzieje się w przypadku rozbieżności,
7. jak dostawca kontroluje jakość,
8. jakie dane otrzymasz po zakończeniu projektu,
9. czy możliwe jest skalowanie zespołów,
10. jakie podobne projekty firma realizowała wcześniej.

Dopiero takie porównanie pokazuje rzeczywisty koszt i zakres usługi.

Chcesz poznać koszt swojego projektu?

Każda duża inwentaryzacja wygląda trochę inaczej. Dlatego zamiast dopasowywać projekt do gotowego cennika, dopasowujemy model realizacji do rzeczywistej sytuacji Twojej organizacji.

Prześlij nam:

• liczbę lokalizacji,
• przybliżoną liczbę aktywów, pozycji lub SKU,
• miasta lub regiony,
• rodzaj inwentaryzowanych zasobów,
• oczekiwany termin realizacji.

Na tej podstawie przeanalizujemy projekt i zaproponujemy model działania oraz wycenę.

Zbigniew Puchała Dyrektor ds. inwentaryzacji zapytanie@cursor.pl